Eksik Gün Bildirim Formu: Ücretsiz Word Şablonu ve Belge Listesi

Bir çalışan ay içinde rapor aldığında, ücretsiz izne çıktığında veya devamsızlık yaptığında SGK'ya 30 günden az prim günü bildirilir. Bu durumda eksik günün nedeni doğru seçilmeli ve dayanak belgeler saklanmalıdır; aksi halde sonradan prim farkı ve idari yaptırım gündeme gelebilir. Eksik gün bildirim formu, birim yöneticisi, İK ve bordro arasında eksik gün bilgisini standart hale getiren bir iç belgedir: kimde, hangi tarihlerde, hangi nedenle eksik gün oluştuğunu ve hangi belgenin eklendiğini tek sayfada toplar.

Hazırladığımız Word şablonu, bordro kapanmadan önce doldurulmak üzere tasarlandı. Formun en işlevsel kısmı, her eksik gün nedeni için hangi belgenin gerektiğini gösteren kontrol tablosudur.

Şablonda Neler Var?

• Dönem ve çalışan bilgileri: bordro dönemi, şube, ad soyad, T.C. kimlik ve sicil numarası, görev, işe giriş tarihi ve çalışma şekli.
• Eksik gün tablosu: başlangıç ve bitiş tarihi, gün sayısı, eksik gün nedeni ve dayanak belge sütunları; toplam eksik gün, bildirilecek prim günü ve puantaj kontrolü alanları.
• Eksik gün nedeni seçenekleri: istirahat (hastalık, iş kazası, meslek hastalığı, analık), ücretsiz izin, disiplin cezası, gözaltı veya tutukluluk, kısmi süreli ya da çağrı üzerine çalışma, devamsızlık, kısa çalışma, doğum sonrası yarım veya kısmi çalışma, grev/lokavt, ay içinde giriş veya çıkış.
• Belge kontrol tablosu: her nedene karşılık gelen belge ve "eklendi" kutusu.
• Açıklama alanı ve onay akışı: birim yöneticisi, İK ve bordro sorumlusu imzaları.

Hangi Nedene Hangi Belge?

e-Bildirge'de seçilecek eksik gün nedeni, SGK'nın güncel listesine göre bordro birimi tarafından belirlenir. Form, hangi nedenin seçileceğine karar vermek için gereken bilgiyi toplar; kod seçimini değil.

Nasıl Kullanılır?

1. Ay boyunca puantajı takip edin; rapor, izin veya devamsızlık oluştuğunda formu ilgili çalışan için açın.
2. Eksik günleri tarih aralığı olarak tabloya yazın. Birden fazla neden varsa her birini ayrı satıra girin.
3. Nedeni işaretleyin ve belge kontrol tablosunda ilgili belgenin eklendiğini doğrulayın.
4. Toplam eksik gün ile puantajdaki gün sayısını karşılaştırın; tutarsızlık varsa bordroya geçmeden düzeltin.
5. Birim yöneticisi, İK ve bordro sorumlusu formu imzalasın.
6. Formu ve ekleri SGK'nın istemesi halinde sunulabilecek şekilde özlük dosyasında saklayın.

Eksik gün nedenlerinin ayrıntılı açıklaması ve sık yapılan hatalar için eksik gün bildirimi nedir? rehberimize göz atabilirsiniz. Devamsızlık kaynaklı eksik günlerde tutanak düzenine dikkat etmek için devamsızlık tutanağı nasıl tutulur? yazımız da yararlı olacaktır.

Dikkat Edilecekler

Eksik gün bildirimi, çalışanın sigortalılık geçmişini ve ileride alacağı hakları doğrudan etkiler. Belgesi olmayan bir eksik gün bildirimi denetimde sorgulanabilir; çalışan da hizmet dökümünde eksik gün görünce itiraz edebilir. Bu nedenle form, bordro kapanışından önce tamamlanmalı ve "belgesi gelince ekleriz" yaklaşımından kaçınılmalıdır. Kısmi süreli çalışanlarda yazılı sözleşme, devamsızlıkta ise o gün tutulan tutanak, sonradan düzenlenen belgelerden çok daha güçlü delildir.

Belge ibraz süreleri ve eksik gün nedenlerinin güncel listesi için SGK duyurularını takip edin. Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Hukuki sonuç doğuran durumlarda hukuk danışmanınıza veya mali müşavirinize başvurun.

Formu yalnızca bordro birimine bırakmak yerine, birim yöneticilerinin eksik gün oluştuğu anda başlatması en sağlıklı yöntemdir. Yönetici, çalışanın neden işte olmadığını ilk bilen kişidir; bilgiyi ay sonunu beklemeden İK ile paylaştığında belge toplamak kolaylaşır ve bordro kapanışındaki yoğunluk azalır.

Sık Yapılan Hatalar

• Devamsızlığı ücretsiz izin gibi göstermek: Gerçek nedene aykırı bildirim, hem çalışanla uyuşmazlık hem de denetim riski yaratır.
• Tutanakları sonradan topluca düzenlemek: Devamsızlık tutanağı o gün, olayı gören kişilerce tutulmalıdır.
• Raporla puantajı eşleştirmemek: Rapor tarihleriyle puantajdaki kodlar uyuşmazsa prim günü yanlış hesaplanır.
• Kısmi süreli çalışanın sözleşmesini dosyada bulundurmamak: Yazılı sözleşme yoksa eksik gün bildirimi zayıf kalır.
• Birden fazla nedeni tek satırda göstermek: Her neden ayrı tarih aralığıyla yazılmalıdır.

Şablonu İndirin

Puantaj, eksik gün ve SGK bildirimlerinizi tek bir düzene bağlamak isterseniz İK Partner'ın iş hukuku ve mevzuat uyumu danışmanlığı ekibi süreçlerinizi birlikte kurmaya hazır. Ücretsiz ilk görüşme için bize ulaşın.