Bir pozisyonu doldurmanın şirkete gerçekte kaça mal olduğunu bilmeyen işletmeler, ilan bütçesini nereye harcayacağına ve danışmanlık desteği alıp almayacağına çoğu zaman sezgiyle karar verir. İşe alım maliyeti hesaplama tablosu, ilan ve danışmanlık faturaları gibi dış giderleri, mülakatlara ayrılan zaman gibi iç maliyetlerle birlikte toplar ve dönem için işe alım başına maliyeti (cost per hire) otomatik hesaplar.
Şablon; işe alım bütçesini yöneten İK ekipleri, maliyet raporu hazırlayan finans birimleri ve işe alım performansını ölçmek isteyen yöneticiler için hazırlandı.
İşe Alım Maliyeti Hesaplama Tablosu (Excel) İndirŞablonda Neler Var?
Dosya dört çalışma sayfası ve kullanım kılavuzundan oluşur:
| Sayfa | İçerik |
|---|---|
| Dış Maliyetler | Tarih, pozisyon, maliyet kalemi (ilan yayını, kariyer sitesi paketi, danışmanlık, test aracı, aday seyahati, kariyer fuarı, işveren markası içeriği, belge doğrulama, diğer), tedarikçi, KDV hariç tutar, ödeme durumu ve belge no |
| İç Maliyetler | Pozisyon, çalışan / rol, faaliyet (ilan hazırlığı, ön eleme, mülakat, değerlendirme toplantısı, referans kontrolü, teklif, koordinasyon, çalışan referans primi), harcanan saat, saatlik maliyet, doğrudan tutar ve otomatik toplam |
| İşe Alımlar | Pozisyon, işe alınan kişi sayısı ve başlama tarihi; dış ve iç maliyet, toplam ve kişi başı maliyet otomatik hesaplanır |
| Özet | Sabit giderlerin döneme payı, toplam dış ve iç maliyet, toplam işe alım maliyeti, işe alım başına maliyet, dış maliyet payı, en maliyetli pozisyon, kaleme göre dış gider dağılımı ve saatlik maliyet hesap yardımcısı |
Tüm hesaplamalar formüllerle yapılır; ücret ve saatlik maliyet hücreleri tamamen kullanıcı girişidir.
Nasıl Kullanılır?
- Özet sayfasında dönemin başlangıç ve bitiş tarihini yazın. Yıllık ödediğiniz aday takip sistemi lisansı veya kariyer sitesi paketi varsa döneme düşen payını ilgili hücreye girin.
- Dış Maliyetler sayfasına dönemdeki her faturayı ayrı satır olarak, KDV hariç tutarıyla girin. Birden fazla pozisyona hizmet eden giderler (ör. kariyer fuarı) için Pozisyon sütununa "Genel" yazın.
- İç Maliyetler sayfasına işe alıma zaman ayıran her kişi ve faaliyet için harcanan saati girin.
- Saatlik maliyeti bilmiyorsanız Özet sayfasındaki hesap yardımcısına çalışanın aylık toplam işveren maliyetini ve aylık çalışma saatini yazın; çıkan tutarı İç Maliyetler sayfasına aktarın.
- Çalışan referans primi gibi saat esaslı olmayan iç giderleri Doğrudan Tutar sütununa yazın.
- İşe Alımlar sayfasına dönemde doldurulan pozisyonları ve işe alınan kişi sayısını girin; pozisyon adlarının diğer sayfalarla birebir aynı olmasına dikkat edin.
- Özet sayfasındaki işe alım başına maliyeti önceki dönemlerle karşılaştırın ve kaleme göre dağılıma bakarak bütçenizi yeniden yönlendirin.
Maliyet göstergesini işe alım süresi ve kalitesiyle birlikte nasıl yorumlayacağınızı işe alım metrikleri yazımızda anlattık.
Hesaplamada Dikkat Edilecekler
İşe alım başına maliyet, dönemdeki toplam işe alım maliyetinin dönemde işe alınan kişi sayısına bölünmesiyle bulunur. Doğru sonuç için:
- İç maliyetleri atlamayın: Mülakatlara ve değerlendirme toplantılarına ayrılan yönetici zamanı, çoğu zaman dış giderlerden daha büyük bir kalemdir.
- Çift sayımdan kaçının: İşe alım ekibinin saatlerini İç Maliyetler sayfasına girdiyseniz, aynı kişilerin ücret payını Özet sayfasındaki "ekip payı" hücresine tekrar eklemeyin.
- Saatlik maliyeti doğru hesaplayın: Brüt ücretin yanına işveren SGK payı ve işsizlik sigortası işveren payı ile yan hakları ekleyin. 2026 yılında standart işveren SGK payı %21,75, işsizlik sigortası işveren payı %2'dir; teşvikler bu oranı düşürebilir.
- KDV hariç tutar girin: İndirilebilir KDV maliyet değildir.
- Dönemleri sabit tutun: Aylık veya çeyreklik raporlama yapıyorsanız her dönemde aynı yöntemi kullanın; aksi halde karşılaştırma anlamsızlaşır.
Ücret içeren hücreler kişisel ve gizli bilgidir; dosyayı yalnızca yetkili İK ve finans çalışanlarıyla paylaşın. Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalı, mali ve hukuki sonuç doğurabilecek konularda mali müşavirinize ve hukuk danışmanınıza başvurulmalıdır.
Sık Yapılan Hatalar
- Yalnızca ilan faturalarını saymak: Bu yaklaşım maliyeti olduğundan çok düşük gösterir ve danışmanlık seçeneğini haksız yere pahalı gösterir.
- Maliyeti tek başına başarı ölçütü yapmak: Düşük maliyetle yapılan ama kısa sürede ayrılan işe alımlar, toplamda daha pahalıya gelir.
- Genel giderleri pozisyonlara rastgele dağıtmak: Ortak giderleri "Genel" olarak işaretleyip özet düzeyinde değerlendirin.
- İşe alınan kişi sayısını hatalı girmek: Teklifi kabul edip başlamayan adaylar işe alım sayılmamalıdır.
Yanlış bir işe alımın görünmeyen maliyetlerini merak ediyorsanız yanlış işe alımın maliyeti yazımıza göz atabilirsiniz.
Şablonu İndirin
İşe Alım Maliyeti Hesaplama Tablosu (Excel) İndirİşe alım maliyetlerinizi düşürmek, kaynak kanallarınızı verimli hale getirmek veya kritik pozisyonlarda süreci dışarıdan destekle yürütmenin maliyetini karşılaştırmak isterseniz İK Partner'ın işe alım danışmanlığı hizmetini inceleyebilirsiniz. Ücretsiz ilk görüşmede rakamlarınızı birlikte değerlendirebiliriz.
