İş güvenliği uzmanı veya işyeri hekimiyle sözleşme imzalamak, İSG hizmetinin resmi olarak başladığı anlamına gelmez. Görevlendirmenin Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı'nın elektronik sistemi üzerinden kayıt altına alınması ve işveren tarafından onaylanması gerekir. İSG-KATİP nedir sorusu bu yüzden yalnızca İSG profesyonellerinin değil, işverenlerin ve İK birimlerinin de bilmesi gereken bir konudur.
İSG-KATİP (İş Sağlığı ve Güvenliği Kayıt, İzleme ve Takip Programı), İSG hizmetlerinin kayıt altına alındığı ve takip edildiği resmi platformdur. Sözleşmesi sistemde onaylanmamış bir profesyonel, kâğıt üzerinde ne kadar çalışırsa çalışsın, resmi kayıtlarda işyerinde görevli görünmeyebilir. Bu da denetimde "İSG hizmeti alınmıyor" tespitine yol açabilir.
Bu yazıda İSG-KATİP'in ne olduğunu, işverenin sistemde hangi işlemleri yaptığını, sözleşme onay ve fesih süreçlerini ve sık yapılan hataları genel hatlarıyla ele alıyoruz.
İSG-KATİP Nedir ve Ne İşe Yarar?
İSG-KATİP, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından işletilen ve İSG hizmetlerine ilişkin kayıtların elektronik ortamda tutulduğu sistemdir. Başlıca işlevleri şunlardır:
- İş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve diğer sağlık personeli görevlendirmelerinin kaydı
- OSGB'ler ile işyerleri arasındaki hizmet sözleşmelerinin kaydı
- Sözleşmelerin işveren tarafından onaylanması ve feshi
- Görevlendirilen profesyonellerin belge sınıfının ve çalışma süresinin işyerine uygunluğunun kontrolü
- Bakanlığın İSG hizmetlerini izleme ve denetim planlamasına veri sağlanması
Sistem, işyerinin tehlike sınıfı ve çalışan sayısı gibi bilgileri dikkate alarak görevlendirmenin mevzuata uygun olup olmadığını değerlendirir. Bu bilgilerin önemli bir kısmı işyerinin SGK kayıtlarıyla ilişkilidir; bu nedenle SGK'daki faaliyet kodunun ve çalışan bildirimlerinin doğru olması, İSG-KATİP kayıtlarının doğruluğu için de önemlidir.
Sistemin Kullanıcıları
| Kullanıcı | Sistemdeki temel rolü |
|---|---|
| İşveren veya işveren vekili | Sözleşmeleri onaylama, reddetme, feshetme; görevlendirmeleri izleme |
| İş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi | Kendi görevlendirmelerini görme, bireysel sözleşmeleri sisteme girme |
| OSGB | Kadrosundaki profesyonellerin görevlendirmelerini ve hizmet sözleşmelerini sisteme girme |
| Bakanlık | Kayıtları izleme, denetim ve analiz |
Sisteme erişim, kimlik doğrulama yöntemleri üzerinden sağlanır. Tüzel kişi işverenlerde sistemi kimin kullanacağının ve onay yetkisinin kimde olacağının şirket içinde açıkça belirlenmesi önerilir.
Sözleşme Onay Süreci: Adım Adım
Uygulamada görevlendirme süreci genel olarak şu şekilde işler:
- Sözleşmenin imzalanması: İşveren, OSGB veya bireysel İSG profesyoneli ile yazılı hizmet sözleşmesini imzalar.
- Sisteme giriş: OSGB veya profesyonel, sözleşme bilgilerini (işyeri sicil numarası, görevlendirilen kişi, çalışma süresi, başlangıç tarihi) İSG-KATİP'e girer.
- Uygunluk kontrolü: Sistem, profesyonelin belge sınıfının işyerinin tehlike sınıfına ve sürenin çalışan sayısına uygunluğunu değerlendirir.
- İşveren onayı: İşveren, sistemde kendisine gelen sözleşmeyi inceler ve onaylar. Onaylanmayan sözleşme geçerli bir görevlendirme olarak kabul edilmez.
- Belgeleme: Onaylanan sözleşmenin çıktısı ve onay bilgisi işyerinin İSG dosyasına eklenir.
Onay öncesinde kontrol edilmesi gereken başlıca noktalar:
- Sözleşmenin doğru işyeri sicil numarasına bağlanıp bağlanmadığı
- Görevlendirilen profesyonelin belge sınıfı
- Aylık çalışma süresinin yönetmelikteki asgari süreyi karşılayıp karşılamadığı
- Başlangıç tarihinin önceki sözleşmenin bitişiyle boşluk bırakmayacak şekilde ayarlanıp ayarlanmadığı
Belge sınıfı ve tehlike sınıfı ilişkisini iş güvenliği uzmanı görevlendirme yazımızda ayrıntılı anlattık.
Sözleşmenin Sona Ermesi ve Fesih
Sözleşmenin sona ermesi veya feshi de sistem üzerinden kayıt altına alınır. Bu aşamada dikkat edilmesi gerekenler:
- Hizmet boşluğu bırakmayın: Yeni görevlendirme onaylanmadan mevcut sözleşmeyi feshetmeyin.
- Fesih tarihini netleştirin: Yazılı sözleşmedeki fesih hükümleri ile sistemdeki fesih tarihinin uyumlu olmasını sağlayın.
- Belge devrini planlayın: Sözleşme sona ermeden risk değerlendirmesi, eğitim kayıtları ve açık tespitlerin teslimini alın.
- Profesyonel ayrılırsa: OSGB'deki profesyonel değiştiğinde yeni görevlendirmenin sisteme girilip onaylandığını kontrol edin.
Çalışan Sayısı Değiştiğinde
İSG profesyonellerinin asgari çalışma süreleri çalışan sayısına bağlı olduğu için, işyerinin büyümesi mevcut sözleşmeyi yetersiz hale getirebilir. Örnek senaryo: Az tehlikeli sınıftaki bir yazılım şirketi, yıl içinde hızla işe alım yaparak çalışan sayısını önemli ölçüde artırıyor. Sözleşmedeki süre başlangıçtaki çalışan sayısına göre belirlendiyse, artık asgari süreyi karşılamıyor olabilir.
Bu riski yönetmek için:
- Çalışan sayısındaki önemli değişiklikleri düzenli aralıklarla İSG profesyonelinizle paylaşın.
- Sistemde görevlendirme sürelerinin yeterliliğini kontrol edin.
- Gerekirse sözleşmeyi güncelleyerek yeni süreyi sisteme girdirin ve onaylayın.
- Tehlike sınıfında değişiklik olduysa belge sınıfının uygunluğunu da yeniden değerlendirin.
İç Kontrol İçin Basit Bir Rutin
İSG-KATİP kayıtlarının güncelliğini korumak için karmaşık bir sisteme gerek yoktur; düzenli bir kontrol rutini çoğu sorunu önler. Önerilen rutin şöyledir:
- Aylık: Her işyeri için aktif sözleşmeleri, görevlendirilen kişileri ve sürelerini kontrol edin; çalışan sayısındaki değişikliği not edin.
- Üç aylık: Sözleşme bitiş tarihlerini gözden geçirin; yaklaşan bitişler için yenileme sürecini başlatın.
- Yeni işyeri açılışında: Yeni sicil numarası alınır alınmaz görevlendirmeleri planlayın ve işyeri faaliyete geçmeden sözleşmeleri onaylayın.
- İşyeri kapanışında: İlgili sözleşmelerin sistemde usulüne uygun sonlandırıldığını doğrulayın.
Bu kontrollerin sonuçlarını kısa bir tabloda tutmak, denetimde düzenli takip yapıldığını göstermenin de pratik bir yoludur.
Sık Yapılan Hatalar
- Sözleşmeyi imzalayıp sistemde onaylamayı unutmak
- Birden fazla işyeri olan şirketlerde sözleşmeyi yanlış sicile bağlamak
- Eski sözleşmeyi yeni görevlendirme onaylanmadan feshetmek
- Çalışan sayısı arttığı halde süreleri güncellememek
- Sistemdeki kaydın çıktısını İSG dosyasında bulundurmamak
- Onay yetkisinin şirket içinde kimde olduğunun belirsiz olması
İK Partner ile İSG Kayıtlarınızı Kontrol Edin
İSG-KATİP kayıtları, İSG hizmetinin resmi kanıtıdır ve küçük bir eksiklik denetimde büyük bir sorun gibi görünebilir. İK Partner olarak işyerlerinizin İSG-KATİP kayıtlarını, sözleşme sürelerini ve görevlendirmelerin uygunluğunu gözden geçirerek eksikleri raporluyoruz. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizi inceleyebilir, ücretsiz ilk görüşme için bize ulaşabilirsiniz.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; sistem işleyişi ve mevzuat değişebilir. Somut durumlar için İSG profesyonelinize ve hukuk danışmanınıza başvurun.
