Uzaktan Çalışma Talep Formu: Hibrit Talep ve Onay Şablonu

Uzaktan veya hibrit çalışma talepleri artık İK'nın gündelik işi. Sorun, bu taleplerin çoğunun yöneticinin anlık kararına bırakılması: aynı pozisyondaki iki çalışandan biri evden çalışırken diğerinin talebi reddedilebiliyor. Uzaktan çalışma talep formu, çalışanın talebini, çalışma ortamı beyanını, yöneticinin uygunluk değerlendirmesini ve İK kararını aynı ölçütlerle kayda alan; kabul hâlinde yapılacak işleri de listeleyen bir şablondur.

Şirket genelindeki kuralları belirlemek için önce uzaktan ve hibrit çalışma politikası hazırlamanızı öneririz; bu form, politikanın bireysel taleplere uygulanmasını sağlar.

Uzaktan Çalışma Talep Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Form, işyerinde çalışan bir çalışanın kendi isteğiyle tam uzaktan, hibrit veya belirli bir süre için geçici uzaktan çalışmaya geçmek istediğinde kullanılır. Talebin işverenden değil çalışandan gelmesi önemlidir; çünkü işverenin başlattığı geçişlerde süreç farklı işler. İşveren kaynaklı geçişte çalışanın onayının nasıl alınacağını uzaktan çalışmaya geçişte işçi onayı yazımızda anlattık.

Formun sağladığı faydalar:

• Tutarlılık: Her talep aynı altı kritere göre değerlendirilir; "kime izin verildi, kime verilmedi" sorusuna gerekçeli cevap verilir.
• Hazırlık: Çalışan, çalışma alanı ve internet altyapısı hakkında beyanda bulunur; teknik ihtiyaçlar baştan ortaya çıkar.
• Kayıt: Karar, deneme süresi ve gözden geçirme tarihi yazılıdır.
• Geçiş planı: Kabulden sonra imzalanacak sözleşme, ekipman protokolü ve İSG adımları atlanmaz.

Uzaktan çalışma dışında esnek saat, sıkıştırılmış hafta gibi talepler için esnek çalışma talep formu daha uygundur.

Şablonda Neler Var?

1. Çalışan bilgileri: Ad soyad, sicil, unvan, departman, yönetici, mevcut çalışma düzeni ve iletişim bilgileri.

2. Talep edilen çalışma düzeni: Tam uzaktan, hibrit (haftada kaç gün uzaktan) veya süreli geçici uzaktan çalışma; başlangıç tarihi, süre, tercih edilen günler, çalışma saatleri ve uzaktan çalışılacak adres.

3. Talebin gerekçesi: Ulaşım, bakım sorumlulukları, odaklanma, taşınma gibi seçenekler. Sağlık nedenli taleplerde tanı yazılmasının gerekmediği, değerlendirmenin işyeri hekimi aracılığıyla gizlilik içinde yapılacağı notu yer alır.

4. Çalışma ortamı ve teknik altyapı: Ayrı çalışma alanı, ergonomi, internet, gizli görüşme ortamı, ekipman ihtiyacı ve elektrik güvenliği için çalışan beyanı.

5. Çalışanın taahhüdü: Yazılı sözleşme imzalanacağı, çalışma saatlerine ve bilgi güvenliği kurallarına uyulacağı, değişikliklerin bildirileceği.

6. Yönetici değerlendirmesi: Görevin niteliği, fiziksel bulunma gereği, gizlilik riski, çalışanın bağımsız çalışma performansı, ekip ve müşteri etkisi, çıktıların ölçülebilirliği için üç kademeli değerlendirme; kabul, değiştirilerek kabul veya ret önerisi.

7. İK değerlendirmesi ve karar: Politika uyumu, benzer pozisyonlarla tutarlılık; kabul, deneme dönemli kabul, kısmi kabul veya ret ve gerekçesi.

8. Kabul hâlinde tamamlanacak adımlar: Uzaktan çalışma sözleşmesi, ekipman protokolü, VPN ve cihaz güvenliği, İSG eğitimi, çalışma saatleri bildirimi, puantaj kodu ve gözden geçirme tarihi.

Bu Talep Geldiğinde İşveren Ne Yapmalı?

1. Talebi kayda alın ve süre verin. Formun İK'ya ulaştığı tarihi yazın, değerlendirme süresini çalışana bildirin.
2. Pozisyon uygunluğuna bakın. Politikanızda pozisyon bazlı bir uygunluk listesi varsa önce ona bakın. Fiziksel bulunma gerektiren işlerde hibrit model bir ara çözüm olabilir.
3. Yönetici değerlendirmesini kriterlere bağlayın. "Ekibe uymaz" gibi genel gerekçeler yerine tablodaki kriterleri kullanın.
4. Benzer talepleri karşılaştırın. Aynı pozisyondaki diğer kararlarla tutarlılığı kontrol edin; farklı karar veriyorsanız gerekçeyi yazın.
5. Gerekiyorsa deneme dönemi belirleyin. Örneğin üç ay hibrit çalışma ve sonunda hedef gerçekleşmelerine göre yeniden değerlendirme.
6. Kabulde sözleşmeyi tamamlayın. Form tek başına uzaktan çalışma ilişkisini kurmaz; yazılı sözleşme veya sözleşme eki şarttır. Hazır metin için uzaktan çalışma sözleşmesi örneği yazımıza bakabilirsiniz.

Örnek Metin

Çalışanın taahhüt bölümündeki metin şöyledir:

Uzaktan çalışma talebimin kabulü hâlinde koşulların yazılı bir uzaktan çalışma sözleşmesi / sözleşme eki ile belirleneceğini biliyorum. Belirlenen çalışma saatlerine, ulaşılabilirlik ve raporlama kurallarına uyacağım. Şirket bilgilerini ve kişisel verileri bilgi güvenliği kurallarına uygun işleyeceğim; ekipmanı özenle kullanacağım. Adres, internet altyapısı veya çalışma ortamında değişiklik olursa İK'ya bildireceğim.

Nasıl Doldurulur?

1. Çalışan 1–5. bölümleri doldurup imzalar ve yöneticisine iletir.
2. Yönetici 6. bölümdeki tabloyu işaretler, önerisini ve gerekçesini yazar.
3. İK, politika uyumunu ve emsal kararları kontrol ederek 7. bölümde karar verir.
4. Kabul hâlinde 8. bölümdeki adımlar sorumlularına dağıtılır; her adım tamamlandıkça işaretlenir.
5. Formun bir nüshası çalışana tebliğ edilir ve özlük dosyasında saklanır.
6. Gözden geçirme tarihi geldiğinde aynı form kriterleriyle yeniden değerlendirme yapılır.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Ev ofiste iş sağlığı ve güvenliğinin nasıl yönetileceğini uzaktan çalışanlarda İSG yazımızda ayrıntılı bulabilirsiniz.

Sık Yapılan Hatalar

• E-postayla onay: Talebin bir e-posta yanıtıyla kabul edilip yazılı sözleşme yapılmaması.
• Ölçütsüz ret: Aynı işi yapan çalışanlar için farklı kararların gerekçesiz verilmesi.
• Ekipmanı sonraya bırakmak: Çalışanın kişisel bilgisayarla şirket verisine erişmeye başlaması.
• Adresi kaydetmemek: Uzaktan çalışma adresinin bilinmemesi; iş kazası değerlendirmesinde ve İSG yükümlülüklerinde sorun yaratır.
• Gözden geçirmemek: Deneme dönemi sonunda değerlendirme yapılmadan düzenin süresiz devam etmesi.

Şablonu İndirin

Kabul edilen taleplerde ekipman, masraf ve veri güvenliği kurallarını uzaktan çalışma ekipman protokolü ile tamamlayın. Şablonu politikanıza göre uyarlayın; bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık niteliği taşımaz, somut durumunuz için uzman desteği alın.

Hibrit modele geçişi planlamak, kriterleri belirlemek ve yöneticileri bu sürece hazırlamak için değişim yönetimi hizmetimizi inceleyebilir, bizimle iletişime geçebilirsiniz.