Bütçe döneminde en sık duyulan soru "Gelecek yıl kaç kişiye ihtiyacımız var ve bunun maliyeti ne olacak?" sorusudur. İşgücü planlama tablosu şablonumuz, mevcut kadronuzu departman ve pozisyon bazında çeyreklik hedeflerle karşılaştırır; kadro açığını, kadro fazlasını, işe alım ihtiyacını ve yaklaşık ek personel maliyetini otomatik hesaplar. İkinci sayfada bu ihtiyaçları kimin, hangi çeyrekte ve hangi kaynakla karşılayacağını izleyebilirsiniz.
Şablon; bütçe hazırlığı yapan İK ve finans ekipleri, büyüme veya yeniden yapılanma planlayan yöneticiler ve yeni şube ya da bölge açılışına hazırlanan işletmeler için tasarlandı.
İşgücü Planlama Tablosu (Excel) İndirŞablonda Neler Var?
- Kadro Planı: Departman, pozisyon, mevcut kadro, dört çeyreğin sonundaki hedef kadro, yıl içinde beklenen ayrılış, ortalama aylık brüt ücret, öncelik ve gerekçe girilir. Net değişim, işe alım ihtiyacı, kadro fazlası, ücret kontrolü, ek kadro maliyeti ve işe alım maliyeti otomatik hesaplanır.
- İşe Alım Planı: Pozisyon, adet, alım türü (yeni kadro / yerine alım), hedef çeyrek, hedef başlama tarihi, kaynak, bütçe onayı, sorumlu ve durum. Hedef tarihi geçtiği hâlde tamamlanmayan satırlar "Gecikmede" olarak işaretlenir.
- Özet: Parametreler, kadro özeti, yaklaşık maliyet özeti, işe alım planının durumu ve kadro planı ile işe alım planı arasındaki fark.
Hesaplama mantığı:
| Gösterge | Hesaplama |
|---|---|
| Net değişim | Yıl sonu hedef − mevcut kadro |
| İşe alım ihtiyacı | (Yıl sonu hedef − mevcut kadro) + beklenen ayrılış, en az 0 |
| Kadro fazlası | Mevcut kadro − beklenen ayrılış − yıl sonu hedef, en az 0 |
| Ek kadro maliyeti | Her çeyrekte (hedef − mevcut) × 3 ay × brüt ücret × işveren maliyet çarpanı |
2026 Parametreleri
Özet sayfasında iki parametre hazır gelir ve formüller bu hücrelere başvurur; mevzuat değiştiğinde yalnızca bu hücreleri güncellemeniz yeterlidir:
- Aylık brüt asgari ücret: 1 Ocak–31 Aralık 2026 dönemi için 33.030,00 TL. Ücret Kontrolü sütunu bu tutarın altındaki girişleri işaretler.
- İşveren maliyet çarpanı: 1,2375. Bu değer 2026 yılı için işveren SGK payı %21,75 ile işsizlik sigortası işveren payı %2'nin brüt ücrete eklenmesiyle bulunur. Örneğin asgari ücretin teşviksiz işverene aylık maliyeti 40.874,63 TL'dir.
Çarpan yan hakları, prim indirimlerini ve teşvikleri, SGK prim tavanını ve kıdem–ihbar gibi ayrılış maliyetlerini içermez. Bu nedenle tablo kesin bordro maliyeti değil, bütçe görüşmeleri için yaklaşık bir gösterge üretir.
Tabloyu senaryo analizi için de kullanabilirsiniz. Dosyanın bir kopyasında büyüme hedefinin gerçekleşmesi, diğerinde hedefin ertelenmesi durumunu hazırlayıp iki senaryonun kadro ve maliyet farkını yönetime birlikte sunmak, karar vericilerin riskleri görmesini kolaylaştırır. Ücret artışı dönemlerinde ortalama brüt ücret sütununu güncel tutmayı unutmayın; aksi hâlde ek kadro maliyeti olduğundan düşük görünür.
İşgücü Planlama Tablosu Nasıl Kullanılır?
- Mevcut kadroyu doğrulayın. Bordro ve özlük kayıtlarından departman–pozisyon bazında güncel sayıyı alın.
- İş hedeflerini kadroya çevirin. Satış hedefi, yeni şube, üretim kapasitesi veya otomasyon projesi gibi varsayımları yöneticilerle konuşarak her çeyreğin hedef kadrosunu belirleyin. Varsayımı "Gerekçe" sütununa yazın.
- Beklenen ayrılışları tahmin edin. Emeklilik, sözleşme bitişleri ve geçmiş yıllardaki devir hızınızı dikkate alın.
- Ücretleri girin. Pozisyonun ortalama brüt ücretini yazın; asgari ücretin altındaki girişler kırmızıya döner.
- İşe alım maliyetini ekleyin. Özet sayfasına ilan, danışmanlık ve oryantasyon gibi kalemleri kapsayan işe alım başına ortalama maliyeti girin.
- İşe alım planını oluşturun. Her ihtiyacı İşe Alım Planı sayfasına taşıyın ve "Kadro planı ile fark" satırının sıfıra inmesini sağlayın.
- Çeyreklik güncelleyin. Gerçekleşmeleri her çeyrek sonunda karşılaştırın ve sonraki çeyreklerin hedeflerini revize edin.
Plan sonucunu genel İK bütçenizle birleştirmek için İK bütçesi planlama rehberimize göz atabilirsiniz.
Kadro Fazlası Çıktığında
Tablo bazı pozisyonlarda kadro fazlası gösterebilir. Bu sonuç doğrudan işten çıkarma anlamına gelmemelidir. Önce iç transfer, eğitimle yeniden konumlandırma, doğal ayrılışlar ve işe alımın dondurulması gibi seçenekleri değerlendirin. Fesih gerektiren durumlarda geçerli neden, ihbar süreleri ve belirli sayılara ulaşıldığında toplu işçi çıkarma kuralları devreye girer; bu adımlar hukuki destekle planlanmalıdır.
Bu şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Hukuki sonuç doğuran kararlarda hukuk danışmanınıza başvurun.
Sık Yapılan Hatalar
- Yalnızca yıl sonu hedefini girip çeyreklik dağılımı atlamak; maliyet, işe alımın zamanlamasına göre önemli ölçüde değişir.
- Beklenen ayrılışları sıfır kabul etmek ve yerine alım ihtiyacını gözden kaçırmak.
- Brüt ücret yerine net ücret girmek; çarpan brüt ücrete uygulanır.
- Kadro planını işe alım planına bağlamamak; onaylanan kadronun aylarca açık kalması.
- Planı yıl başında yapıp bir daha açmamak.
Şablonu İndirin
İşgücü Planlama Tablosu (Excel) İndirBüyüme, yeniden yapılanma veya organizasyon değişikliği dönemlerinde kadro planını iletişim ve uygulama adımlarıyla birlikte yönetmek için değişim yönetimi hizmetimizden destek alabilirsiniz. Planınızı birlikte değerlendirmek için ücretsiz ilk görüşme talep edin.
