İşe Başlama Kontrol Listesi: İlk Günden Önce Tamamlanacak İşlemler

Yeni bir çalışanın işe başladığı gün, İK açısından en yoğun günlerden biridir: sözleşme imzalanacak, SGK bildirimi kontrol edilecek, bilgisayar teslim edilecek, iş güvenliği eğitimi verilecek. Bu adımlardan birinin atlanması hem idari para cezası hem de ileride ispat sorunu doğurabilir. Düzenli bir işe başlama kontrol listesi, bu riskleri ortadan kaldırmanın en basit yoludur.

Bu yazıda işe başlama sürecini üç aşamaya ayırıyor; her aşamada yapılacak işlemleri, sorumluları ve çalışanla birlikte imzalanacak bir kontrol formu örneğini paylaşıyoruz. Çalışandan istenecek belgelerin tam listesi için işe girişte istenen belgeler yazımıza bakabilirsiniz; burada belgelerden çok süreç adımlarına odaklanıyoruz.

Kontrol listesi aynı zamanda özlük dosyasının eksiksiz oluşturulmasını da sağlar. İş Kanunu md. 75 gereği özlük dosyası tutmak zorunludur ve 2026 yılında bu yükümlülüğe aykırılığın idari para cezası 26.620 TL'dir.

İşe Başlama Kontrol Listesi: Üç Aşama

İşe başlama süreci tek bir günden ibaret değildir. Adımları zamanlamasına göre gruplamak, kimin neyi ne zaman yapacağını netleştirir:

Hazırlık Aşaması: İşe Başlamadan Önce

1. İşe giriş belgelerini toplayın. Kimlik bilgileri, diploma veya sertifikalar, banka hesap bilgisi gibi işe gerçekten gerekli belgeleri isteyin; işle ilgisiz bilgi talep etmeyin.
2. SGK işe giriş bildirgesini zamanında verin. Özel sektörde sigortalı işe giriş bildirgesi kural olarak çalışan işe başlatılmadan önce verilir. Bildirim türü ve istisnalar için sigortalı işe giriş bildirgesi rehberimize göz atabilirsiniz.
3. Sözleşmeyi hazırlayın. Ücret (brüt olarak), görev, işyeri, çalışma süresi ve deneme süresi gibi alanları doldurun. Deneme süresi en çok 2 ay (toplu iş sözleşmesiyle 4 aya kadar) olabilir; ücret 2026 yılı için aylık brüt 33.030,00 TL olan asgari ücretin altında belirlenemez.
4. İşe giriş sağlık muayenesini planlayın. İşin niteliğine göre gerekli muayeneyi işe başlamadan önce yaptırın.
5. Ekipmanı hazırlayın. Bilgisayar, telefon, e-posta hesabı, giriş kartı ve gerekirse kişisel koruyucu donanım hazır olsun.

İlk Gün: İmzalanacak Belgeler

İlk gün imzalanacak belgelerin her birinin bir nüshası çalışana verilmeli, aslı özlük dosyasına konulmalıdır:

• İş sözleşmesi ve ekleri (görev tanımı dahil)
• Çalışan aydınlatma metni ve tebellüğ imzası
• Gerekiyorsa açık rıza metni (açık rıza gerektiren işlemler için ayrı ve özgür iradeyle)
• Fazla çalışma onay belgesi (fazla çalışma yaptırılması öngörülüyorsa)
• Zimmet tutanağı
• Disiplin yönetmeliği, çalışan el kitabı ve işyeri kurallarının tebellüğ belgesi
• Temel İSG eğitimi katılım formu
• Gizlilik taahhüdü (pozisyon gerektiriyorsa)

İş sözleşmesinin yazılı belgesinin verilmemesi, 2026 yılında her işçi için 2.531 TL idari para cezası gerektirir. Sözleşmenin imzalı nüshasının çalışana verildiğini kontrol listesinde ayrıca işaretlemek bu riski kapatır.

İşe Başlama Kontrol Formu Örneği

Aşağıdaki form, ilk günün sonunda çalışan ve İK tarafından birlikte imzalanmak üzere hazırlanmıştır.

İŞE BAŞLAMA KONTROL FORMU

Çalışan: [Ad Soyad] – Unvan: [unvan] – Departman: [departman] – İşe başlama tarihi: [Tarih] – Yönetici: [Ad Soyad]

Aşağıdaki işlemler tamamlanmıştır (tamamlanan maddeler işaretlenir, tarih yazılır):

[ ] SGK işe giriş bildirgesi verildi – Tarih: [Tarih]

[ ] İş sözleşmesi imzalandı, bir nüshası çalışana verildi

[ ] Görev tanımı tebliğ edildi

[ ] Çalışan aydınlatma metni tebliğ edildi

[ ] İşe giriş sağlık muayenesi yapıldı / rapor alındı

[ ] Temel İSG eğitimi verildi, katılım formu imzalandı

[ ] Disiplin yönetmeliği ve işyeri kuralları tebliğ edildi

[ ] Zimmet tutanağı imzalandı (bilgisayar / telefon / kart / KKD)

[ ] E-posta ve sistem erişimleri tanımlandı

[ ] Banka hesap bilgisi alındı, bordroya tanımlandı

[ ] Oryantasyon programı paylaşıldı

Yukarıdaki belgelerin bir nüshasını teslim aldığımı ve tarafıma gerekli bilgilendirmenin yapıldığını beyan ederim.

Çalışan: [imza] – İK sorumlusu: [Ad Soyad, imza] – Tarih: [Tarih]

İlk Hafta ve Deneme Süresi Takibi

Kontrol listesi ilk günle bitmez. Deneme süresi boyunca yöneticinin çalışanla düzenli görüşmeler yapması, görev tanımının sahada gerçekten uyuşup uymadığını kontrol etmesi ve deneme süresinin bitiş tarihini takvimine işlemesi gerekir. Deneme süresinin bitiminden önce bir değerlendirme yapılmazsa, süre dolduğunda çalışan otomatik olarak deneme süresi dışına çıkar.

İlk hafta için önerilen takip adımları şunlardır:

1. İlk iş gününün sonunda yöneticinin kısa bir değerlendirme görüşmesi yapması
2. İlk haftanın sonunda eksik kalan belge ve erişimlerin kontrol edilmesi
3. Görev tanımının sahadaki işle karşılaştırılması ve gerekiyorsa güncellenmesi
4. Deneme süresinin ortasında ve bitiminden önce yazılı birer değerlendirme yapılması
5. Çalışanın işe başlama sürecine ilişkin geri bildiriminin alınması

Bu adımlar kontrol formuna ikinci bir sayfa olarak eklenebilir; böylece işe başlama süreci tek bir belgede baştan sona izlenir.

Sık Yapılan Hatalar

• Çalışanı SGK girişi yapılmadan "deneme amaçlı" birkaç gün çalıştırmak
• Sözleşmeyi işe başladıktan haftalar sonra imzalatmak
• Aydınlatma metni yerine her şeyi kapsayan genel bir açık rıza metni imzalatmak
• Zimmet ve İSG eğitimi belgelerini sözlü teslimle geçiştirmek
• Belgelerin nüshalarını çalışana vermemek

Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat değişebilir. İşyerinizin sektörüne özgü yükümlülükler için hukuk danışmanınıza veya mali müşavirinize başvurun.

Şablonu İndirin

Excel dosyası; hazırlık, ilk gün, ilk hafta ve deneme süresi adımlarını işe başlama tarihine göre otomatik hesaplanan hedef tarihler, gecikme uyarıları ve belge takip sayfasıyla sunar. İlk gün çalışanla birlikte imzalanacak Word kontrol formunu da ayrıca indirebilirsiniz.

İşe Alım Süreçlerinizi Standartlaştırın

İK Partner, işe başlama süreçlerinizi kontrol listeleri, form setleri ve sorumluluk matrisleriyle standart hale getirir; böylece her yeni çalışan aynı özenle karşılanır ve hiçbir yasal adım atlanmaz. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz hakkında bilgi almak için ücretsiz ilk görüşme planlayabilirsiniz.