Aynı anda birkaç pozisyon için işe alım yürütüyorsanız, hangi adayın hangi aşamada olduğunu e-posta yazışmalarından takip etmek kısa sürede imkânsız hale gelir. İşe alım süreci takip tablosu, açık pozisyonları ve her adayın başvurudan işe başlamaya kadar izlediği yolu tek bir Excel dosyasında toplar; süreçte geçen günleri, bekleyen adayları ve ortalama işe alım süresini otomatik hesaplar.
Şablon, aday takip sistemi (ATS) kullanmayan veya kullanmadan önce süreçlerini standartlaştırmak isteyen KOBİ'ler, tek kişilik İK ekipleri ve birden fazla pozisyonu eşzamanlı yöneten işe alım uzmanları için hazırlandı.
İşe Alım Süreci Takip Tablosu (Excel) İndirŞablonda Neler Var?
Dosya üç çalışma sayfası ve bir kullanım kılavuzundan oluşur.
Aday Takibi sayfası (100 aday satırı):
- Aday adı, pozisyon, departman ve sorumlu kişi
- Kaynak (kariyer sitesi, şirket web sitesi, LinkedIn, çalışan referansı, İŞKUR, danışmanlık firması, üniversite, yetenek havuzu, iç aday vb.) açılır listeden seçilir
- Aşama listesi: Başvuru, Ön Eleme, Telefon Görüşmesi, Mülakat, Teknik Değerlendirme, Referans Kontrolü, Teklif, İşe Alındı, Reddedildi, Aday Çekildi, Teklif Reddedildi
- Başvuru, son işlem, kapanış ve işe başlama tarihleri
- Otomatik sütunlar: Durum (Açık/Kapandı), Süreçteki Gün, Bekleme (son işlemden bu yana geçen gün) ve İşe Alım Süresi
- Aşamalar renk kodludur; belirlediğiniz eşikten uzun süredir bekleyen açık adaylar sarıyla vurgulanır
Pozisyonlar sayfası: her açık kadronun açılış ve hedef kapanış tarihi, kadro sayısı; toplam aday, aktif aday, işe alınan ve açık kadro sayıları otomatik gelir. Hedef tarihi geçen pozisyonlar "Gecikti" olarak kırmızıyla işaretlenir.
Özet sayfası:
| Gösterge | Açıklama |
|---|---|
| Toplam, açık ve işe alınan aday | Genel süreç görünümü |
| Dönüşüm oranı | İşe alınanların toplam adaya oranı |
| Teklif kabul oranı | Kapanan teklifler içinde kabul edilenlerin payı |
| Ortalama ve en uzun işe alım süresi | Başvurudan teklif kabulüne kadar geçen gün |
| Eşiği aşan bekleyen aday | Bilgilendirme yapılması gereken adaylar |
| Aşamaya ve kaynağa göre dağılım | Her aşamadaki aday sayısı, kaynak başına aday ve işe alım |
Nasıl Kullanılır?
- Pozisyonlar sayfasına onaylanmış her kadroyu bir satır olarak girin; personel talep formu numarasını yazarsanız sonradan iz sürmek kolaylaşır.
- Aday Takibi sayfasında her başvuruya bir satır açın. Pozisyon adını Pozisyonlar sayfasındakiyle birebir aynı yazın; aksi halde sayımlar eşleşmez.
- Kaynak ve aşamayı açılır listeden seçin. Aday bir sonraki aşamaya geçtiğinde Aşama'yı güncelleyin ve Son İşlem Tarihi'ne o günün tarihini girin.
- Süreç kapandığında Kapanış Tarihi'ni, işe alınan aday için ayrıca İşe Başlama Tarihi'ni doldurun.
- Özet sayfasındaki bekleme uyarı eşiğini kendi hizmet standardınıza göre ayarlayın ve haftalık olarak kontrol edin.
- Her ay veya çeyrek sonunda Özet sayfasını yönetimle paylaşın; kaynak bazında işe alım sayıları ilan bütçesini nereye yönlendireceğinizi gösterir.
Tablonun ürettiği göstergeleri nasıl yorumlayacağınızı işe alım metrikleri rehberimizde bulabilirsiniz.
Dikkat Edilecekler ve KVKK
Takip tablosu aday adları, iletişim kaynakları ve değerlendirme notları gibi kişisel veriler içerir. Bu nedenle:
- Dosyayı yalnızca işe alım ekibinin erişebildiği, yetkilendirilmiş bir klasörde tutun; e-postayla toplu paylaşımdan kaçının.
- Notlar sütununa yalnızca işle ilgili bilgiler yazın; adayın sağlığı, ailesi veya inançlarıyla ilgili bilgi kaydetmeyin.
- Olumsuz sonuçlanan adayların satırlarını aday aydınlatma metninde belirttiğiniz saklama süresi sonunda silin veya anonimleştirin. Yetenek havuzunda tutmak istediğiniz adaylar için ayrıca açık rıza alın.
- Aday, KVKK kapsamında hakkındaki verilere erişim talep ederse bu başvuruya en geç 30 gün içinde yanıt verilmesi gerekir; düzenli bir tablo bu yanıtı kolaylaştırır.
Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalı, hukuki sonuç doğurabilecek konularda hukuk danışmanınıza başvurulmalıdır.
Sık Yapılan Hatalar
- Son işlem tarihini güncellememek: Bekleme hesabı bu tarihe dayanır; güncellenmezse uyarılar anlamsızlaşır.
- Aynı pozisyonu farklı adlarla yazmak: "Satış Uzmanı" ile "Satış uzmanı (İstanbul)" ayrı pozisyon sayılır.
- Reddedilen adayları silmek: Kayıt silinirse dönüşüm oranı ve kaynak analizi bozulur; saklama süresi dolana kadar satırı tutun, sonra anonimleştirin.
- Kaynak bilgisini boş bırakmak: Hangi kanalın gerçekten işe alım getirdiğini ölçemezsiniz.
- Tabloyu yalnızca İK'nın görmesi: Pozisyonlar sayfasını yöneticilerle düzenli paylaşmak, geciken kararları hızlandırır.
Şablonu İndirin
İşe Alım Süreci Takip Tablosu (Excel) İndirİşe alım sürenizi kısaltmak, aday kaynaklarınızı çeşitlendirmek veya kritik pozisyonlarda süreci baştan sona birlikte yürütmek isterseniz İK Partner'ın işe alım danışmanlığı hizmetinden yararlanabilirsiniz. Mevcut sürecinizi değerlendirmek için ücretsiz ilk görüşme planlayabiliriz.
