İşyerinde iki çalışan arasında yaşanan bir tartışma, bir yöneticiye karşı sarf edilen ağır sözler, işyeri malına verilen zarar ya da güvenlik kurallarının ihlali... Bu olayların her biri, ileride bir disiplin cezası, fesih veya dava sürecinin konusu olabilir. Böyle bir durumda olayın ilk ve en önemli kaydı olay tutanağıdır.
Tutanak, olayın gerçekleştiği anda veya hemen sonrasında, olayı bizzat görenler tarafından düzenlenen ve imzalanan bir tespit belgesidir. İş yargılamasında tutanaklar tek başına kesin delil sayılmasa da, tanık beyanlarıyla desteklendiğinde işverenin iddiasını güçlendiren önemli bir belge niteliği taşır. Tanık deliline ilişkin genel kurallar için iş davalarında tanık delili yazımıza bakabilirsiniz.
Bu yazıda iyi bir tutanağın yazım ilkelerini, genel amaçlı bir olay tutanağı örneğini ve tutanağı destekleyecek tanık beyan formunu paylaşıyoruz.
Olay Tespit Tutanağı (Word) İndirİyi Bir Olay Tutanağının Yazım İlkeleri
Bir tutanağın güvenilir sayılması, içeriğinin nesnel, somut ve zamanında yazılmış olmasına bağlıdır. Şu ilkelere dikkat edin:
- Zamanında yazın. Tutanak, olaydan hemen sonra düzenlenmelidir. Günler sonra yazılan tutanaklar, sonradan "hazırlandığı" izlenimi verir.
- Yalnızca gördüğünüzü yazın. "Çalışan sinirliydi" yerine "çalışan yüksek sesle bağırarak masaya vurdu" gibi gözlemlenebilir davranışları yazın.
- Yorum ve hüküm içermesin. "Çalışan işyeri huzurunu bozmuştur" gibi hukuki nitelendirmeler tutanağın değil, sonraki değerlendirmenin konusudur.
- Sözleri mümkün olduğunca aynen aktarın. Hakaret veya tehdit içeren sözler, tırnak içinde ve söylendiği şekliyle yazılmalıdır.
- Yer, tarih ve saati kesin belirtin. "Öğleden sonra" yerine "saat 14.20 sularında" gibi ifadeler kullanın.
- Olayda bulunanları sayın. Olay sırasında orada bulunan herkesin adını yazın; yalnızca tutanağı imzalayanları değil.
- İmzalayanlar olayı görmüş olsun. Olayı sonradan duyan kişiler tutanağı imzalamamalıdır.
Olay Tutanağı Örneği
OLAY TESPİT TUTANAĞI
Tarih ve saat: [Tarih], saat [saat] sularında
Yer: [Bina, kat, bölüm; örneğin üretim alanı 2 numaralı hat]
Olaya karışan kişi(ler): [Ad Soyad, unvan, sicil no]
Olay sırasında orada bulunanlar: [Ad Soyad, unvan], [Ad Soyad, unvan]
Olayın anlatımı: [Tarih] tarihinde saat [saat] sularında [yer]'de, [Ad Soyad] ile [Ad Soyad] arasında [konu] nedeniyle bir tartışma başlamıştır. Tartışma sırasında [Ad Soyad], [Ad Soyad]'a yüksek sesle "[sözler aynen]" demiş ve [davranışın somut tanımı]. Olay, [Ad Soyad]'ın araya girmesiyle saat [saat]'te sona ermiştir.
Olayın sonuçları: [Varsa yaralanma, hasar, iş akışının durması gibi somut sonuçlar; yoksa "Herhangi bir yaralanma veya hasar meydana gelmemiştir."]
Mevcut deliller: [Kamera kaydı (yer ve saat aralığı), fotoğraf, e-posta, sistem kaydı]
İşbu tutanak, olayı bizzat gören aşağıda imzası bulunan kişilerce [Tarih] tarihinde saat [saat]'te düzenlenmiş ve imza altına alınmıştır.
[Ad Soyad, unvan, imza] – [Ad Soyad, unvan, imza] – [Ad Soyad, unvan, imza]
Tanık Beyan Formu Örneği
Olaya birden fazla kişi tanık olduysa, tutanağın yanında her tanıktan ayrı bir yazılı beyan almak, olayın farklı açılardan aydınlatılmasını sağlar. Tanık beyanları birbirinin aynısı olmamalıdır; her tanık kendi gördüğünü kendi cümleleriyle yazmalıdır.
TANIK BEYAN FORMU
Ad Soyad: [Ad Soyad] – Unvan: [unvan] – Sicil No: [numara]
[Tarih] tarihinde saat [saat] sularında [yer]'de meydana gelen olaya ilişkin olarak gördüklerim ve duyduklarım şunlardır: [Tanığın kendi el yazısıyla veya kendi cümleleriyle anlatımı]
Olay sırasında bulunduğum yer: [açıklama]. Olaya karışan kişilerle aramda [akrabalık / husumet / bir ilişki] [vardır / yoktur].
Yukarıdaki beyanın kendi gözlemlerime dayandığını ve doğru olduğunu beyan ederim.
İmza: [imza] – Tarih: [Tarih]
Olaydan Sonra Süreç Nasıl İlerler?
Tutanak düzenlendikten sonra izlenecek adımlar olayın niteliğine göre değişir:
| Olay türü | Tutanak sonrası adımlar |
|---|---|
| Kural ihlali, tartışma, hakaret | İK'ya iletim, savunma istenmesi, disiplin değerlendirmesi |
| Ağır ihlal (ör. kavga, tehdit) | Haklı fesih değerlendirmesi; md. 26'daki 6 iş günü süresinin takibi |
| İşyeri malına zarar | Zarar tespiti, kusur değerlendirmesi, gerekirse sigorta bildirimi |
| İş kazası | Yaralıya ilk müdahale, İSG kaza araştırması, SGK'ya 3 iş günü içinde bildirim |
| Taciz veya mobbing şikâyeti | Gizlilik içinde soruşturma süreci, şikâyetçinin korunması |
İşverenin ahlak ve iyi niyet kurallarına aykırılığa dayanan fesih hakkı, olayı öğrenmesinden itibaren 6 iş günü ve her halde fiilden itibaren 1 yıl içinde kullanılmalıdır. Bu nedenle ağır olaylarda tutanağın yöneticide beklememesi, aynı gün İK'ya iletilmesi gerekir. Şikâyet ve soruşturma süreçlerinin yönetimi için işyerinde şikâyet ve soruşturma yazımız yol gösterici olabilir.
Sık Yapılan Hatalar
- Tutanağı olaydan günler sonra, olayı görmeyen yöneticilere imzalatmak
- Tanık beyanlarını tek bir metin olarak yazıp herkese aynı metni imzalatmak
- Hakaret içeren sözleri "kötü sözler söyledi" gibi genel ifadelerle geçiştirmek
- Kamera kayıtlarını zamanında yedeklememek (kayıtlar belirli süre sonra silinebilir)
- Tutanağa hukuki nitelendirme ve ceza önerisi yazmak
- Olaya karışan çalışanın kendi anlatımını hiç almamak
Kamera kayıtları ve diğer kişisel veriler, olayın incelenmesi amacıyla sınırlı biçimde kullanılmalı ve erişim yetkisi kontrol altında tutulmalıdır.
Tutanakların tek bir merkezde, numaralandırılarak saklanması da önerilir. Her tutanağa bir kayıt numarası verip olayla ilgili savunma, karar ve tebliğ belgelerini aynı numara altında toplamak, süreci baştan sona izlenebilir kılar. Böylece bir çalışan hakkında yıllar sonra bir uyuşmazlık çıktığında, olayın hangi belgelerle ve hangi sırayla yönetildiği kolayca gösterilebilir.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat ve yargı uygulaması değişebilir. Fesih gibi sonuç doğuracak olaylarda hukuk danışmanınıza başvurun.
Şablonu İndirin
Word şablonu; olay bilgileri ve türü, olaya karışanlar ile olay yerinde bulunanlar tabloları, olayın anlatımı, sonuçları, delil listesi ve imza alanlarından oluşur; ekinde her tanığın ayrı dolduracağı tanık beyan formu yer alır. Formu olaydan hemen sonra, yalnızca gözlemlenen olguları yazarak doldurun.
Olay Tespit Tutanağı (Word) İndirTutanak Kültürünü Kurumsallaştırın
Yöneticilerin olay anında doğru tutanağı doğru şekilde tutabilmesi, disiplin süreçlerinin sağlıklı yürümesinin ön koşuludur. İK Partner, işyerinize özel tutanak setleri hazırlar ve yöneticilerinize uygulamalı eğitim verir. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz hakkında ücretsiz ilk görüşme talep edebilirsiniz.
