Yıllık İzin Takip Çizelgesi: Ücretsiz Excel Şablonu (Otomatik Hesap)

Çalışan sayısı arttıkça "Kimin kaç gün izni kaldı?" sorusu İK'nın en sık duyduğu soru haline gelir. Kıdem yılını, yaş koşulunu, önceki yıllardan devreden günleri ve yıl içinde kullanılan izinleri tek tek takip etmek zahmetlidir; bir hata ise fesih anında kullanılmamış izin ücreti tartışmasına dönüşebilir. Yıllık izin takip çizelgesi bu bilgiyi tek dosyada, formüllerle ve güncel tutmanızı sağlar.

İK Partner'ın ücretsiz Excel şablonu, işe giriş ve doğum tarihinden kıdemi ve yaşı hesaplar, İş Kanunu md. 53'e göre izin hakkını bulur, onaylı izin kayıtlarını toplayıp kalan bakiyeyi gösterir. Şablon İK uzmanları, bordro ekipleri ve izin takibini kendisi yapan yöneticiler için hazırlandı.

Şablonda Neler Var?

Dosya üç çalışma sayfası ve bir kullanım kılavuzundan oluşur:

• İzin Takip: Sicil no, ad soyad, departman, işe giriş ve doğum tarihi girilir. Kıdem (tamamlanan yıl), son hak ediş tarihi, hak ediş tarihindeki yaş, yıllık izin hakkı, devreden izin, kullanılan izin, kalan izin, 10 günlük parça kontrolü, sonraki hak ediş tarihi ve hak edişe kalan gün sütunları otomatik hesaplanır.
• İzin Kullanımları: Her izin kullanımı ayrı satıra girilir: başlangıç, bitiş, işe dönüş, iş günü sayısı ve onay durumu. Yalnızca "Onaylandı" olan kayıtlar kullanılan izne eklenir. Takvim günü kontrol için ayrıca hesaplanır.
• Özet: Hesaplama tarihi ve izin günü parametreleri (giriş hücresi), toplam hak, devreden, kullanılan ve kalan izin; eksi bakiyeli çalışan, 30 gün içinde yeni hak edişi olan çalışan ve onay bekleyen izin sayıları.

Koşullu biçimler sayesinde sorunlu kayıtlar renkle ayrılır: eksiye düşen bakiye kırmızı, yıllık hakkı aşacak kadar biriken izin ve yaklaşan hak ediş sarı, hak edişte 18 yaş ve altı ya da 50 yaş ve üzeri çalışanlar yeşil görünür.

Nasıl Kullanılır?

1. Özet sayfasındaki Hesaplama tarihi hücresine raporu almak istediğiniz tarihi yazın. Kıdem ve yaş bu tarihe göre hesaplanır.
2. İş sözleşmesi veya toplu iş sözleşmesiyle yasal sürelerden uzun izin veriyorsanız Özet sayfasındaki izin günü parametrelerini artırın; yasal alt sınırların altına düşürmeyin.
3. İzin Takip sayfasına çalışanları girin; önceki yıllardan kalan izinleri Devreden İzin sütununa yazın.
4. Her izin kullanımını İzin Kullanımları sayfasına sicil numarasıyla girin ve onay durumunu seçin. Gün sayısını hafta tatili ve genel tatilleri saymadan yazın.
5. Renkli uyarıları kontrol edin: eksi bakiye, biriken izin ve yaklaşan hak edişler için aksiyon planlayın.
6. Yeni izin yılında kalan izni devreden sütununa aktarın, kullanım sayfasını arşivleyip temizleyin.

İzin süreleri, kullanım kuralları ve sık yapılan hatalar için yıllık ücretli izin rehberimize göz atabilirsiniz.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

• Yıllık izne hak kazanmak için işyerinde, deneme süresi dahil, en az bir yıl çalışmış olmak gerekir. Şablon bu nedenle kıdemi 1 yıldan az olanlara 0 gün hak gösterir.
• İzin süresi hak ediş tarihindeki kıdeme göre belirlenir; 18 yaş ve altı ile 50 yaş ve üzeri çalışanlara verilecek izin 20 günden az olamaz.
• Yıllık izin bölünerek kullanılabilir; ancak bölümlerden biri 10 günden az olamaz. Şablondaki "10 Gün Parça" sütunu bunun kontrolü içindir.
• İş sözleşmesi sona erdiğinde kullanılmamış izin süresinin ücreti ödenir (İK md. 59). Bu alacak için zamanaşımı 5 yıldır.
• 2026 yılı için yıllık izne ilişkin aykırılıklarda (izni bölmek, eksik kullandırmak, eksik ödemek, fesihte izin ücretini ödememek) her işçi için idari para cezası 4.815 TL'dir.

Fesih aşamasında hesaplamanın nasıl yapıldığını kullanılmayan izin ücreti hesaplama yazımızda örneklerle anlattık.

Sık Yapılan Hatalar

• Kıdemi takvim yılına göre saymak: Hak ediş, işe giriş tarihinin yıl dönümünde doğar; 1 Ocak'ta değil.
• Yaş koşulunu unutmak: 50 yaşını dolduran çalışanın izni 14 günde bırakılırsa eksik izin kullandırılmış olur.
• İzni takvim günüyle düşmek: Hafta tatili ve genel tatil günleri yıllık izinden sayılmaz.
• Devreden izni sıfırlamak: Kullanılmayan izin kendiliğinden yanmaz; bakiyeyi yeni yıla taşıyın.
• Onaysız kayıt girmek: Bekleyen talepler bakiyeden düşülmemeli; izin talep formu ve izin kayıt belgesi ile eşleştirin.

Şablonu İndirin

Bu şablon genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; işletmenize, toplu iş sözleşmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Hukuki sonuç doğuran durumlarda hukuk danışmanınıza başvurun.

İzin politikanızı, izin kayıt belgelerinizi ve bordro entegrasyonunu birlikte kurmak isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz kapsamında destek veriyoruz. Ücretsiz ilk görüşme için bize ulaşabilirsiniz.