Yeni bir çalışan teklifinizi kabul etti ve işe başlama tarihi belli. Şimdi sıra evraka geldi. Pek çok şirket bu noktada yıllar önce hazırlanmış bir listeyi kullanır: kimlik fotokopisi, ikametgâh, sabıka kaydı, nüfus kayıt örneği, kan grubu kartı, vesikalık fotoğraf... Listenin bir kısmı gerçekten gereklidir; bir kısmı ise artık hem gereksiz hem de KVKK açısından riskli olabilir. İşe girişte istenen belgeler, iki ilkeye göre belirlenmelidir: yasal bir yükümlülük ya da işin gerçek bir ihtiyacı.
6698 sayılı KVKK md. 4, kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasını öngörür. Bu ilke, "Ne olur ne olmaz, alalım" yaklaşımının sonunu getirir. Bu yazıda işe giriş belgelerini üç gruba ayırıyoruz: neredeyse her pozisyonda gerekli olanlar, pozisyona göre değişenler ve rutin olarak istenmemesi gerekenler.
Temel Liste: İşe Girişte İstenen Belgeler
Aşağıdaki belgeler, iş ilişkisinin kurulması ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi için genellikle gereklidir:
- Kimlik bilgisi: SGK bildirimi ve sözleşme için kimlik bilgileri gerekir. Kimlik kartının fotokopisini almak yerine yalnızca gerekli bilgileri kaydetmek de bir seçenektir.
- Yerleşim yeri bilgisi: e-Devlet üzerinden alınabilen yerleşim yeri belgesi yeterlidir.
- Öğrenim belgesi: Pozisyon için belirli bir öğrenim şartı varsa diploma veya mezuniyet belgesi.
- Banka hesap bilgisi: Ücret ödemeleri için.
- Fotoğraf: Personel kartı veya giriş sistemi için gerekiyorsa.
- İmzalı iş sözleşmesi ve varsa ekleri.
- Aydınlatma metninin tebliğ edildiğini gösteren belge.
İşveren ayrıca çalışanı işe başlatmadan önce SGK'ya sigortalı işe giriş bildirgesi ile bildirmekle yükümlüdür (5510 sayılı Kanun). Bu bildirimin işe başlangıçtan sonra yapılması, sık karşılaşılan ve yaptırım doğurabilen bir hatadır.
Pozisyona ve Duruma Göre Değişen Belgeler
Sağlık raporu
6331 sayılı İSG Kanunu md. 15'e göre çalışanlar işe girişlerinde sağlık gözetimine tabi tutulur. Tehlikeli ve çok tehlikeli sınıfta yer alan işlerde çalıştırılacaklar, yapacakları işe uygun olduklarını belirten sağlık raporu olmadan işe başlatılamaz. Sağlık verileri özel nitelikli kişisel veridir; raporun yalnızca işe uygunluk sonucunu içeren kısmının İK'da, ayrıntılı tıbbi bilgilerin ise işyeri hekiminin sorumluluğunda tutulması iyi bir uygulamadır.
Mesleki belgeler
Ehliyet, mesleki yeterlilik belgesi, operatör belgesi, özel güvenlik kimliği gibi belgeler, ilgili mevzuat bu işi yapmak için belge şartı öngörüyorsa istenmelidir.
Adli sicil kaydı
Adli sicil kaydı, ceza mahkûmiyetine ilişkin bilgi içerdiği için KVKK md. 6 kapsamında özel nitelikli kişisel veridir. Bu nedenle tüm pozisyonlar için rutin olarak istenmemelidir. Bir kanunun belirli bir iş için adli sicil şartı öngördüğü durumlarda veya işin niteliği gereği hukuki bir dayanak bulunduğunda talep edilmesi değerlendirilebilir. Hangi pozisyonda istenebileceğine karar verirken hukuk danışmanınızdan görüş alın.
Yabancı uyruklu çalışanlar
Yabancı uyruklu çalışanlar için ilgili mevzuat uyarınca çalışma izni gerekir. İzin alınmadan çalıştırma ciddi yaptırımlar doğurabileceğinden, işe başlatmadan önce izin durumunu doğrulayın.
On sekiz yaşından küçük çalışanlar
Çocuk ve genç işçilerin çalıştırılması özel kurallara tabidir. Yaş, yapılacak işin türü, sağlık raporu ve çalışma süreleri bakımından ilgili yönetmeliği mutlaka kontrol edin.
Diğer özel durumlar
- Engelli çalışanlar için, engelli istihdam yükümlülüğü kapsamında değerlendirme yapılacaksa ilgili sağlık kurulu raporu.
- Emeklilik aylığı alan çalışanlar için sosyal güvenlik bildirimlerinin doğru türde yapılması amacıyla emeklilik durumunu gösteren bilgi.
Rutin Olarak İstenmemesi Gereken Bilgi ve Belgeler
Aşağıdaki bilgiler çoğu pozisyonda işe giriş için gerekli değildir ve özel nitelikli veri içerebilir:
- Kan grubu ve genel sağlık geçmişi (işle ilgili bir yasal dayanak yoksa)
- Din, mezhep, etnik köken bilgisi
- Dernek, vakıf veya sendika üyeliği bilgisi
- Ayrıntılı aile bilgileri (yasal bir hak veya yan hak için gerekli değilse)
- Askerlik durumu (işle ilgili bir gerekçe yoksa)
- Hamilelik durumu veya aile planlaması bilgileri
Bu tür bilgilerin işe alım sürecinde sorulması aynı zamanda ayrımcılık iddialarına da zemin hazırlayabilir. Konunun işe alım tarafı için işe alımda ayrımcılıktan kaçınmak yazımıza göz atabilirsiniz.
KVKK Uyumlu Evrak Süreci İçin Adımlar
- Belge listenizi pozisyon gruplarına göre ayırın: Ofis çalışanı, saha çalışanı, sürücü, güvenlik görevlisi gibi gruplar için ayrı listeler oluşturun.
- Her belgenin gerekçesini yazın: Hangi yasal yükümlülüğe veya işin hangi ihtiyacına dayandığını not edin.
- Aydınlatmayı önce yapın: Belgeler toplanmadan önce çalışanı aydınlatma metniyle bilgilendirin. Ayrıntılar için çalışan aydınlatma metni rehberimize bakabilirsiniz.
- Güvenli toplama yöntemi seçin: Belgelerin kişisel e-posta veya mesajlaşma uygulamaları üzerinden dağınık biçimde gelmesi yerine, kontrollü bir kanal kullanın.
- Erişimi sınırlayın: Belgeleri yalnızca yetkili İK personelinin erişebileceği şekilde saklayın.
- Fazla belgeyi iade edin veya imha edin: Çalışanın getirdiği ancak gerekmeyen belgeleri dosyaya koymayın.
- Saklama süresini tanımlayın: Her belgenin ne kadar süre tutulacağını politikanızda belirleyin.
Sık Yapılan Hatalar
- Tüm pozisyonlar için aynı uzun listeyi kullanmak
- Adli sicil kaydını rutin olarak istemek
- SGK bildirimini işe başlangıçtan sonra yapmak
- Sağlık raporlarının ayrıntılı tıbbi içeriğini genel özlük dosyasında tutmak
- Belgeleri ortak klasörlerde veya kişisel e-posta kutularında bırakmak
- Aydınlatma metnini belgeler toplandıktan sonra vermek
Sonuç: Az Ama Doğru Belge
Doğru tasarlanmış bir işe giriş evrak listesi, hem yasal yükümlülükleri eksiksiz karşılar hem de gereksiz veri toplamanın risklerini ortadan kaldırır. Kural basit: Her belgenin bir gerekçesi olmalı. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; pozisyonlarınıza özgü belge şartları için bir hukuk danışmanına başvurmanızı öneririz.
İK Partner, iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmeti kapsamında pozisyon bazlı işe giriş evrak listelerinizi ve KVKK uyumlu süreçlerinizi oluşturmanıza destek olur. İlk görüşme ücretsizdir.
