İş Teklif Mektubu Şablonu: Ücretsiz Word Örneği ve Kabul Formu

Doğru adayı bulduktan sonra teklifin yazılı, net ve tutarlı biçimde iletilmesi, sürecin en hassas adımıdır. Sözlü olarak konuşulan ücretin brüt mü net mi olduğu, yan hakların neleri kapsadığı veya teklifin ne zamana kadar geçerli olduğu yazılı hale getirilmezse aday kaybedilebilir ya da işe başladıktan sonra anlaşmazlık çıkabilir. Hazırladığımız iş teklif mektubu şablonu, teklifin tüm temel koşullarını tek bir tabloda özetler, adayın kabulünü aynı belge üzerinde almanızı sağlar.

Şablon; işe alım sürecini sonuçlandıran İK uzmanları, kurucular ve ekibine eleman alan yöneticiler için hazırlandı.

Şablonda Neler Var?

Mektup, bir yazışma düzeninde başlar ve kabul beyanıyla biter:

• Başlık bilgileri: şirket unvanı ve adresi, tarih, adaya hitap ve konu satırı.
• Giriş paragrafı: sürece katılım için teşekkür ve teklif niyetinin açıkça ifadesi.
• Teklif özeti tablosu: pozisyon, departman, bağlı yönetici, çalışma yeri ve modeli (ofis, hibrit, uzaktan), sözleşme türü, işe başlama tarihi, çalışma süresi ve saatleri, aylık brüt ücret, ödeme zamanı, prim, yan haklar, deneme süresi ve yıllık izin.
• Hazırlayan için not: brüt ücret yazmanın neden önemli olduğunu ve deneme süresinin yasal sınırını hatırlatan, gönderimden önce silinecek bilgi kutusu.
• Teklifin koşulları: belge teslimi, bilgilerin doğrulanması, gerekiyorsa sağlık raporu, referans kontrolü ve iş sözleşmesinin imzalanması.
• Gizlilik ve KVKK: ücret bilgisinin kişiye özel olduğu ve aday verilerinin aydınlatma metni kapsamında işlendiği.
• Geçerlilik süresi ve yanıt yöntemi: son yanıt tarihi, iletişim kişisi ve iki imza alanı.
• Aday kabul beyanı: kabul / ret seçenekleri, işe başlama tarihi ve aday imzası.
• Ek: işe girişte teslim edilecek belgelerin listesi.

Nasıl Kullanılır?

1. Teklif özetindeki her satırı, sözlü olarak adayla konuştuğunuz koşullarla birebir aynı olacak şekilde doldurun.
2. Ücreti brüt olarak yazın. Net tutarı paylaşmak isterseniz bunun yaklaşık olduğunu ve hangi ay için hesaplandığını belirtin.
3. Uygulanmayan satırları (ör. prim) silmek yerine "Uygulanmaz" yazın; böylece adayın aklında soru işareti kalmaz.
4. Koşullar listesinde size uymayan maddeleri çıkarın, köşeli parantezli seçenekli maddeleri pozisyona göre netleştirin.
5. Geçerlilik tarihini gerçekçi belirleyin; adayın mevcut işvereniyle konuşması ve karar vermesi için makul bir süre tanıyın.
6. "Hazırlayan İçin Not" kutusunu silin, mektubu yetkili kişilere imzalatın ve PDF olarak adaya gönderin.
7. İmzalı kabul beyanı geldiğinde iş sözleşmesi hazırlığına ve işe giriş belgelerinin toplanmasına geçin.

Mektubun içeriği ve dili hakkında daha ayrıntılı ipuçları için iş teklif mektubu nasıl hazırlanır rehberimize göz atabilirsiniz.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Teklif mektubu bir iş sözleşmesi değildir; ancak içerdiği taahhütler, adayın işe başlama kararının temelini oluşturur. Bu nedenle mektuptaki koşulların, daha sonra imzalanacak yazılı iş sözleşmesiyle tutarlı olması gerekir. Şablonda bu durum açıkça belirtilir ve iki belge arasında fark olursa iş sözleşmesinin esas alınacağı yazılır.

İşe giriş belgeleri istenirken yalnızca mevzuatın veya işin niteliğinin gerektirdiği belgeler talep edilmelidir. Hangi belgelerin istenebileceğini işe girişte istenen belgeler yazımızda ayrıntılı listeledik.

Bu şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Rekabet yasağı, eğitim gideri veya özel prim düzenlemeleri gibi hukuki sonuç doğuran konularda hukuk danışmanınıza başvurun.

Sık Yapılan Hatalar

• Net ücret taahhüt etmek: Vergi dilimi yıl içinde değiştiği için net tutar taahhüdü işverene beklenmedik maliyet yükleyebilir.
• Yan hakları belirsiz yazmak: "Yemek kartı" yerine tutarı veya kapsamı, "sağlık sigortası" yerine aile bireylerini kapsayıp kapsamadığını belirtin.
• Geçerlilik süresi koymamak: Süresiz teklif, adayın kararını geciktirir ve ikinci adayı kaybetmenize neden olabilir.
• Çalışma modelini atlamak: Hibrit veya uzaktan çalışma konuşulduysa mutlaka teklif özetine yazın.
• Sözleşmeyle çelişen koşullar: Teklif mektubunda verilen bir taahhüdün sözleşmede yer almaması güven kaybına yol açar.

Şablonu İndirin

Ücret aralığını belirlemek, teklif görüşmesini yönetmek veya işe alım sürecinizi baştan sona yapılandırmak için İK Partner'ın işe alım danışmanlığı hizmetinden destek alabilirsiniz. İhtiyacınızı birlikte değerlendirmek için ücretsiz ilk görüşme talep edebilirsiniz.