İzin Kurulu Karar Tutanağı: Ücretsiz Word Şablonu ve Örnek

Yıllık izinlerin adil ve planlı kullandırılması, özellikle çalışan sayısı yüksek işyerlerinde ciddi bir koordinasyon gerektirir. Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği, bu koordinasyon için belirli işyerlerinde işveren ve çalışan temsilcilerinden oluşan bir izin kurulu kurulmasını öngörür. Kurulun aldığı kararların yazılı, imzalı ve izlenebilir olması; izin planının işyerinde kabul görmesini ve olası itirazların tutarlı biçimde çözülmesini sağlar. İzin kurulu karar tutanağı, bu toplantıların resmi kaydıdır.

Şablon; İK yöneticileri, kurul raportörleri ve izin planlamasını kurul düzeniyle yürütmek isteyen işletmeler için hazırlandı. Kurul kurma yükümlülüğü olmayan işyerlerinde de izin planlama toplantılarının kaydı olarak kullanılabilir.

Şablonda Neler Var?

• Toplantı bilgileri: işyeri unvanı, toplantı numarası, tarih, saat, yer ve alınan karar sayısı.
• Katılımcılar tablosu: kurul başkanı (işveren veya işveren vekili), işçi temsilcisi üyeler ve raportör için ad soyad, unvan, katılım durumu ve imza.
• Temsilcilerin belirlenme şekli: sendika temsilcisi, işçiler arasında seçim veya diğer yöntem.
• Gündem: yıllık izin planı, izin kullanım dönemleri ve sıralama, çalışan talep ve itirazları, toplu izin ve bölünerek kullanım talepleri, dilek ve öneriler.
• Görüşmeler ve kararlar tablosu: karar numarası, gündem maddesi, karar metni, oylama sonucu ve sorumlu ile termin.
• Talep ve itirazların değerlendirilmesi: çalışan bazında talep konusu, kurul kararı ve gerekçe.
• Karşı oy / şerh alanı: çoğunlukla alınan kararlara katılmayan üyelerin görüşü.
• Kapanış metni ve imza alanı: tutanağın sayfa sayısı, ilan ve bildirim taahhüdü ile kurul üyelerinin imzaları.

Nasıl Kullanılır?

1. Toplantıdan önce raportör, gündemi ve çalışanlardan gelen izin taleplerini derler; taslak izin planını kurul üyelerine iletir.
2. Toplantı başında katılım tablosu doldurulur; kimlerin katıldığı ve temsilcilerin nasıl belirlendiği kaydedilir.
3. Her gündem maddesi için görüşmeler özetlenir ve karar metni açık, uygulanabilir bir dille yazılır.
4. Çalışan talep ve itirazları tek tek ele alınır; her biri için karar ve gerekçe tabloya işlenir.
5. Karşı görüşü olan üye, şerhini kendi ifadesiyle yazar.
6. Tutanak okunur, sayfa sayısı yazılır ve tüm üyelerce imzalanır.
7. Kararlar izin çizelgesine aktarılır, işyerinde ilan edilir ve talebi değerlendirilen çalışanlara ayrıca bildirilir.

İyi bir karar metni nasıl yazılır?

Toplantı takvimi önerisi

Kurul toplantılarını yılda bir kez yapılan bir formalite olarak görmek yerine, izin döngüsüne yayılmış birkaç toplantıyla planlamak uygulamayı güçlendirir. Örneğin yıl başında taslak izin planının görüşüldüğü bir toplantı, yaz dönemi öncesinde talep ve itirazların ele alındığı bir ara toplantı ve yıl sonunda kullanılmayan bakiyelerin değerlendirildiği bir kapanış toplantısı düzenlenebilir. Her toplantı için ayrı bir tutanak açılır ve toplantı numarası sıralı verilir. Böylece bir çalışanın talebinin hangi toplantıda, hangi gerekçeyle karara bağlandığı geriye dönük olarak kolayca izlenebilir.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

İzin kurulunun hangi işyerlerinde kurulacağı, kaç üyeden oluşacağı ve görevleri Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği'nde düzenlenmiştir. İşyerinizin bu kapsama girip girmediğini güncel yönetmelik metninden kontrol etmeniz gerekir; şablonda bu nedenle bir çalışan sayısı eşiği yazılmamıştır. Kurulun temel işlevi, yıllık izin planını hazırlamak ve izin kullanımına ilişkin talepleri değerlendirmektir. İzinlerin bölünerek kullanılmasında bölümlerden birinin 10 günden az olamayacağı kuralı kurul kararlarında da gözetilmelidir.

Kurul, izin planı ve kayıt belgesinin birlikte nasıl işlediğini yıllık izin planı ve izin kayıt belgesi rehberimizde anlattık. Yıllık iznin temel kuralları için de yıllık ücretli izin yazımıza göz atabilirsiniz.

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalı, hukuki sonuç doğuran durumlarda hukuk danışmanınıza başvurulmalıdır.

Sık Yapılan Hatalar

• Kurulu kâğıt üzerinde bırakmak: Toplantı yapılmadan imzalatılan tutanaklar, uyuşmazlıkta güvenilirliğini kaybeder.
• Temsilci belirleme yöntemini kaydetmemek: İşçi temsilcilerinin nasıl seçildiği belirsizse kararların meşruiyeti tartışılabilir.
• Gerekçesiz ret kararları: Çalışan itirazlarının gerekçesiz reddedilmesi, iç barışı ve kararların savunulabilirliğini zayıflatır.
• Kararları ilan etmemek: İlan edilmeyen izin planı çalışanlar tarafından bilinmez ve uygulanamaz.
• Şerhleri tutanağa almamak: Karşı görüşler kayda geçmezse tutanak eksik kalır.

Şablonu İndirin

İzin kurulunuzu kurmak, iç yönergesini hazırlamak ya da mevcut izin planlama düzeninizi mevzuata göre değerlendirmek için İK Partner'ın iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetinden yararlanabilirsiniz. İlk görüşme ücretsizdir.