Engelli Çalışan Bilgi Formu ve Makul Düzenleme Talebi (Word)

Engelli bir çalışanın işe başlaması veya bir çalışanın sonradan engellilik durumunu bildirmesi, İK açısından iki ayrı ihtiyacı birlikte doğurur: Kontenjan, teşvik ve bordro işlemleri için doğru bilgi toplamak ve çalışanın işini eşit koşullarda yapabilmesi için gerekli düzenlemeleri planlamak. Engelli çalışan bilgi formu, engellilik beyanını, çalışanın destek ihtiyaçlarını ve makul düzenleme talebini, işverenin değerlendirme ve uygulama planıyla birlikte tek belgede toplar. Formdaki bilgiler sağlık verisi olduğu için gizlilik ve veri minimizasyonu formun tasarımına yerleştirilmiştir.

Makul düzenleme kavramını ve talep sürecinin hukuki arka planını engelli çalışanlar için makul düzenleme rehberimizde anlattık. Bu yazı, sürecin kâğıt üzerindeki karşılığına odaklanır.

Engelli Çalışan Bilgi Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Bu form üç durumda kullanılır:

1. İşe girişte: Engelli kontenjanı kapsamında işe alınan veya işe girişte engellilik durumunu bildiren çalışan için.
2. Çalışma sırasında: Engellilik durumu sonradan ortaya çıkan veya mevcut durumunu ilk kez bildirmek isteyen çalışan için.
3. Yeni bir ihtiyaç doğduğunda: Görev, işyeri veya çalışma düzeni değiştiğinde ya da mevcut düzenleme yetersiz kaldığında yeni bir makul düzenleme talebi için.

Formun temel yaklaşımı şudur: İşverenin bilmesi gereken şey tanı değil, ihtiyaçtır. Çalışanın hangi hastalık veya durum nedeniyle engelli olduğunu bilmek, ona uygun bir masa, ekran okuyucu yazılımı veya esnek mola düzeni sağlamak için gerekli değildir. Bu nedenle form, tanı yerine destek ihtiyacı alanlarını sorar.

Şablonda Neler Var?

KVKK aydınlatma özeti: Formun en başında, verilerin hangi amaçlarla işleneceğini, tanı bilgisinin yazılmaması gerektiğini ve bilgilerin kimlerle paylaşılacağını açıklayan kısa not.

A. Çalışan bilgileri: Ad soyad, sicil, departman, görev, çalışma yeri (bina, kat), yönetici ve iletişim.

B. Engellilik beyanı: Rapor türü ve düzenleyen kurum, rapor tarihi, geçerlilik süresi ve engellilik oranı. Çalışanın rapor sunup sunmadığı ayrıca işaretlenir; rapor sunmadan yalnızca destek ihtiyacı bildirme seçeneği de vardır.

C. Destek ihtiyacı alanları: Fiziksel erişim, çalışma istasyonu, yardımcı teknoloji, iletişim biçimi, çalışma saati ve mola esnekliği, görev uyarlaması, ulaşım, acil durumda tahliye desteği, uzaktan çalışma.

D. Makul düzenleme talebi: Talep edilen düzenleme, hangi iş için gerekli olduğu ve çalışanın önerdiği çözüm; acil durumda yardımcı olacak çalışan ve aranacak kişi.

E. Açık rıza (isteğe bağlı): Destek ihtiyacının yöneticiyle ve ilgili birimlerle paylaşılması ile tahliye yardımcısına bildirilmesi için ayrı rıza seçenekleri; rıza vermemenin talebi olumsuz etkilemeyeceği açıklaması.

F. İşveren değerlendirmesi ve düzenleme planı (2. sayfa): Değerlendirme görüşmesi, düzenleme tablosu (sorumlu birim, maliyet, termin, durum), uygulanacak / alternatif önerildi / uygulanamaz kararı ve gerekçesi, gözden geçirme tarihi; İK, yönetici ve işyeri hekimi imzaları.

İK kontrol listesi: Rapor saklama, rapor süresi takibi, kontenjan hesabı, SGK ve bordro güncellemesi, uygun işte çalıştırma, acil durum planı, gizlilik ve gözden geçirme adımları.

Makul Düzenleme Talebi Geldiğinde İşveren Ne Yapmalı?

1. Talebi kayda alın. Talebin sözlü yapılması onu geçersiz kılmaz; çalışanla birlikte formu doldurun ve talep tarihini yazın.
2. Görüşme yapın. Çalışan, ihtiyacını ve işe etkisini en iyi bilen kişidir. Çoğu zaman en pratik çözüm de onun önerisidir.
3. Uzman görüşü alın. Ergonomi, iş güvenliği veya sağlık boyutu olan taleplerde işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanını sürece katın.
4. Seçenekleri karşılaştırın. Talep edilen düzenleme mümkün değilse aynı sonucu sağlayacak alternatifleri araştırın.
5. Kararı gerekçeli yazın. Reddedilen veya değiştirilen taleplerde gerekçe somut olmalıdır: maliyetin işletmenin ölçeğine göre orantısız olması, teknik imkânsızlık veya iş güvenliği riski gibi.
6. Uygulayın ve takip edin. Düzenlemenin sorumlusunu ve terminini belirleyin; gözden geçirme tarihinde çalışanla birlikte etkisini değerlendirin.

Örnek bir senaryo: Temsilî bir örnek olarak, işitme engelli bir muhasebe uzmanı, ekip toplantılarını takip etmekte zorlandığını bildiriyor. Görüşmede çalışan, online toplantılarda otomatik altyazının açılmasını ve yüz yüze toplantılarda kararların yazılı özetinin paylaşılmasını öneriyor. Düzenleme düşük maliyetli olduğu için iki hafta içinde uygulanıyor; acil durum planına ise ışıklı uyarı ve bir tahliye yardımcısı ekleniyor.

Nasıl Doldurulur?

1. A ve B bölümlerini çalışan doldurur. Rapor sunulacaksa İK aslını görür, kopyasını sağlık verileri için ayrılmış dosyaya koyar.
2. C bölümünde çalışan yalnızca ihtiyaç alanlarını işaretler; tanı veya hastalık adı yazılmaz.
3. D bölümünde talep edilen düzenleme mümkün olduğunca somut yazılır: "ergonomik sandalye" yerine "bel destekli, yüksekliği ayarlanabilir sandalye" gibi.
4. E bölümündeki rıza seçenekleri isteğe bağlıdır. Çalışan rıza vermezse, düzenleme ilgili birimlere tanı veya gerekçe belirtilmeden iş emri olarak iletilir.
5. F bölümünü İK, yönetici ve gerekiyorsa işyeri hekimi birlikte doldurur; karar çalışana yazılı bildirilir.
6. Kontrol listesi tamamlandıktan sonra form, erişimi kısıtlı dosyada saklanır.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Kontenjan hesabı ve idari para cezası için engelli çalıştırma zorunluluğu, işverene sağlanan prim desteği için engelli çalıştırma teşvikleri ve bordrodaki vergi indirimi için engellilik indirimi yazılarımıza bakabilirsiniz. Sağlık verilerinin işlenme şartları ayrıca çalışan sağlık verileri ve KVKK yazımızda ele alınmıştır.

Sık Yapılan Hatalar

• Tanı sormak. Formda veya görüşmede hastalık adı istemek gereksiz veri toplamaktır ve çalışanı rahatsız eder.
• Raporu genel özlük klasörüne koymak. Sağlık raporuna erişim, yalnızca yetkili kişilerle sınırlı olmalıdır.
• Yöneticiye rapor içeriğini iletmek. Yöneticinin bilmesi gereken, uygulanacak düzenlemedir; rapor değil.
• Talebi sözlü geçiştirmek. Kayda alınmayan talep, ileride ayrımcılık iddiasında işverenin aleyhine delil olabilir.
• Rapor süresini takip etmemek. Süreli raporun bitmesi kontenjan, teşvik ve vergi indirimini etkiler; yenileme tarihini takvime işleyin.
• Acil durum planını unutmak. Tahliyede desteğe ihtiyaç duyan çalışan, acil durum planında ve tatbikatlarda dikkate alınmalıdır.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; aydınlatma metninizi ve iç süreçlerinizi yansıtacak şekilde uyarlayın. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; özellikle özel nitelikli veri işleme şartları ve talep reddi gibi konularda somut durumunuz için uzman desteği alın.

Engelli istihdamı, kontenjan takibi ve KVKK uyumlu özlük süreçleri için iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden destek alabilir, bizimle iletişime geçin.