Eğitim İzni Talep Dilekçesi: Sınav ve Okul İçin Word Şablonu

Akşam okuluna devam eden, üniversite sınavlarına giren veya mesleki sertifika programı tamamlayan çalışanlar yılın belirli dönemlerinde işten izin istemek zorunda kalır. Eğitim izni talep dilekçesi, çalışanın sınav ya da ders tarihlerini ve tercih ettiği izin şeklini yazılı olarak bildirdiği, İK'nın ise talebi eşit ve kurallı biçimde değerlendirdiği belgedir. Özel sektörde bu konuda genel bir kanuni izin hakkı olmadığından, sürecin şirket içinde net bir çerçeveye oturtulması ayrıca önemlidir.

İzin türlerinin genel çerçevesi için ücretli izin nedir ve ücretsiz izin nedir yazılarımıza bakabilirsiniz. Bu yazı, eğitim ve sınav kaynaklı izin taleplerinin yönetimine odaklanır.

Eğitim İzni Talep Dilekçesi Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Eğitim izni, çalışanın kişisel eğitimi için çalışma süresi içinde işten ayrı kalmasıdır. İş Kanunu'nda evlilik, ölüm veya babalık gibi mazeret izinleri sayılmıştır; okul veya sınav için özel sektörde ayrıca ücretli izin öngören genel bir hüküm yoktur. Bu nedenle talep pratikte şu yollardan biriyle karşılanır:

• Yıllık ücretli izin: Çalışan, sınav günlerini izin bakiyesinden kullanır.
• Ücretsiz izin: Tarafların anlaşmasıyla verilir; ücret ödenmez, SGK'ya eksik gün bildirilir.
• Şirket politikası veya toplu iş sözleşmesi: Bazı işverenler sınav günleri için belirli sayıda ücretli izin tanır.
• Telafi çalışması: İşçinin talebiyle verilen izin, kanundaki sınırlar içinde sonradan çalışılarak telafi edilir.
• Saat değişikliği: İzin yerine, sınav dönemine özel geçici çalışma saati düzenlemesi yapılır.

Dilekçe; açık öğretim veya örgün eğitim sınavları, ÖSYM sınavları, mesleki yeterlilik ve sertifika sınavları, lisansüstü ders günleri ve tez savunması gibi durumlarda kullanılır. Şirketin finanse ettiği eğitimlerde ise izin konusu genellikle eğitim planının parçasıdır; bu durumda ayrıca eğitim gideri taahhütnamesi gerekip gerekmediğini değerlendirin.

Şablonda Neler Var?

Çalışan dilekçesi:

• Çalışan ve birim yöneticisi bilgileri,
• Eğitim kurumu, program, öğrenim türü ve dönem bilgileri,
• Tarih, saat, etkinlik ve yer sütunlarından oluşan sınav / ders takvimi tablosu,
• Beş seçenekli izin şekli: yıllık izin, ücretsiz izin, politika kapsamında ücretli izin, telafi çalışması, saat değişikliği,
• İş devri beyanı, belge teslim taahhüdü ve ek listesi.

Birim yöneticisi görüşü: Uygun / alternatif öneri / kısmen uygun seçenekleri ve iş devri notu.

İK değerlendirmesi: İzin bakiyesi, md. 56'daki bölme kuralı, politika veya TİS hükmü, emsal kararlar, SGK eksik gün etkisi, telafi planı ve belge teslim tarihi kontrolleri; karar seçenekleri.

İşveren cevap yazısı: Kabul, alternatif tarih önerisi ve telafi çalışması seçenekleriyle çalışana verilecek kısa resmî yazı.

İK kontrol listesi: Dokuz maddelik iç kullanım listesi ve yasal hatırlatma notu.

Bu Talep Geldiğinde İşveren Ne Yapmalı?

1. Talebi yazılı alın. Sözlü "yarın sınavım var" talepleri, izin türü belirsiz kaldığı için sonradan bordro ve izin bakiyesi tartışmasına dönüşür.
2. İzin türünü çalışanın seçimine bırakın. İşveren, çalışanın isteği olmadan eğitim iznini yıllık izinden düşemez. İş Kanunu md. 56, işverenin yıl içinde verdiği diğer ücretli ve ücretsiz izinlerin yıllık izne mahsup edilemeyeceğini düzenler.
3. Yöneticinin görüşünü alın. Sınav tarihleri değiştirilemez; bu yüzden ret yerine iş planını uyarlamak çoğu zaman mümkündür. Yöneticiden yedekleme planı isteyin.
4. Politikayı ve emsalleri kontrol edin. Şirketinizde veya TİS'te sınav izni düzenlemesi varsa koşullarını uygulayın. Yoksa daha önce benzer taleplere ne yapıldığına bakın; eşit davranma ilkesi gereği benzer durumdaki çalışanlara farklı muamele gerekçelendirilmelidir.
5. Ücretsiz izinde bordroyu bilgilendirin. Ücretsiz izin günleri SGK'ya eksik gün olarak bildirilir; doğru eksik gün nedenini kullanın. Ayrıntı için eksik gün bildirimi nedenleri yazımıza bakabilirsiniz.
6. Telafi seçeneğini kanuni sınırlarla kurun. Md. 64'e göre işçinin talebiyle verilen izin için işveren dört ay içinde telafi çalışması yaptırabilir; telafi günde üç saati ve günlük en çok çalışma süresini aşamaz, tatil günlerinde yapılamaz ve fazla çalışma sayılmaz. Ayrıntılar telafi çalışması rehberimizde.
7. Cevabı yazılı verin. Şablondaki cevap yazısını doldurup çalışana imzalatın; izin türünü ve işe başlama tarihini açıkça yazın.
8. Belgeyi alın ve kaydı kapatın. Sınav giriş veya katılım belgesini teslim alın, izin kaydını ve bakiyeyi güncelleyin.

Örnek Metin

Şablondaki çalışan dilekçesinin ana gövdesi:

Yukarıda bilgileri yer alan [eğitim programına devam etmem / sınava girmem] gerektiğinden, belirtilen tarih ve saatlerde izinli sayılmamı talep ediyorum. Talep ettiğim izin şekli aşağıda işaretlenmiştir:

☐ Yıllık ücretli izin bakiyemden kullanmak istiyorum ([_] gün). ☐ Ücretsiz izin talep ediyorum ([_] gün / saat). Ücretsiz izin süresinde ücret ödenmeyeceğini ve SGK'ya eksik gün bildirileceğini biliyorum. ☐ İzin verilen süreyi telafi çalışmasıyla tamamlamayı kabul ediyorum.

İzin süresince işlerimin aksamaması için [Yedek Çalışan Adı] ile iş devrini planladım. Sınav veya eğitime katıldığımı gösteren belgeyi dönüşümde İK'ya teslim edeceğim.

İşverenin cevap yazısından bir seçenek:

[Tarih] – [Tarih] tarihleri arasında [yıllık ücretli izin / ücretsiz izin / şirket politikası kapsamında ücretli eğitim izni] olarak izinli sayılacaksınız. İşe başlama tarihiniz [Tarih]'dir.

Nasıl Doldurulur?

1. Çalışan, kişisel bilgileri ve eğitim bilgilerini doldurur, sınav ya da ders takvimini tabloya yazar.
2. İzin şeklini kendisi işaretler. Birden fazla seçenek işaretlenebilir; örneğin sınav günü yıllık izin, hazırlık günü ücretsiz izin.
3. Ekleri (sınav giriş belgesi, öğrenci belgesi, ders programı) dilekçeye ekler.
4. Birim yöneticisi, görüşünü ve iş devri notunu yazıp imzalar.
5. İK, değerlendirme tablosunu doldurur, kararı işaretler ve onaya sunar.
6. Cevap yazısı uygun seçenekle doldurulur, çalışana tebliğ edilir; bir nüshası özlük dosyasına konur.
7. Dönüşte katılım belgesi alınır, kontrol listesi işaretlenir.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Yıllık iznin bölünmesinde dikkat: Md. 56, izin sürelerinin tarafların anlaşmasıyla bir bölümü on günden az olmamak üzere bölümler halinde kullanılabileceğini düzenler. Çalışan bütün yıllık iznini tek tek sınav günlerine dağıtmak isterse bu kural ihlal edilebilir. Böyle durumlarda en az on günlük bir bölümü ayrı planlayın ya da sınav günleri için ücretsiz izin veya telafi seçeneğini önerin. Uygulama ayrıntıları için yıllık izin günleri nasıl sayılır yazımız yararlı olabilir.

Şirket içinde sık eğitim izni talebi geliyorsa, bunu tek tek değerlendirmek yerine kısa bir politika yazmak hem yöneticilerin işini kolaylaştırır hem de eşitsizlik iddialarını önler. Politikada yılda kaç gün ücretli sınav izni verileceğini, belge şartını ve ücretsiz izin üst sınırını belirleyebilirsiniz.

Sık Yapılan Hatalar

• Çalışanın onayı olmadan sınav günlerini yıllık izinden düşmek.
• Ücretsiz izni sözlü vermek, bordroya ve SGK eksik gün bildirimine yansıtmamak.
• Aynı birimde bir çalışana ücretli sınav izni verip diğerine gerekçesiz olarak vermemek.
• Telafi çalışmasını tatil günlerine koymak veya günde üç saati aşan telafi planlamak.
• Telafi saatlerini fazla çalışma gibi bordroya yansıtmak ya da hiç kaydetmemek.
• Katılım belgesi almadan izni kapatmak; sonradan devamsızlık tartışması yaşamak.
• Ret kararını gerekçesiz ve alternatifsiz bildirmek.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; şirket politikanıza, varsa toplu iş sözleşmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; özel durumlar için uzman desteği alın.

Çalışanlarınızın gelişimini destekleyen izin ve eğitim politikalarını birlikte kurgulamak isterseniz eğitim ve gelişim hizmetimizi inceleyebilir veya bizimle iletişime geçin.