Yıllık İzin Ücreti Ödeme Formu: Ücretsiz Word Şablonu (2026)

Yıllık izin ücreti iki farklı anda gündeme gelir: çalışan izne çıkarken ve iş sözleşmesi sona erdiğinde. İş Kanunu md. 57'ye göre izin ücreti izne başlamadan önce peşin ödenir veya avans olarak verilir; md. 59'a göre ise sözleşme herhangi bir nedenle sona erdiğinde kullanılmayan izin sürelerinin ücreti ödenir. Her iki ödemenin de doğru hesaplandığını ve çalışana ulaştığını belgelemek, yıllık izin uyuşmazlıklarında işverenin elini güçlendirir. Yıllık izin ücreti ödeme formu, bu iki senaryoyu tek belgede ayrı bölümler halinde ele alır.

Şablon; bordro uzmanları, İK sorumluları ve ayrılış süreçlerini yöneten ekipler için hazırlandı.

Şablonda Neler Var?

• Çalışan bilgileri: kimlik ve departman bilgileri, işe giriş tarihi ve ödemenin yapılacağı IBAN.
• Ödeme türü seçimi: A) izne çıkışta peşin ödeme veya avans, B) fesihte kullanılmayan izin ücreti.
• A bölümü – izne çıkışta ödeme: izin tarihleri, gün sayısı, günlük brüt ücret, brüt izin ücreti, ödeme şekli ve tarihi; avansın ilgili ay bordrosunda mahsup edilip edilmeyeceği.
• B bölümü – fesihte ödeme: fesih tarihi ve nedeni, toplam hak edilen, kullanılan ve kullanılmayan izin günü, esas alınan son brüt ücret.
• Hesap tablosu: günlük brüt ücret, kullanılmayan izin ücreti, SGK ve işsizlik sigortası kesintileri, gelir vergisi, damga vergisi ve net ödenecek tutar.
• Ödeme bilgileri: bordro dönemi, ödeme tarihi, banka ve dekont numarası.
• Çalışan beyanı ve imza alanı: çalışan, bordro sorumlusu ve İnsan Kaynakları.

Nasıl Kullanılır?

1. Ödeme türünü belirleyin ve formun ilgili bölümünü doldurun; diğer bölümü boş bırakın veya "uygulanmaz" yazın.
2. İzne çıkışta ödeme için izin tarihlerini izin talep formundan, günlük ücreti bordrodan alın; peşin mi avans mı ödeneceğini işaretleyin.
3. Fesihte ödeme için kullanılmayan gün sayısını izin kayıt belgesinden alın. Kayıt belgesi ile talep formları arasında tutarsızlık varsa önce bunu giderin.
4. Hesap tablosunu bordro programınızla doldurun. Brüt izin ücreti, sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücret üzerinden hesaplanır.
5. Ödemeyi banka kanalıyla yapın ve dekont numarasını forma yazın.
6. Formu çalışana imzalatın; bir örneğini çalışana verin, aslını özlük dosyasında saklayın.

Basit hesap örneği

Aşağıdaki örnek, 2026 yılı brüt asgari ücretiyle çalışan ve iş sözleşmesi sona erdiğinde 8 gün kullanılmayan izni bulunan bir çalışan için yöntemi gösterir; kesinti tutarlarını içermez:

Net tutar; SGK işçi payı (%14), işsizlik sigortası işçi payı (%1), kümülatif matraha göre gelir vergisi ve binde 7,59 damga vergisi düşülerek bulunur. Asgari ücrete isabet eden kısım için gelir ve damga vergisi istisnası da hesaba katılmalıdır. Çalışanın aynı ay içinde başka ücret ödemeleri de varsa istisna ve vergi dilimi hesabı tüm ödemeler birlikte değerlendirilerek yapılır; bu nedenle formdaki hesap tablosunu doldururken bordro programının çıktısını esas almanız, elle hesaplanan tutarları ise yalnızca kontrol amacıyla kullanmanız önerilir. Farklı ücret düzeyleri için ayrıntılı örnekleri kullanılmayan izin ücreti hesaplamalarına ilişkin yazılarımızda bulabilirsiniz.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Yıllık izin ücreti alacakları 5 yıllık zamanaşımına tabidir. Yıllık izne ilişkin md. 56, 57, 59 ve 60'a aykırılıklarda (izin ücretini eksik ödemek ve fesihte izin ücretini ödememek dahil) 2026 yılı için her işçi başına 4.815 TL idari para cezası öngörülmüştür. İş ilişkisi devam ederken izin yerine ücret ödenmesi kanunun amacına aykırıdır; ücret ödemesi yalnızca sözleşmenin sona ermesinde gündeme gelir.

İzin ücretinin bordroda nasıl gösterileceğini yıllık izin ücreti nasıl ödenir yazımızda; fesihte ödeme zamanı, ispat ve zamanaşımı konularını ise fesihte yıllık izin ücreti yazımızda ayrıntılı ele aldık.

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalı, hesaplamalar mali müşavirinizle teyit edilmeli ve hukuki sonuç doğuran durumlarda hukuk danışmanınıza başvurulmalıdır.

Sık Yapılan Hatalar

• Eski ücret üzerinden hesaplamak: Kullanılmayan izin ücreti, sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücret esas alınarak hesaplanır.
• Kayıt belgesine bakmadan gün sayısı yazmak: Kullanılmayan gün, imzalı izin kayıtlarıyla desteklenmelidir.
• Elden ödeme yapmak: Banka kanalı dışındaki ödemeler hem ispat hem idari yaptırım açısından risklidir.
• Avansı mahsup etmeyi unutmak: İzne çıkışta verilen avans ilgili ay bordrosunda kapatılmazsa çift ödeme oluşur.
• Asgari ücret istisnasını hesaba katmamak: Net tutarın yanlış hesaplanması çalışanla güven sorunu yaratır.

Şablonu İndirin

İzin ücreti hesaplamalarınızı ve fesih sürecinizi denetime hazır hale getirmek için İK Partner'ın iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetinden destek alabilirsiniz. Ücretsiz ilk görüşmede mevcut uygulamanızı birlikte değerlendirelim.