Yıllık İzin Talep Formu Örneği: Doldurma, Onay ve Arşivleme

Yıllık ücretli izin uyuşmazlıklarında ispat yükü büyük ölçüde işverendedir: çalışanın iznini kullandığını gösteremeyen işveren, fesihte kullanılmamış izin ücretiyle karşılaşabilir. Bu nedenle her izin kullanımının, çalışanın imzasını taşıyan bir yıllık izin talep formu ile başlaması ve işverenin onayıyla tamamlanması gerekir.

Bu yazıda bir izin formunda hangi alanların bulunması gerektiğini, doldurulabilir bir örnek metni, onay akışını ve formların nasıl arşivleneceğini anlatıyoruz. Yıllık iznin hak kazanma ve kullanım kurallarının ayrıntıları için yıllık ücretli izin rehberimize bakabilirsiniz.

İzin formu tek başına yeterli değildir; Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği, işverenin her çalışan için izin kayıt belgesi tutmasını da öngörür. Form, bu kayıt belgesinin dayanağı olan belgedir ve ikisinin birbiriyle tutarlı olması gerekir.

Yıllık İzin Talep Formunda Bulunması Gereken Alanlar

Bir izin formunun ispat değeri taşıması için aşağıdaki bilgileri içermesi önerilir:

1. Çalışanın adı soyadı, sicil numarası, departmanı ve unvanı
2. İşe giriş tarihi ve kıdem yılı
3. İçinde bulunulan izin dönemi için hak edilen toplam izin günü
4. Daha önce kullanılan ve kalan izin günü
5. Talep edilen iznin başlangıç ve bitiş tarihleri
6. İzin süresine denk gelen hafta tatili ve genel tatil günleri
7. İşe dönüş tarihi
8. İzin süresince ulaşılabilecek adres veya telefon (isteğe bağlı)
9. Çalışanın imzası ve talep tarihi
10. Yönetici ve İK onayı, onay tarihi

Formun "talep" kısmı çalışan tarafından, "hesap ve onay" kısmı İK tarafından doldurulmalıdır. Bu ayrım, çalışanın iznini kendi talebiyle kullandığını açıkça gösterir.

Yıllık İzin Talep Formu Örneği

YILLIK ÜCRETLİ İZİN TALEP FORMU

Çalışan bilgileri: Ad Soyad: [Ad Soyad] – Sicil No: [numara] – Departman/Unvan: [departman / unvan] – İşe giriş tarihi: [Tarih]

Talep: [Yıl] yılı izin dönemine ait yıllık ücretli iznimden [gün sayısı] iş gününü [başlangıç tarihi] – [bitiş tarihi] tarihleri arasında kullanmak istiyorum. İşe dönüş tarihim [Tarih] olacaktır. İzin süresince bana [telefon] numarasından ulaşılabilir.

Talep tarihi: [Tarih] – Çalışan imzası: [imza]

İK tarafından doldurulacaktır: Hak edilen izin: [gün] gün – Önceden kullanılan: [gün] gün – Bu talep: [gün] gün – Kalan: [gün] gün. İzin süresine denk gelen hafta tatili / genel tatil günleri: [tarihler].

Onay: Birim yöneticisi: [Ad Soyad, imza, tarih] – İnsan Kaynakları: [Ad Soyad, imza, tarih]

Onaylanmıştır / Aşağıdaki gerekçeyle [Tarih] tarihine ertelenmiştir: [gerekçe]

Formun bir nüshası çalışana verilmeli, aslı özlük dosyasında veya güvenli bir elektronik sistemde saklanmalıdır.

İzin Günleri Nasıl Doldurulur? 2026 İzin Süreleri

Formdaki "hak edilen izin" alanı, İş Kanunu md. 53'teki sürelere göre doldurulur:

Bu süreler asgaridir; iş sözleşmesi veya toplu iş sözleşmesiyle artırılabilir. İzin süresine rastlayan hafta tatili ve ulusal bayram ile genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz; formda bu günlerin ayrıca gösterilmesi, hem çalışanın hem işverenin hesap hatasını önler. İzin günlerinin sayımına ilişkin örnekler için yıllık izin planı ve izin kayıt belgesi yazımızdan yararlanabilirsiniz.

İzin bölünerek kullanılabilir, ancak bölümlerden biri 10 günden az olamaz. Formun "bu talep" alanına bakarak yıl içindeki parçalı kullanımların bu kurala uyup uymadığını kontrol etmek kolaylaşır.

Onay Akışı Nasıl Kurulmalı?

Yıllık izin, çalışanın talebi ve işverenin izin dönemini belirleme yetkisi dengesine dayanır. Pratik bir onay akışı şu şekilde kurulabilir:

1. Talep: Çalışan formu doldurur, imzalar ve yöneticisine iletir.
2. Yönetici değerlendirmesi: Yönetici iş planlamasını dikkate alarak onaylar veya erteleme önerir; erteleme gerekçesini yazar.
3. İK kontrolü: İK, hak edilen ve kalan gün sayısını, bölünme kuralını ve hafta tatili/genel tatil günlerini kontrol eder.
4. Bildirim: Onaylanan form çalışana iletilir, izin kayıt belgesine işlenir.
5. Bordro: İzin ücreti, izne başlamadan önce peşin veya avans olarak ödenebilecek şekilde bordro birimine bildirilir.

Elektronik izin sistemleri kullanıyorsanız, sistemin çalışanın kimliğini doğrulayan bir onay adımı içermesine ve kayıtların değiştirilemez biçimde saklanmasına dikkat edin. Yalnızca e-posta yazışmasına dayanan izin kayıtları, uyuşmazlıkta zayıf kalabilir.

Sık Yapılan Hatalar

• Çalışan imzası olmayan izin listeleri: Yalnızca İK tarafından tutulan Excel tabloları, çalışanın izni kullandığını tek başına ispatlamakta yetersiz kalabilir.
• Toplu "kullandı" imzası: Yıl sonunda tek bir kâğıda tüm izinlerin kullanıldığını imzalatmak güvenilir bir delil sayılmayabilir.
• İzin yerine ücret ödemek: Sözleşme devam ederken yıllık iznin kullandırılmayıp parasının ödenmesi kanuna aykırıdır; izin ücretinin ödenmesi fesih halinde söz konusudur.
• Kalan günlerin takip edilmemesi: Devreden izinlerin yıllara göre ayrıştırılmaması, fesihte hesap tartışmasına yol açar.
• Hafta tatillerinin izinden düşülmesi: Hafta tatili ve genel tatil günlerinin izin gününden sayılması çalışanın hakkını eksiltir.

Yıllık izne ilişkin aykırılıklar (bölme, eksik ödeme, eksik kullandırma, fesihte izin ücretini ödememe) için 2026 yılında her işçi başına 4.815 TL idari para cezası öngörülmüştür.

Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat değişebilir. İşyerinize özgü izin uygulamaları için hukuk danışmanınıza başvurun.

Şablonu İndirin

Form; çalışan bilgileri, izin talebi, İK'nın dolduracağı hak edilen, devreden, kullanılan ve kalan izin tablosu, hafta tatili ve genel tatil alanları, onay veya erteleme bölümü ve üçlü imza alanını içerir. Form numarasını ve onay akışını kendi işyerinize göre uyarlayabilirsiniz.

İzin Süreçlerinizi Düzenli Hale Getirin

İzin formları, izin kayıt belgeleri ve bordro arasındaki tutarsızlıklar çoğu zaman bir denetimde veya fesih sonrasında ortaya çıkar. İK Partner, izin süreçlerinizi uçtan uca gözden geçirerek form setinizi ve onay akışınızı mevzuata uygun hale getirir. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizle ilgili ücretsiz ilk görüşme için bize ulaşabilirsiniz.