Yıllık İzin Kayıt Belgesi: Ücretsiz Word Şablonu ve Doldurma Rehberi

Yıllık izin uyuşmazlıklarında işverenin elindeki en güçlü belge, düzenli tutulmuş bir yıllık izin kayıt belgesidir. İş Kanunu md. 56 ve Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği, işverenin her çalışan için izin sürelerini gösteren bir kayıt tutmasını öngörür. Talep formları tek bir izin kullanımını belgelerken, kayıt belgesi çalışanın tüm hizmet yılları boyunca hak ettiği ve kullandığı izinleri bir arada gösterir. İş sözleşmesi sona erdiğinde kullanılmayan izin ücretinin hesabı da bu belgeye dayanır.

Hazırladığımız Word şablonu; hak ediş hesabını, kullanılan izinleri, kalan günleri ve çalışan imzasını tek dosyada toplar. İK uzmanları, bordro sorumluları ve izin takibini Excel dışında kâğıt kayıtla da yürütmek isteyen işletmeler için uygundur.

Şablonda Neler Var?

• İşyeri ve çalışan bilgileri: işyeri unvanı, SGK işyeri sicil numarası, çalışanın kimlik bilgileri, doğum tarihi, görevi ve işe giriş tarihi.
• İzin süresini etkileyen durum: 18 yaş ve altı ile 50 yaş ve üzeri çalışanlar için en az 20 gün kuralı ve TİS ya da sözleşmeyle tanınan daha uzun süre seçenekleri.
• Hak ediş hesabı tablosu: her hizmet yılı için hak ediş dönemi, işyerinde geçen çalışma süresi, çalışılmayan günler ve sebepleri, izne hak kazanma tarihi ve hak edilen gün sayısı.
• Kanuni süreler hatırlatması: 14, 20 ve 26 günlük kademeler formun içinde yazılıdır.
• Kullanılan izinler tablosu: iznin ait olduğu hizmet yılı, başlangıç, bitiş ve işe dönüş tarihleri, kullanılan gün, yol izni, kalan gün ve her satır için çalışan imzası.
• Özet bölümü: toplam hak edilen, toplam kullanılan ve devreden izin ile son güncelleme tarihi.
• Açıklamalar ve imza alanı: çalışan, İnsan Kaynakları ve işveren yetkilisi.

Nasıl Kullanılır?

1. Her çalışan için ayrı bir belge açın ve işe giriş tarihinden itibaren hizmet yıllarını tabloya yazın.
2. Her hizmet yılı için çalışılmayan günleri (uzun süreli ücretsiz izin gibi) ve sebeplerini not edin; bu günler hak ediş tarihini etkileyebilir.
3. Hak edilen izin gününü kıdeme ve yaşa göre belirleyin: 1–5 yıl (5 dahil) 14 gün, 5–15 yıl 20 gün, 15 yıl ve üzeri 26 gün; 18 yaş ve altı ile 50 yaş ve üzeri çalışanlarda en az 20 gün.
4. Her izin kullanımında "kullanılan izinler" tablosuna yeni bir satır ekleyin ve çalışana o satırı imzalatın.
5. Kalan gün sütununu her kullanımdan sonra güncelleyin; özet bölümünü yıl sonunda kontrol edin.
6. Belgeyi özlük dosyasında saklayın; dijital sistem kullanıyorsanız da imzalı bir çıktıyı yıllık olarak arşivleyin.

Örnek kayıt

Aşağıdaki tablo, işe girişinin üçüncü yılını dolduran bir çalışanın kaydının nasıl görüneceğine dair temsilî bir örnektir:

Her satırın arkasında, izin talep formu ile tarihleri birebir uyumlu, çalışan imzalı bir kullanım kaydı bulunmalıdır.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

İzin kayıt belgesi, hem idari denetimde hem de yargılamada yıllık izinlerin kullandırıldığını ispatlamanın temel aracıdır. Yıllık izne ilişkin md. 56, 57, 59 ve 60'a aykırılıklarda 2026 yılı için her işçi başına 4.815 TL idari para cezası öngörülmüştür. Ayrıca yıllık izin ücreti alacakları 5 yıllık zamanaşımına tabi olduğundan, belgelerin en az bu süre boyunca saklanması önerilir.

Yıllık izin planlaması, izin kurulu ve kayıt düzeninin bütün hâlini yıllık izin planı ve izin kayıt belgesi rehberimizde ayrıntılı ele aldık. Tek tek izin taleplerinin nasıl toplanacağı için yıllık izin talep formu örneği yazımıza göz atabilirsiniz.

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalı, hukuki sonuç doğuran durumlarda hukuk danışmanınıza başvurulmalıdır.

Sık Yapılan Hatalar

• Kullanım satırlarını imzasız bırakmak: İmzasız kayıt, uyuşmazlıkta tek başına yeterli ispat gücü taşımayabilir.
• Talep formu ile kayıt belgesini uyumsuz tutmak: Tarihlerdeki farklılıklar, kaydın güvenilirliğini zayıflatır.
• Yaşa bağlı en az 20 gün kuralını atlamak: 18 yaş ve altı ile 50 yaş ve üzeri çalışanlar için kıdem kademesinden bağımsız asgari süre uygulanır.
• Bordroda izin ücretini görmeden kayda geçmek: İzin kullanıldıysa o döneme ait ücretin bordroda doğru yansıdığı da kontrol edilmelidir.
• Belgeyi yalnızca fesih anında doldurmak: Geriye dönük oluşturulan kayıtlar inandırıcılığını yitirir; belge her kullanımda güncellenmelidir.

Şablonu İndirin

İzin kayıtlarınızın denetime ve olası uyuşmazlıklara hazır olup olmadığını görmek isterseniz İK Partner'ın iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmeti kapsamında özlük dosyalarınızı birlikte inceleyebiliriz. İlk görüşme ücretsizdir.