Maaş Yazısı Örneği: Çalışma Durum Belgesi Ücretsiz Word Şablonu

Çalışanlar kredi başvurusu, kira sözleşmesi, okul kaydı veya vize işlemleri için sık sık işverenden "maaş yazısı" ister. Bu belge, kişinin şirkette çalıştığını, görevini, işe giriş tarihini ve ücretini teyit eder. Hazır bir maaş yazısı örneği kullanmak, İK ekibinin her talepte yeniden metin yazmasını önler ve şirket adına verilen bilgilerin tutarlı olmasını sağlar.

Hazırladığımız Word şablonunda iki sayfa yer alıyor: Türk kurumları için Türkçe çalışma ve ücret teyit yazısı ile konsolosluk ve yabancı kurumlar için İngilizce "Employment Verification Letter". Her iki sayfada da izin tarihleri ve seyahat masrafları için ayrı alanlar bulunur.

Şablonda Neler Var?

Türkçe sayfa:

• Şirket unvanı, adresi ve vergi numarası; sayı ve tarih alanları.
• "İlgili makama" veya belirli bir kuruma hitap.
• Çalışma ve ücret tablosu: ad soyad, kimlik veya pasaport numarası, işe giriş tarihi, unvan ve departman, çalışma şekli (tam/kısmi süreli, belirli/belirsiz süreli), aylık brüt ve net ücret, düzenli ek ödemeler.
• Vize başvuruları için izin başlangıç, bitiş ve işe dönüş tarihleri; seyahat masraflarının kime ait olduğunu gösteren seçenekler.
• Belgenin hangi kuruma ve hangi amaçla verildiğini belirten, şirketi başka bir taahhüt altına sokmayan kapanış cümlesi.
• Yetkili adı, unvanı, imza ve kaşe alanı.

İngilizce sayfa: aynı bilgilerin konsoloslukların alışık olduğu biçimde düzenlenmiş hali; onaylı yıllık izin ve işe dönüş tarihi cümlesi, imza yetkilisi ve kaşe alanı.

İK notu: ücret bilgisinin kişisel veri olduğunu, yalnızca çalışanın yazılı talebiyle verilmesi gerektiğini hatırlatan kutu.

Nasıl Kullanılır?

1. Çalışandan, yazının hangi kuruma ve hangi amaçla verileceğini belirten kısa bir yazılı talep alın.
2. Kurum Türkiye'deyse Türkçe sayfayı, konsolosluk veya yabancı kurumsa İngilizce sayfayı kullanın; gerekirse ikisini birlikte verin.
3. Ücret bilgilerini son bordrodan alın; brüt ve net tutarları ve hangi döneme ait olduğunu doğru yazın.
4. Vize başvurularında izin tarihlerinin onaylı izin kaydıyla aynı olduğunu kontrol edin.
5. Yazıya sayı verin, imza yetkisi olan kişiye imzalatıp kaşeleyin.
6. Bir kopyasını talep yazısıyla birlikte özlük dosyasına koyun.

Kurumların beklentileri birbirinden biraz farklıdır. Bankalar ve finans kuruluşları genellikle net ücreti, işe giriş tarihini ve sözleşme türünü ister; bazıları son birkaç aylık ücret hesap pusulalarını da ekte görmek ister. Konsolosluklar izin tarihlerine, işe dönüş tarihine ve seyahat masraflarının kim tarafından karşılanacağına odaklanır. Okul, kira veya kamu kurumu başvurularında ise çoğu zaman yalnızca çalışmanın devam ettiğini gösteren kısa bir teyit yeterlidir. Bu nedenle şablondaki ücret ve izin satırlarını, talep edilen amaca göre sadeleştirmekten çekinmeyin; gereksiz kişisel bilgi paylaşmamak da veri güvenliğinin bir parçasıdır.

Maaş Yazısı ile Çalışma Belgesi Arasındaki Fark

Bu iki belge sık karıştırılır, ancak amaçları ve dayanakları farklıdır:

Çalışma belgesinin içeriği ve verilmemesinin sonuçları için çalışma belgesi nedir? İş Kanunu md. 28 yazımıza göz atabilirsiniz. Md. 28 kapsamında çalışma belgesi vermemek veya gerçeğe aykırı bilgi yazmak, 2026 yılında her işçi için 2.531 TL idari para cezası gerektirir. Maaş yazısı için böyle bir yaptırım bulunmasa da gerçeğe aykırı bilgi vermek şirket açısından ciddi sorumluluk doğurabilir.

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Hukuki sonuç doğurabilecek beyanlarda hukuk danışmanınıza başvurun.

Sık Yapılan Hatalar

• Talep almadan ücret bilgisi paylaşmak: Ücret kişisel veridir; çalışanın talebi ve amacı olmadan üçüncü kişilere bildirilmemelidir.
• Gerçeğe aykırı veya yuvarlanmış tutar yazmak: Kredi veya vize için "yardımcı olmak" amacıyla tutarı yüksek göstermek şirketi zor durumda bırakır.
• Brüt ve net ayrımını belirtmemek: Kurumlar çoğu zaman net ücreti sorar; ikisini de dönem bilgisiyle yazın.
• İzin tarihlerini kayıtlarla eşleştirmemek: Vize yazısındaki tarihler, izin formuyla tutarlı olmalıdır.
• İmza yetkisi olmayan kişinin imzalaması: Konsolosluklar yetkili imzası ve kaşe arar.

Şablonu İndirin

Çalışanlara verilen belgeleri standart hale getirmek, kişisel veri ve özlük dosyası süreçlerini mevzuata uygun kurmak için İK Partner'ın iş hukuku ve mevzuat uyumu danışmanlığı hizmetinden yararlanabilirsiniz. Ücretsiz ilk görüşme için bize ulaşın.