Çalışan Şikayet Başvuru Formu: Word Şablonu ve İnceleme Süreci

Çalışan bir sorunu içeride dile getiremediğinde, sorun ya sessizce büyür ya da doğrudan bir resmî başvuruya, istifaya veya davaya dönüşür. İyi kurulmuş bir iç şikayet kanalı, işverenin sorunu erken öğrenip çözmesini sağlar. Çalışan şikayet başvuru formu, çalışanın işyerinde yaşadığı sorunu, kural ihlalini veya iş anlaşmazlığını yazılı ve güvenli biçimde bildirdiği; İK'nın da incelemeyi, geçici önlemleri ve sonucu kayda aldığı formdur. Bu sayfadaki Word şablonu, gizlilik seçenekleri ve misilleme güvencesiyle başlayan çalışan bölümünü ve gizli İK takip bölümünü tek dosyada sunar.

Şikayetin alınmasından sonra yürütülecek soruşturmanın aşamaları için işyerinde şikayet ve soruşturma süreci rehberimize bakabilirsiniz.

Çalışan Şikayet Başvuru Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Form; psikolojik taciz, cinsel taciz, ayrımcılık, ücret ve özlük hakları, çalışma süreleri, iş sağlığı ve güvenliği, ekip içi anlaşmazlık, haksız disiplin işlemi ve etik ihlaller gibi konularda kullanılabilir. Öneri ve genel geri bildirimler için ayrı bir kanal tutmak, şikayet dosyalarının ciddiyetini korur.

İşverenin bu konudaki sorumluluğu yalnızca iyi yönetim tercihi değildir. Türk Borçlar Kanunu md. 417, işverene işçinin kişiliğini koruma, işyerinde dürüstlük ilkelerine uygun bir düzen sağlama ve özellikle psikolojik ve cinsel tacizi önleme yükümlülüğü getirir. Tacize uğrayanların daha fazla zarar görmemesi için önlem almak da bu yükümlülüğün parçasıdır. Konunun ayrıntıları için mobbing ve işverenin sorumluluğu yazımıza bakabilirsiniz.

Şablonda Neler Var?

Başvurmadan önce notu: Gizlilik, misilleme yasağı ve acil güvenlik risklerinde formu beklemeden bildirim yapılması gerektiği.

1. Başvuran bilgileri: Üç gizlilik seçeneği (kimlikle, kimliğin yalnızca inceleme ekibince bilinmesi, anonim) ve iletişim tercihi.

2. Şikayet konusu: On kategorili, birden fazla seçilebilen liste.

3. Olayın anlatımı: Tarih/dönem, yer (çevrim içi ve iş dışı etkinlik dahil), tekrar sayısı, olayın sürüp sürmediği ve serbest anlatım satırları.

4. İlgili kişiler: Şikayet edilen, tanık ve bilgi sahibi kişiler tablosu.

5–6. Belgeler, önceki bildirimler ve beklenti: Ek türleri (sağlık raporu eklemek isteğe bağlı), daha önce kime bildirildiği ve çalışanın beklediği çözüm.

7. Beyan ve KVKK notu: İyi niyet ve gizlilik beyanı; kişisel ve özel nitelikli verilerin nasıl işleneceği.

8. İK takip bölümü (gizli, 2. sayfa): Kayıt no, alındı bildirimi, inceleme sorumlusu; öncelik, çıkar çatışması, geçici koruma önlemi, İSG ve hukuk bilgilendirmesi; işlem günlüğü tablosu.

9. Sonuç ve kapanış: Doğrulama sonucu, alınan önlemler, başvurana sonuç bildirimi, 30 ve 90 günlük misilleme takibi ve İK hatırlatma notu.

Bu Başvuru Geldiğinde İşveren Ne Yapmalı?

1. Kayda alın ve alındığını bildirin. Başvuruya kayıt numarası verin; başvurana alındı bilgisini kısa sürede iletin. Sessizlik, çalışanın güvenini ilk günden zedeler.
2. Önceliği belirleyin. Taciz, şiddet tehdidi veya ciddi İSG riski içeren başvurular acil kabul edilmelidir.
3. Doğru kişiyi görevlendirin. İnceleme sorumlusu, şikayet edilenle hiyerarşik bağı veya çıkar çatışması olmayan biri olmalıdır. Şikayet edilen kişi üst yönetimdense dış destek değerlendirin.
4. Geçici önlem alın. Gerekiyorsa vardiya veya çalışma yeri ayrımı, raporlama hattı değişikliği gibi önlemler alın. Önlem, başvuranı cezalandırır nitelikte olmamalıdır; örneğin başvuranın isteği dışında görev yerinin değiştirilmesi misilleme olarak algılanabilir.
5. Tarafları dinleyin. Başvuranı, şikayet edileni ve tanıkları ayrı ayrı dinleyin; görüşmeleri tutanağa geçirin. Şikayet edilene de iddialara cevap verme imkânı tanıyın.
6. Karar verin ve önlem alın. Delilleri değerlendirerek sonucu yazın; disiplin, eğitim, süreç değişikliği veya ödeme düzeltmesi gibi önlemleri uygulayın.
7. Başvurana sonucu bildirin. Başvuranın, şikayetin incelendiğini ve önlem alındığını öğrenmesi gerekir; şikayet edilen kişiye ilişkin disiplin ayrıntıları ise paylaşılmaz.
8. Misillemeyi izleyin. Kapanıştan 30 ve 90 gün sonra başvuranla kısa bir görüşme yapın; olumsuz bir değişiklik olup olmadığını sorun.

Şikayet sürecini sistem olarak kurmak istiyorsanız şikayet yönetimi nedir yazımız, kanalların ve sorumlulukların nasıl tasarlanacağını anlatır.

Örnek Metin

Şablonun başındaki bilgilendirme ve çalışan beyanı şöyledir:

Başvurunuz gizlilik ilkesiyle ve yalnızca incelemeyle görevli kişilerce değerlendirilir. İyi niyetle şikayette bulunan hiçbir çalışana bu nedenle olumsuz işlem yapılmaz; misilleme ayrı bir disiplin konusudur. Acil bir güvenlik veya sağlık riski varsa formu beklemeden derhal yöneticinize, İSG uzmanına veya [Acil İletişim Hattı]'na bildiriniz.

Bu başvurudaki bilgileri iyi niyetle ve bildiğim kadarıyla doğru olarak verdiğimi; inceleme sırasında gizliliğe uyacağımı beyan ederim. Bilerek gerçeğe aykırı şikayetin disiplin sonucu doğurabileceğini biliyorum.

Nasıl Doldurulur?

1. Formu intranet, İK portalı veya kapalı zarf gibi gizliliği koruyan bir kanaldan erişilebilir kılın.
2. Çalışan gizlilik tercihini seçer; anonim başvuruda iletişim kurulamayacağı için incelemenin sınırlı kalabileceği formda açıkça yazılıdır.
3. Çalışan konu, olay, ilgili kişiler, belgeler ve beklenti bölümlerini doldurur, beyanı imzalar.
4. İK, ikinci sayfayı gizli dosyada tutar; ilk değerlendirme tablosunu 1–2 iş günü içinde doldurur.
5. Her inceleme adımı işlem günlüğüne tarihli olarak yazılır.
6. Sonuç, önlemler ve bildirim tarihleri yazılarak dosya kapatılır; misilleme takip tarihleri takvime işlenir.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Ayrımcılık iddialarında ispat yükünün yer değiştirebilmesi, şikayet dosyasının düzenli tutulmasını özellikle önemli kılar. Konunun ayrıntıları için eşit davranma ilkesi nedir yazımıza bakabilirsiniz. İç kanaldan sonuç alamayan çalışan resmî makamlara da başvurabilir; bu ihtimale nasıl hazırlanacağınızı çalışan iş müfettişine şikayet ettiğinde yazımızda anlattık.

Sık Yapılan Hatalar

• Şikayeti şikayet edilen yöneticiye iletmek. Başvurunun ilk durağı, şikayet edilenin kendisi olmamalıdır.
• Anonim başvuruyu görmezden gelmek. Anonim başvurular sınırlı incelenebilir; ama tekrar eden örüntüler önemli bir uyarıdır.
• Başvuranı "korumak" adına yerinden etmek. Başvuranın isteği dışında görev değişikliği misilleme olarak algılanabilir.
• Şikayet edileni dinlemeden karar vermek. Tek taraflı inceleme, sonraki disiplin işlemini zayıflatır.
• Sonucu bildirmemek. Başvuran ne olduğunu öğrenemezse kanal güvenilirliğini yitirir.
• Dosyayı genel özlük dosyasına koymak. Şikayet dosyaları ayrı ve erişimi sınırlı tutulmalıdır.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; şikayet politikanıza, disiplin yönetmeliğinize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; taciz ve ayrımcılık gibi ciddi iddialarda somut durumunuz için uzman desteği alın. Politika tarafını kurmak için mobbing ve taciz önleme politikası şablonumuz da işinize yarayabilir. Şikayet ve soruşturma süreçlerinizi mevzuata uygun hale getirmek isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden destek alabilir ya da bizimle iletişime geçin.