"Bu yıl kaç kişi işe aldık?" sorusuna çoğu şirket kolayca cevap verir. Ama "Bir pozisyonu ortalama kaç günde dolduruyoruz?", "En iyi çalışanlarımız hangi kanaldan geldi?" ya da "İşe aldığımız kişilerin ne kadarı bir yıl sonra hâlâ bizimle?" sorularına cevap verebilen şirket sayısı oldukça azdır. İşe alım metrikleri, bu soruları cevaplayarak işe alım sürecinizi sezgiden veriye taşır.
Ölçüm yapmadan iyileştirme yapmak zordur. Hangi aşamada adayların kaybolduğunu, hangi kanalın bütçenizi boşa harcadığını ya da hangi yöneticinin sürecin darboğazı olduğunu görmeden yapılan değişiklikler, çoğu zaman tahmine dayanır. Doğru seçilmiş birkaç metrik ise hem süreci iyileştirmenizi hem de yönetime işe alımın değerini somut olarak göstermenizi sağlar.
Bu yazıda işe alım sürecinin üç temel boyutunu, yani süreyi, maliyeti ve kaliteyi ölçmek için kullanabileceğiniz metrikleri formülleriyle birlikte açıklıyor ve bunları nasıl yorumlayacağınızı anlatıyoruz.
Neden Az Ama Doğru Metrik?
Onlarca metrik takip etmeye çalışmak, genellikle hiçbirinin düzenli takip edilmemesiyle sonuçlanır. Özellikle küçük ve orta ölçekli şirketlerde, işe alım sürecinin farklı boyutlarını dengeli şekilde gösteren 5–7 metrikle başlamak daha gerçekçidir. Önemli olan şudur:
- Süre metrikleri hızınızı gösterir.
- Maliyet metrikleri verimliliğinizi gösterir.
- Kalite metrikleri doğru kişiyi seçip seçmediğinizi gösterir.
Yalnızca birine odaklanmak yanıltıcı olabilir. Örneğin yalnızca hızı ölçen bir ekip, kaliteden ödün vermeye başlayabilir.
Süre Metrikleri
Pozisyon doldurma süresi (time to fill)
Kadro talebinin onaylandığı tarihten adayın teklifi kabul ettiği tarihe kadar geçen gün sayısıdır.
Formül: Teklif kabul tarihi – Kadro onay tarihi
Bu metrik, işe alım planlaması açısından önemlidir. Bir pozisyonun ne kadar süre boş kalacağını tahmin etmenizi sağlar.
İşe alım süresi (time to hire)
Adayın sürece girdiği (başvurduğu veya ulaşıldığı) tarihten teklifi kabul ettiği tarihe kadar geçen süredir. Bu metrik, adayın deneyimini ve sürecinizin verimliliğini yansıtır. Bu süre uzadıkça güçlü adayları başka tekliflere kaptırma riski artar.
Aşama bazında süre
Toplam süre kadar, sürenin hangi aşamada geçtiği de önemlidir. Örneğin başvuruların ilk incelemesi, mülakat planlaması veya karar aşamasında bekleyen günleri ayrı ayrı izlemek, darboğazları ortaya çıkarır.
Maliyet Metrikleri
İşe alım başı maliyet (cost per hire)
Formül: (Dış maliyetler + İç maliyetler) / Belirli dönemde yapılan işe alım sayısı
- Dış maliyetler: İlan ücretleri, danışmanlık bedelleri, değerlendirme araçları, aday seyahat giderleri, işe alım etkinlikleri
- İç maliyetler: İşe alım ekibinin ve görüşmecilerin bu sürece ayırdığı zamanın maliyeti, işe alım yazılımı gibi araçlar
İç maliyetleri hesaplamak zor görünebilir; başlangıçta tahmini saatlerle bile hesaplamak, büyük resmi görmenize yardımcı olur.
Kanal bazında maliyet ve verim
Her kanal için harcanan bütçeyi, o kanaldan gelen başvuru, mülakat ve işe alım sayısıyla karşılaştırın. Bazı kanallar çok başvuru getirir ama az işe alımla sonuçlanır; bazıları ise az ama nitelikli aday getirir.
Kalite Metrikleri
Kalite, ölçülmesi en zor ama en önemli boyuttur. Tek bir formül yerine birkaç göstergeyi birlikte kullanmak daha sağlıklıdır.
İlk yıl içinde ayrılma oranı
Formül: (İlk 12 ay içinde ayrılan yeni çalışan sayısı / Aynı dönemde işe alınan toplam çalışan sayısı) x 100
Yüksek bir oran, seçim sürecinde, beklenti yönetiminde veya oryantasyonda sorun olabileceğine işaret eder. İlk 90 günü ayrıca izlemek, erken uyum sorunlarını görmenizi sağlar.
Yeni çalışan performansı
Yeni çalışanların ilk performans değerlendirmelerindeki sonuçlarını, işe alım kanalı, görüşmeci veya mülakat puanlarıyla karşılaştırabilirsiniz. Bu analiz, hangi değerlendirme yöntemlerinin gerçekten başarıyı öngördüğünü anlamanıza yardımcı olur.
Yönetici memnuniyeti
İşe alımdan birkaç ay sonra ilgili yöneticiye kısa bir soru yöneltin: "Bu kişiyi bugün yeniden işe alır mıydınız?" Basit ama güçlü bir kalite göstergesidir.
Teklif kabul oranı
Formül: (Kabul edilen teklif sayısı / Yapılan toplam teklif sayısı) x 100
Düşük bir oran; ücret beklentisi uyumsuzluğuna, yavaş sürece veya zayıf aday deneyimine işaret edebilir. Teklifi reddeden adaylardan kısa bir geri bildirim almak, nedenleri anlamanızı kolaylaştırır.
Huni Analizi: Adaylar Nerede Kayboluyor?
Her aşamada kaç adayın bir sonraki aşamaya geçtiğini gösteren basit bir huni tablosu, sürecin sağlığı hakkında çok şey anlatır:
| Aşama | Kaydedilecek bilgi | İzlenecek geçiş oranı |
|---|---|---|
| Başvuru | Toplam başvuru sayısı | Ön eleme oranı |
| Telefon görüşmesi | Görüşülen aday sayısı | Mülakata davet oranı |
| Mülakat | Mülakata katılan aday sayısı | Finale kalma oranı |
| Teklif | Teklif yapılan aday sayısı | Teklif kabul oranı |
| İşe başlama | İşe başlayan çalışan sayısı | İlk 90 günü tamamlama oranı |
Örneğin çok sayıda başvuruya rağmen az kişinin telefon görüşmesine geçmesi, ilanın yanlış kitleye ulaştığını gösterebilir. Mülakattan sonra adayların süreci bırakması ise aday deneyimiyle ilgili bir sorun olabilir.
İşe Alım Metriklerini Nasıl Uygulamaya Geçirirsiniz?
- Basit başlayın: Bir tablo programında her pozisyon için tarih, kanal, aşama ve sonuç bilgilerini tutun.
- Tanımları netleştirin: "Başlangıç tarihi" kadro onayı mı, ilan tarihi mi? Herkes aynı tanımı kullanmalı.
- Düzenli raporlayın: Aylık veya üç aylık kısa bir özet hazırlayın.
- Kendi geçmişinizle karşılaştırın: Dış kıyaslamalar yerine kendi eğiliminizi izlemek daha anlamlıdır.
- Aksiyona dönüştürün: Her rapor, en az bir iyileştirme kararıyla sonuçlanmalı.
İşe alım verilerini diğer İK göstergeleriyle birlikte değerlendirmek için her yöneticinin takip etmesi gereken İK metrikleri yazımıza, bu verileri yönetime sunmak için ise yönetime sunulacak İK raporu rehberimize göz atabilirsiniz.
Sonuç: Ölçtüğünüz Süreci Yönetirsiniz
İşe alım metrikleri, sürecinizin nerede güçlü, nerede zayıf olduğunu objektif olarak gösterir. Süre, maliyet ve kaliteyi birlikte izlemek, hızlı ama yanlış ya da doğru ama aşırı pahalı işe alımların önüne geçer. Basit bir tabloyla başlayıp düzenli olarak gözden geçirmek, kısa sürede anlamlı sonuçlar verir.
İşe alım süreçleriniz için ölçüm altyapısı kurmak, raporlama şablonları hazırlamak veya mevcut verilerinizi yorumlamak isterseniz İK Partner'ın işe alım danışmanlığı hizmetinden destek alabilirsiniz. Ücretsiz ilk görüşmede başlangıç noktanızı birlikte belirleyebiliriz.
