Toplu İzin Planlama Formu: Word Şablonu ve Uygulama Rehberi

Bakım duruşu, sezon sonu ya da bayramla birleşen bir kapanış için işyerinin tamamını veya bir bölümünü aynı tarihlerde izne çıkarmak, iyi planlanmazsa izin bakiyelerinde karışıklık, ücret hatası ve uyuşmazlık doğurur. Toplu izin planlama formu, işverenin toplu izin kararını, çalışan bazlı izin hesabını, çalışanlara yapılacak duyuruyu ve tebliğ imzalarını tek bir Word dosyasında kayıt altına almasını sağlar. Şablon ücretsizdir; şirket bilgilerinizi ekleyip hemen kullanabilirsiniz.

Toplu iznin hukuki dayanağı ve hangi durumlarda tercih edildiği için önce toplu izin nedir yazımıza göz atabilirsiniz. Bu yazı, kararın uygulamaya nasıl döküleceğine odaklanır.

Toplu İzin Planlama Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Toplu izin, işverenin yıllık ücretli izinleri çalışanların tamamına ya da belirli bir bölüme aynı dönemde kullandırmasıdır. İş Kanunu'nun 60. maddesi, izinlerin hangi dönemlerde ve nasıl kullandırılacağına ilişkin usullerin yönetmelikle belirleneceğini öngörür; Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği de toplu izin uygulamasını düzenler. Yönetmeliğin toplu izne ilişkin hükmü bu uygulamanın Nisan ayı başı ile Ekim ayı sonu arasındaki dönemde yapılmasını öngördüğünden, kararı vermeden önce güncel yönetmelik metnini kontrol etmeniz gerekir.

Form özellikle şu durumlarda işe yarar:

• Üretim hattının yıllık bakımı veya tadilat nedeniyle planlı duruş,
• Talebin düştüğü sezonda işyerinin bir süre kapatılması,
• Envanter sayımı, taşınma veya sistem geçişi gibi kısa süreli kapanışlar,
• Bayram tatiliyle birleştirilen ve belirli bölümleri kapsayan izin dönemleri.

Toplu izin kararı yalnızca bir duyuru değildir; her çalışanın izin bakiyesini etkiler. Bu yüzden kararın gerekçesi, kapsamı, gün hesabı ve çalışanlara tebliği ayrı ayrı belgelenmelidir. Şablon bu dört unsuru aynı dosyada toplar.

Şablonda Neler Var?

Dosya üç sayfadan oluşur ve kararın hazırlanmasından tebliğe kadar tüm adımları izler.

1. sayfa – Karar ve plan:

• Toplu izin kararı: işyeri unvanı, SGK sicil numarası, karar tarihi, kararı alan yetkili, gerekçe seçenekleri (bakım, sezonsal iş azalması, tadilat, bayramla birleşen kapanış) ve kapsam (tüm işyeri veya belirli bölümler).
• Tarih ve gün hesabı: başlangıç, bitiş ve işbaşı tarihleri; döneme denk gelen hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil günleri; yıllık izinden düşülecek iş günü sayısı.
• Kapsam dışı görevler: bakım ekibi, güvenlik gibi çalışmaya devam edecek birimler ve bu kişilerin izinlerinin planlanacağı dönem.
• Çalışan bazlı izin planı: işe giriş tarihi, yıllık hak, mevcut bakiye, toplu izinden düşülecek gün, kalan bakiye ve henüz hak kazanmamış çalışanlar için uygulanacak yöntem.
• İzin ücreti ve bordro: ücretin izin başlamadan önce ödeneceği tarih ve bordro dönemi.

2. sayfa – Duyuru ve tebliğ:

• Tarihleri, kapsamı, düşülecek gün sayısını ve ödeme tarihini içeren hazır duyuru metni,
• Duyurunun ilan yerini ve tarihini gösteren cümle,
• Çalışanların imzaladığı 15 satırlık tebliğ listesi.

3. sayfa – İK kontrol listesi: yönetmelik dönemi, bakiye kontrolü, bölünmüş izin onayı, hak kazanmamış çalışanlar, raporlu veya ücretsiz izindeki çalışanlar ve izin kayıt belgesine işleme gibi on iki madde ile yasal hatırlatma notu.

Nasıl Doldurulur?

1. Kararı yazıya dökün. Gerekçeyi ve kapsamı işaretleyin. Toplu iznin yalnızca bir bölümü kapsaması mümkündür; bu durumda bölüm adlarını açıkça yazın.
2. Gün hesabını yapın. Takvimde izin dönemini işaretleyin, hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günlerini ayırın. Kalan iş günleri yıllık izinden düşülecek süredir. Sayım kuralları için yıllık izin günleri nasıl sayılır yazımıza bakabilirsiniz.
3. Kapsam dışı çalışanları belirleyin. İşyerinde kalacak görevleri ve bu kişilerin izinlerini ne zaman kullanacağını tabloya yazın.
4. Bakiyeleri izin kayıt belgesinden alın. Her çalışan için yıllık hakkı, mevcut bakiyeyi ve toplu izinden sonra kalacak günü hesaplayın. Kayıt düzeni için yıllık izin kayıt belgesi şablonumuzu kullanabilirsiniz.
5. Özel durumları ayırın. Henüz bir yıllık kıdemi dolmamış, raporlu, doğum izninde veya ücretsiz izinde olan çalışanları ayrı işaretleyin ve her biri için yöntemi belirleyin.
6. İzin bölünüyorsa onay alın. Toplu izin çalışanın yıllık iznini parçalara ayırıyorsa, kanundaki bölme şartlarını sağlayın ve yazılı onay alın.
7. Duyuru metnini kişiselleştirin. Tarihleri, gün sayısını, ödeme tarihini ve iletişim kişisini doldurun. Duyuruyu ilan edin ve tebliğ listesine imza toplayın.
8. İzin ücretini peşin ödeyin. Ücreti izin başlamadan önce ödeyin veya avans olarak verin; ödeme tarihini forma yazın.
9. Kayıtları kapatın. Kullanılan günleri izin kayıt belgesine işleyin, formu ve imzalı tebliğ listesini dosyalayın.

Temsilî bir örnek: Bir gıda ambalaj üreticisi, ağustosun ikinci yarısında hat bakımı için on dört takvim günlük duruş planlıyor. Haftada altı gün çalışılan işyerinde dönemde iki hafta tatili günü ve bir genel tatil bulunduğundan, çalışanların yıllık izninden on bir iş günü düşülüyor. Bakım ekibi kapsam dışı bırakılıyor ve izinleri ekim ayına planlanıyor. Kıdemi bir yılı doldurmamış dört çalışan için ise hukuk danışmanının önerisiyle ayrı bir yöntem belirlenip her birinin yazılı onayı alınıyor.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Bölünme kuralı toplu izinde sık gözden kaçar. Toplu izin, çalışanın yıllık izninin yalnızca bir kısmını kullandırıyorsa izin fiilen bölünmüş olur. Bu durumda bölümlerden birinin en az 10 gün olmasına dikkat edin ve çalışanın onayını yazılı alın. Yargıtay'ın yerleşik uygulamasına göre yıllık iznin kullandırıldığını ispat yükü işverendedir; imzalı izin kayıtları bu nedenle önemlidir.

Henüz bir yıllık kıdemini doldurmamış çalışanlar kanunen yıllık izne hak kazanmamıştır. Bu çalışanlar için ileride doğacak izinden mahsup, ücretli izin veya başka bir yöntem uygulanabilir; hangisinin seçileceğini ve onay gerekip gerekmediğini uzman görüşüyle belirleyin. Mevzuat değişikliği ihtimaline karşı yönetmeliğin güncel metnini mevzuat.gov.tr üzerinden kontrol edin.

Sık Yapılan Hatalar

• Hafta tatili ve bayram günlerini izinden düşmek: İzin dönemine rastlayan bu günler izin süresine sayılmaz.
• Duyuruyu sözlü yapmak: Tebliğ imzası olmayan bir toplu izin, ileride iznin kullandırıldığını ispatı zorlaştırır.
• Bakiyesi yetmeyen çalışanı göz ardı etmek: Hak kazanmamış ya da bakiyesi az olan çalışanlar için yöntem belirlenmezse eksi bakiye ve uyuşmazlık doğar.
• İzin ücretini dönem sonunda ödemek: Kanun ücretin izinden önce peşin ödenmesini veya avans verilmesini ister.
• Bölünme şartını unutmak: Kısa toplu izinler çalışanın iznini parçalara ayırabilir; bölümlerden biri 10 günden az olmamalıdır.
• Raporlu veya ücretsiz izindeki çalışanı izinden düşmek: Bu çalışanların durumu ayrıca değerlendirilmelidir.
• İzin kayıt belgesini güncellememek: Kullanılan günler işlenmezse fesihte izin ücreti hesabı hatalı çıkar. Hesap esasları için yıllık izin ücreti ödeme ve bordro yazımıza bakabilirsiniz.

Şablonu İndirin

Yıl boyunca bireysel izinleri de planlamak isterseniz yıllık izin planı şablonu ile bu formu birlikte kullanabilirsiniz. Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işyerinizin toplu iş sözleşmesi, iç yönetmeliği ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın.

İzin politikanızı ve toplu izin uygulamanızı mevzuata uygun kurgulamak için iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden yararlanabilir ya da bizimle iletişime geçin.