İşe Geç Kalma Tutanağı Örneği: Ücretsiz Word Şablonu İndir

Bir kez yaşanan geç kalma çoğu zaman sözlü bir hatırlatmayla kapanır. Ancak tekrarlayan geç kalmalar vardiya devrini aksatır, müşteri randevularını kaçırtır ve ekip içinde adalet algısını zedeler. Böyle durumlarda yapılacak her işlemin ilk dayanağı, olayın yaşandığı gün düzenlenmiş bir işe geç kalma tutanağıdır. Tutanak; geç kalmanın tarihini, süresini, nasıl tespit edildiğini ve çalışanın açıklamasını kayıt altına alır.

İK Partner'ın ücretsiz Word şablonu, tutanağı tanıklar huzurunda ve tutarlı bir biçimde düzenlemeniz için hazırlandı. Form; birim yöneticileri, vardiya amirleri ve İK uzmanları tarafından doğrudan doldurulabilir.

Şablonda Neler Var?

• Tutanak bilgileri: Tutanak numarası, düzenlenme tarihi ve saati, işyeri ve düzenleyen kişi.
• Çalışan bilgileri: Ad soyad, sicil no, departman, görev, vardiya ve bağlı olduğu yönetici.
• Geç kalma bilgileri: Geç kalınan tarih, işe başlaması gereken saat, işe geliş saati ve gecikme süresi.
• Tespit yöntemi: PDKS kaydı, giriş defteri, yönetici ve tanık gözlemi gibi seçenekler.
• Önceden bilgi verme: Çalışanın gecikmeyi bildirip bildirmediği, saat ve kişi bilgisiyle.
• Olayın açıklaması: Doldurulmaya hazır tespit metni ve ek açıklama satırları.
• Çalışanın açıklaması: Mazeret beyanı için satırlar, belge sunma taahhüdü ve "açıklama yapmak istemiyorum" seçeneği.
• Önceki geç kalma kayıtları: İK tarafından doldurulan geçmiş kayıt tablosu.
• İmzalar: Düzenleyen, iki tanık ve çalışan; ayrıca imzadan kaçınma şerhi.
• İK değerlendirmesi: Kayda alma, sözlü uyarı, yazılı savunma isteme, disiplin değerlendirmesi gibi seçenekler.

Nasıl Kullanılır?

1. Geç kalma tespit edildiği gün formu açın; tutanak numarası ve düzenleme saatini yazın.
2. Çalışma başlangıç saatini, işe geliş saatini ve gecikme süresini PDKS veya giriş kaydıyla karşılaştırarak doldurun.
3. Olayı gören iki tanığın bilgilerini ekleyin; tanıkların olayı bizzat görmüş olmasına dikkat edin.
4. Çalışana tutanağı okuyun ve açıklama yapma imkânı tanıyın. Mazeret belgesi sunacaksa tarih belirleyin.
5. Düzenleyen, tanıklar ve çalışan imzalarını alın. Çalışan imzalamazsa imzadan kaçınma şerhini tanık huzurunda doldurun.
6. Tutanağı İK'ya iletin. İK önceki kayıtları ekler, değerlendirmeyi yapar ve tutanağı özlük dosyasına koyar.

Tutanakların genel yazım kuralları ve ispat değeri için olay tutanağı örneği rehberimize göz atabilirsiniz.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

• Tutanak bir tespittir, ceza değildir. Tutanak olayın kaydıdır; yaptırım kararı İK değerlendirmesi ve varsa disiplin yönetmeliği çerçevesinde ayrıca verilir.
• Savunma hakkı: Davranış veya verimle ilgili nedenlerle yapılacak fesihlerde çalışanın savunmasının alınması gerekir. Tekrarlayan geç kalmalar bir fesih sürecine dönüşebilecekse savunma isteme yazısı kullanın. Usul için savunma alma usulü yazımıza bakabilirsiniz.
• Ücret kesme cezası: İşveren, toplu iş sözleşmesinde veya iş sözleşmesinde gösterilmiş olanlar dışında çalışana ücret kesme cezası veremez (İK md. 38). Kesinti, sebebiyle birlikte çalışana derhal bildirilmeli ve kanundaki sınırlar içinde kalmalıdır. 2026 yılı için kanuna aykırı ücret kesme cezasının idari para cezası 9.943 TL'dir.
• Haklı fesih süresi: İşverenin ahlak ve iyi niyet kurallarına aykırılık nedeniyle haklı fesih hakkı, öğrenmeden itibaren 6 iş günü ve her halde fiilden itibaren 1 yıl içinde kullanılmalıdır (md. 26). Geç kalma tek başına çoğu zaman bu kapsamda değerlendirilmez; ancak sürelerin varlığı, kayıtların gecikmeden tutulmasının önemini gösterir.
• Eşit uygulama: Aynı davranışa farklı çalışanlarda farklı tepki verilmesi, eşit davranma ilkesi yönünden risk oluşturur.

Sık Yapılan Hatalar

• Tutanağı günler sonra düzenlemek: Hafızaya dayalı ve gecikmiş tutanağın güvenilirliği zayıflar.
• Olayı görmeyen tanık yazmak: Tanığın olayı bizzat görmesi gerekir; aksi halde tutanağın ispat gücü azalır.
• Çalışana açıklama imkânı vermemek: Açıklama alanının boş bırakılması tek taraflı bir kayıt izlenimi verir.
• Duygusal ve yorumlu ifadeler kullanmak: "Sürekli sorun çıkarıyor" gibi ifadeler yerine saat ve süre gibi somut bilgiler yazın.
• Geç kalmayı kendiliğinden ücret kesintisine çevirmek: Sözleşmesel dayanak ve bildirim olmadan yapılan kesinti ayrı bir aykırılık oluşturur.

Şablonu İndirin

Bu şablon genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; işletmenizin disiplin yönetmeliğine ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Fesih veya disiplin cezası gibi hukuki sonuç doğuracak süreçlerde hukuk danışmanınıza başvurun.

Disiplin süreçlerinizi, tutanak ve savunma belgelerinizi tutarlı bir sisteme dönüştürmek isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz kapsamında destek veriyoruz. Ücretsiz ilk görüşme için bize ulaşabilirsiniz.