Fazla Mesai Talep ve Onay Formu: Ücretsiz Word Şablonu İndir

Fazla mesai çoğu işyerinde sözlü bir "bu akşam biraz kalabilir misin?" ile başlar. Ancak kayıt yoksa ne ücret doğru hesaplanır ne de bir denetimde veya uyuşmazlıkta işverenin elinde dayanak kalır. Fazla mesai talep ve onay formu, her fazla çalışma ihtiyacını yazılı talebe, ön kontrole, çalışanın kabulüne ve gerçekleşen saatlerin kaydına bağlar.

Bu yazıda İK Partner'ın iki ücretsiz Word şablonunu bulacaksınız: her fazla çalışma için kullanılan talep ve onay formu ile çalışanın yılda bir kez imzaladığı fazla çalışma yıllık onay formu. İkisi birlikte kullanıldığında hem yasal onay şartı hem de olay bazlı kayıt düzeni sağlanır.

Şablonlarda Neler Var?

Fazla Mesai Talep ve Onay Formu (olay bazlı):

• Çalışan bilgileri ve yıllık onay tarihinin kaydı
• Talep eden yönetici, talep tarihi ve fazla çalışmanın nedeni (iş yoğunluğu, teslim tarihi, arıza, personel eksikliği vb.)
• Planlanan tarih, saat, süre ve türü (%50 fazla çalışma / %25 fazla sürelerle çalışma) tablosu
• Ön kontrol listesi: yıllık onay, yasak gruplar, günlük 11 saat, gece 7,5 saat ve yıllık 270 saat kontrolü
• Çalışanın kabulü ve ücret ya da serbest zaman tercihi
• Fiilî gerçekleşme tablosu, toplam saatler ve bordroya aktarım dönemi

Fazla Çalışma Yıllık Onay Formu:

• Belirli bir dönem için çalışanın yazılı onay beyanı
• Numaralı koşullar: %50 ve %25 zam, serbest zaman karşılıkları, 270 saat sınırı, kayıt ve ücret pusulasında gösterim
• Karşılık tercihi ve onayın geri alınabileceğine ilişkin bilgilendirme
• Ek olarak onayın geri alınması bildirimi sayfası

Nasıl Kullanılır?

1. İşe girişte ve her yılın başında çalışana yıllık onay formunu imzalatın, aslını özlük dosyasına koyun.
2. Fazla çalışma ihtiyacı doğduğunda yönetici talep formunu doldurur: tarih, saat, süre ve neden.
3. İK veya yönetici ön kontrol listesini işaretler; yıllık onayın varlığını ve yıllık toplam saati kontrol eder.
4. Çalışan formu imzalayarak kabulünü ve ücret ya da serbest zaman tercihini belirtir.
5. Çalışma yapıldıktan sonra fiilî başlangıç ve bitiş saatleri PDKS veya imza çizelgesiyle eşleştirilerek forma işlenir.
6. Toplam saatler bordroya ya da serbest zaman kaydına aktarılır; form özlük dosyasında saklanır.

Onayın nasıl alınacağını ve geri alınmasında nelere dikkat edileceğini fazla çalışma onayı nasıl alınır rehberimizde ayrıntılı olarak ele aldık.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

• Tanım ve ücret: Haftalık 45 saati aşan çalışmalar fazla çalışmadır ve her saati için %50 zamlı ücret ödenir. Haftalık süre sözleşmede 45 saatin altında belirlenmişse, bu süreyi aşıp 45 saate kadar yapılan çalışmalar fazla sürelerle çalışmadır ve %25 zamlı ödenir.
• Serbest zaman: Çalışan isterse her fazla çalışma saati yerine 1 saat 30 dakika, her fazla sürelerle çalışma saati yerine 1 saat 15 dakika serbest zaman kullanabilir; bu süre 6 ay içinde kullandırılır.
• Sınır ve onay: Yıllık fazla çalışma 270 saati geçemez ve çalışanın yazılı onayı gerekir.
• Yasak gruplar: 18 yaşından küçükler, gebe, yeni doğum yapmış ve emziren çalışanlar ile kısmi süreli çalışanlara onay olsa bile fazla çalışma yaptırılamaz. Ayrıntılar için fazla çalışma yaptırılamayacak çalışanlar yazımıza bakabilirsiniz.
• Ceza riski: 2026 yılı için fazla çalışma ücretini ödememek, serbest zamanı 6 ay içinde kullandırmamak veya işçi onayını almamak durumunda her işçi için idari para cezası 4.815 TL'dir.

Sık Yapılan Hatalar

• Yalnızca olay bazlı form kullanmak: Talep formu, yıllık yazılı onayın yerini tutmaz; iki belge birlikte kullanılmalıdır.
• Planlanan saati gerçekleşen saat saymak: Ücret fiilen yapılan çalışmaya göre ödenir; gerçekleşme tablosunu boş bırakmayın.
• Yıllık toplamı izlememek: 270 saat sınırı formda işaretlenmeli ve bir hesaplama tablosuyla takip edilmelidir.
• Serbest zamanı süresinde kullandırmamak: Tercih edilen serbest zaman 6 ay içinde kullandırılmazsa ceza riski doğar.
• Onayı geri alan çalışanı listede tutmak: Geri alma bildirimi alındığında planlama listeleri güncellenmelidir.

Şablonu İndirin

Bu şablonlar genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Hukuki sonuç doğuran belgelerde hukuk danışmanınıza başvurun.

Fazla çalışma onaylarınızı, kayıt düzeninizi ve bordro aktarımınızı birlikte gözden geçirmek isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz kapsamında destek veriyoruz. Ücretsiz ilk görüşme için bize ulaşabilirsiniz.