Çocuğunu okula bırakmak için işe bir saat geç başlamak isteyen, haftalık süreyi dört güne sığdırmak isteyen ya da doğum sonrasında kısmi süreli çalışmaya geçmek isteyen çalışanlar giderek çoğalıyor. Esnek çalışma talep formu, bu talepleri yazılı, karşılaştırılabilir ve adil bir şekilde değerlendirmeniz için çalışanın talebini, yöneticinin kriter bazlı görüşünü, İK kararını ve çalışana verilecek cevap yazısını tek Word dosyasında toplar.
Esnek çalışma modellerinin türleri ve şirket politikasının nasıl kurulacağı için esnek çalışma politikası nasıl yazılır rehberimize göz atabilirsiniz.
Esnek Çalışma Talep Formu (Word) İndirEsnek Çalışma Talep Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?
Esnek çalışma talep formu, çalışanın mevcut çalışma düzeninde değişiklik istediğini resmî olarak bildirdiği ve işverenin bu talebe gerekçeli bir yanıt verdiği belgedir. Sözlü olarak "yöneticiyle konuşup halledilen" talepler, aynı ekipte farklı kişilere farklı yanıt verilmesine ve eşitsizlik algısına yol açar. Yazılı form bu riski azaltır.
Formun kapsadığı talepler:
- Esnek başlama–bitiş: Çekirdek saatlere uyarak işe daha erken veya geç başlama.
- Sıkıştırılmış hafta: Haftalık sürenin daha az güne, günlük 11 saati aşmadan dağıtılması.
- Vardiya veya posta değişikliği: Belirli bir postaya geçme ya da rotasyondan çıkma talebi.
- Kısmi süreliye geçiş veya tam süreliye dönüş: İş Kanunu md. 13'teki genel talep hakkı.
- Doğum sonrası kısmi süreli çalışma: md. 13'te ebeveynlere tanınan özel hak.
Uzaktan veya hibrit çalışma talepleri ayrı ekipman ve veri güvenliği hükümleri gerektirdiğinden uzaktan çalışma talep formu ile yönetilmelidir.
Şablonda Neler Var?
1. sayfa – Çalışan talebi:
- Çalışan bilgileri ve yedi seçenekli talep türü listesi,
- "Mevcut düzen – talep edilen düzen" karşılaştırma tablosu (günler, saatler, haftalık süre, vardiya),
- Başlangıç tarihi, süre veya deneme süresi alanı,
- İsteğe bağlı gerekçe alanı; sağlık veya aile ayrıntısı verme zorunluluğu olmadığına dair not,
- Çalışanın işin aksamaması için önerilerini yazacağı bölüm,
- Doğum sonrası kısmi süreli çalışma için ek alanlar ve KVKK aydınlatma notu.
2. sayfa – Değerlendirme:
- İş sürekliliği, müşteri saatleri, ekip kapsaması, İSG, maliyet ve tutarlılık kriterleri tablosu,
- Kabul / deneme süreli kabul / alternatif öneri / ret seçenekleri ve yönetici imzası,
- Eşit davranma, md. 13 ve süre sınırları kontrollerini içeren İK kontrol listesi, karar ve gözden geçirme tarihleri.
3. sayfa – Cevap yazısı: Kabul, deneme süreli kabul, alternatif öneri ve ret için hazır paragraflar.
Bu Talep Geldiğinde İşveren Ne Yapmalı?
- Talebin türünü belirleyin. Doğum sonrası kısmi süreli çalışma talebi yasal koşulları taşıyorsa işveren bu talebi karşılamak zorundadır. Diğer esnek çalışma talepleri ise işletmenin takdirindedir; ancak bu takdir nesnel ve tutarlı kullanılmalıdır.
- Yöneticiden kriter bazlı görüş alın. "Uygun değil" demek yerine hangi kriterde sorun olduğunu yazmasını isteyin. Bu, olası bir ayrımcılık iddiasında savunmanızın temelidir.
- Benzer taleplerle karşılaştırın. md. 5'teki eşit davranma ilkesi, haklı bir neden olmadıkça benzer durumdaki çalışanlara farklı işlem yapılmamasını gerektirir. Geçmişte kabul edilen benzer talepleri kontrol edin.
- Ara yolu düşünün. Tam kabul ve ret arasında deneme süresi, kısmi uygulama veya farklı bir düzen önerisi çoğu zaman hem işin hem çalışanın ihtiyacını karşılar.
- Yasal sınırları kontrol edin. Sıkıştırılmış haftada günlük süre 11 saati, haftalık süre 45 saati aşmamalı; ara dinlenmeler md. 68'e göre yeniden hesaplanmalıdır.
- Kararı yazılı bildirin. Cevap yazısındaki uygun paragrafı seçip gerekçeyle birlikte çalışana tebliğ edin.
- Kabulü protokole bağlayın. Yeni düzeni esnek çalışma protokolü ile iş sözleşmesine ek hâline getirin; PDKS ve bordroyu güncelleyin.
Örnek Metin
Şablondaki çalışan talep metni ve ret paragrafı şöyledir:
Yukarıdaki talebimi değerlendirmenize sunarım. Talebin kabulü hâlinde yeni düzenin iş sözleşmeme ek bir protokolle yazılı hâle getirileceğini biliyorum.
Ret: Talebiniz [İşin gereklerine ilişkin somut gerekçe] nedeniyle şu aşamada karşılanamamaktadır. Koşulların değişmesi hâlinde talebinizi yeniden değerlendirmeye hazırız. Mevcut çalışma düzeniniz aynen devam edecektir.
Nasıl Doldurulur?
- Çalışan 1. sayfayı doldurur. Talep türünü işaretler, mevcut ve istenen düzeni tabloya yazar, önerilerini ekler ve imzalar.
- İK talebi kayda alır. Teslim tarihini not eder ve formu bağlı yöneticiye iletir.
- Yönetici kriter tablosunu doldurur. Her kriterde "uygun / koşullu / uygun değil" seçer ve kısa açıklama yazar.
- İK kontrol listesini tamamlar. Eşit davranma ve yasal sınır kontrollerini yapar, kararı ve gözden geçirme tarihini yazar.
- Cevap yazısı hazırlanır. Uygun paragraf bırakılır, diğerleri silinir; yazı çalışana imza karşılığı verilir.
- Deneme süresi takvime işlenir. Deneme süreli kabullerde gözden geçirme toplantısının tarihi belirlenir.
Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler
| Konu | Dayanak | Açıklama |
|---|---|---|
| Eşit davranma | İş Kanunu md. 5 | Esaslı neden olmadıkça benzer durumdakilere farklı işlem yapılamaz |
| Kısmi ↔ tam süreli geçiş talebi | md. 13/4 | Uygun açık yer bulunduğunda talepler dikkate alınır, boş yerler zamanında duyurulur |
| Doğum sonrası kısmi süreli çalışma | md. 13/5 | Ebeveynlerden biri talep edebilir; talep karşılanır ve geçerli fesih nedeni sayılmaz |
| Bildirim süresi (doğum sonrası hak) | md. 13/5 | Yararlanmak veya tam süreliye dönmek için en az bir ay önce yazılı bildirim |
| Orantılı ödeme | md. 13/2 | Kısmi süreli çalışanın bölünebilir parasal menfaatleri süreye orantılı ödenir |
| Günlük ve haftalık sınır | md. 63 | Haftada 45 saat; farklı dağıtımda günde en çok 11 saat |
| Esaslı değişiklik | md. 22 | Çalışma koşullarındaki değişiklik yazılı yapılır; anlaşmayla her zaman değiştirilebilir |
Doğum sonrası kısmi süreli çalışma hakkı, md. 74'teki izinlerin bitiminden sonra çocuğun mecburi ilköğretim çağının başladığı tarihi takip eden ay başına kadar kullanılabilir. Diğer ebeveyn çalışmıyorsa çalışan eş bu talebi yapamaz; üç yaşını doldurmamış çocuğu evlat edinenler de çocuğun fiilen teslim edildiği tarihten itibaren yararlanır. Uygulamaya ilişkin ayrıntılar yönetmelikle düzenlendiğinden, yürürlükteki düzenlemeyi resmî kaynaktan kontrol edin. Konunun tamamı için doğum sonrası yarım çalışma ve kısmi süreli çalışma yazımıza bakabilirsiniz.
Sık Yapılan Hatalar
- Talepleri sözlü kabul edip yazılı protokol yapmamak; sonradan "eski düzene dönün" denildiğinde uyuşmazlık çıkması.
- Ret gerekçesi olarak "şirket politikası değil" gibi genel ifadeler kullanmak.
- Aynı ekipte bir çalışana esneklik tanıyıp benzer talepte bulunan diğerini gerekçesiz reddetmek.
- Doğum sonrası kısmi süreli çalışma talebini, yasal koşullar varken takdire bağlı bir talep gibi reddetmek.
- Sıkıştırılmış haftada günlük süreyi 11 saatin üzerine çıkarmak veya ara dinlenmeyi güncellememek.
- Talep gerekçesi olarak çalışandan tanı içeren sağlık belgesi istemek.
Şablonu İndirin
Esnek Çalışma Talep Formu (Word) İndirŞablon genel bilgilendirme amaçlıdır; şirketinizin esnek çalışma politikasına, toplu iş sözleşmesine ve organizasyon yapısına göre uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın. Kavramın genel çerçevesi için esnek çalışma nedir yazımızı da okuyabilirsiniz.
Esnek çalışma politikanızı kurgulamak ve yöneticileri bu değişime hazırlamak için değişim yönetimi hizmetimizden yararlanabilir veya bizimle iletişime geçin.
