İş sağlığı ve güvenliğinde sık duyulan bir söz vardır: Yazılı olmayan önlem, alınmamış sayılır. Bir iş müfettişi denetiminde de, bir iş kazası sonrasında yürütülen soruşturmada da işverenin özen yükümlülüğünü yerine getirip getirmediği öncelikle belgeler üzerinden değerlendirilir. İSG dokümantasyonu bu yüzden bürokratik bir yük değil, işverenin yaptığı çalışmaların kanıtıdır.
Buna karşın pek çok işyerinde belgeler dağınık haldedir: Risk değerlendirmesi OSGB'nin sisteminde, eğitim formları İK'da, periyodik kontrol raporları teknik birimde, sağlık kayıtları ise işyeri hekiminin dolabındadır. Denetim günü bu belgeleri bir araya getirmeye çalışmak hem stres yaratır hem de eksikleri görünür kılar.
Bu yazıda bir işyerinde bulunması gereken temel İSG belgelerini kategorilere ayırarak listeliyor, her birinin ne işe yaradığını ve nasıl düzenli tutulabileceğini anlatıyoruz.
İSG Dokümantasyonu Neden Bu Kadar Önemli?
Belgelerin üç temel işlevi vardır:
- Uyumun kanıtı: Mevzuattaki yükümlülüklerin yerine getirildiğini gösterir.
- Yönetim aracı: Hangi tedbirlerin açık kaldığını, hangi eğitimlerin yaklaştığını, hangi ekipmanın kontrolünün geldiğini takip etmeyi sağlar.
- Savunma dayanağı: İş kazası sonrası idari, hukuki ve cezai süreçlerde işverenin kusur değerlendirmesini doğrudan etkiler.
Bu nedenle belgelerin yalnızca var olması değil, güncel, işyerine özgü ve imzalı olması da önemlidir.
Temel İSG Belgeleri Listesi
1. Organizasyon ve görevlendirme belgeleri
| Belge | Açıklama |
|---|---|
| İSG profesyonelleri sözleşmeleri | İş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve gerekiyorsa diğer sağlık personeli ile yapılan ve İSG-KATİP'te onaylanan sözleşmeler |
| Tespit ve öneri defteri | İSG profesyonellerinin tespitlerini ve önerilerini yazdığı onaylı defter |
| Çalışan temsilcisi seçim tutanağı ve görevlendirme yazısı | Temsilcinin nasıl belirlendiğini gösteren belgeler |
| Destek elemanı görevlendirmeleri | Acil durum ekiplerinde görevli çalışanların yazılı görevlendirmeleri |
| İSG kurulu belgeleri | Kurul gereken işyerlerinde üye görevlendirmeleri, toplantı tutanakları ve kararlar |
2. Risk yönetimi belgeleri
- Risk değerlendirmesi raporu: Ekip görevlendirmeleri, kullanılan yöntem, tespit edilen tehlikeler ve riskler, tedbirler, sorumlular ve tarihlerle birlikte.
- Risk değerlendirmesi ekibi görevlendirme yazıları
- Tedbir takip listesi: Rapordaki tedbirlerin uygulanma durumu.
- Revizyon kayıtları: Değişiklik, kaza veya yenileme gerekçesiyle yapılan güncellemeler.
Risk değerlendirmesinin içeriği ve yenileme takvimi için risk değerlendirmesi yenileme süreleri yazımıza göz atabilirsiniz.
3. Acil durum belgeleri
- Acil durum planı
- Tahliye planı ve kroki
- Tatbikat kayıtları ve değerlendirme raporları
- Acil durum ekip listeleri ve iletişim bilgileri
4. Eğitim ve bilgilendirme belgeleri
- Yıllık eğitim planı
- Eğitim katılım formları ve katılım belgeleri
- Eğitim matrisi (çalışan bazında eğitim tarihleri ve tekrar tarihleri)
- Çalışan temsilcisi ve destek elemanı eğitim kayıtları
- Mesleki eğitim gerektiren işlerde mesleki yeterlilik belgeleri
- Çalışma talimatları ve çalışanlara tebliğ kayıtları
5. Sağlık gözetimi belgeleri
- İşe giriş ve periyodik muayene kayıtları
- Tetkik sonuçları
- İşe dönüş değerlendirmeleri
Sağlık kayıtları özel nitelikli kişisel veri içerdiği için işyeri hekiminin kontrolünde ve erişimi sınırlandırılmış şekilde saklanmalıdır.
6. Teknik kontrol ve ölçüm belgeleri
- İş ekipmanlarının periyodik kontrol raporları (kaldırma ekipmanları, basınçlı kaplar, elektrik tesisatı, topraklama vb.)
- Ortam ölçüm raporları (gürültü, toz, kimyasal maruziyet, aydınlatma vb.)
- Yangın söndürme sistemlerinin bakım kayıtları
- Kimyasalların güvenlik bilgi formları
7. Kişisel koruyucu donanım belgeleri
- KKD ihtiyaç analizi (risk değerlendirmesine dayalı)
- KKD teslim tutanakları (çalışan imzalı)
- KKD değişim ve yenileme kayıtları
8. Olay kayıtları
- İş kazası kayıtları ve SGK bildirimleri
- Meslek hastalığı kayıtları ve bildirimleri
- Ramak kala olay kayıtları
- Kaza ve olay inceleme raporları, kök neden analizleri
Belgeleri Düzenli Tutmanın Pratik Yolları
Belgelerin listesini bilmek yetmez; bunları güncel ve erişilebilir tutmak için bir sistem gerekir:
- Tek bir İSG dosyası oluşturun: Fiziki veya dijital, her işyeri için tek ve standart bir klasör yapısı kurun.
- Belge sahiplerini belirleyin: Her belge türünün güncel tutulmasından kimin sorumlu olduğunu yazılı hale getirin.
- Takvim tutun: Risk değerlendirmesi, eğitim, muayene, periyodik kontrol ve sözleşme bitiş tarihlerini tek bir takvimde izleyin.
- Düzenli iç denetim yapın: Belirli aralıklarla İSG dosyasını kontrol listesiyle gözden geçirin.
- Dijital kopya saklayın: İmzalı belgelerin taranmış kopyalarını güvenli bir ortamda yedekleyin.
- OSGB'den belge teslimi isteyin: OSGB'nin hazırladığı belgelerin bir kopyasının işyerinde bulunmasını sağlayın.
Örnek Senaryo: Denetim Sabahı
Bir lojistik deposuna sabah saatlerinde iş müfettişi geliyor ve risk değerlendirmesi, eğitim kayıtları, forkliftlerin periyodik kontrol raporları ile KKD teslim tutanaklarını istiyor. İSG dosyası düzenli tutulan bir işyerinde depo sorumlusu klasörü açar; her belge yerindedir, eksik olan bir forklift kontrolü için de randevu yazısı dosyadadır. Dosyası dağınık bir işyerinde ise belgeler için OSGB aranır, eğitim formları İK'dan istenir, periyodik kontrol raporu e-postalarda aranır. Her iki işyerinde fiilen alınan önlemler aynı olsa bile, ikinci işyerinin belgeleyemediği her önlem denetim raporuna eksiklik olarak yansıyabilir. Fark, önlemlerin kendisinde değil, kanıtlanabilir olmalarındadır.
Sık Görülen Eksikler
- Başka işyerinden kopyalanmış, işyerine özgü olmayan risk değerlendirmesi ve acil durum planı
- İmzasız veya tarihsiz eğitim formları
- KKD teslim tutanaklarının bulunmaması
- Periyodik kontrol tarihlerinin geçmiş olması
- Ramak kala kayıtlarının hiç tutulmaması
- Tespit defterindeki maddelerin kapatıldığına dair kayıt olmaması
İş müfettişi denetimine genel hazırlık için iş müfettişi denetimine hazırlık rehberimizden de yararlanabilirsiniz.
İK Partner ile İSG Dosyanızı Düzenleyin
Dağınık belgeleri tek bir düzene kavuşturmak, hem denetim stresini azaltır hem de olası bir kazada savunmanızı güçlendirir. İK Partner olarak işyerlerinizin İSG dokümantasyonunu kontrol listesiyle denetliyor, eksikleri raporluyor ve kalıcı bir belge yönetim sistemi kurmanıza destek veriyoruz. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizi inceleyebilir, ücretsiz ilk görüşme için bize ulaşabilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat değişebilir. Somut durumlar için İSG profesyonelinize ve hukuk danışmanınıza başvurun.
