İşten ayrılan her çalışana, ayrılış nedeni ne olursa olsun, işyerinde yaptığı işi ve çalışma süresini gösteren bir belge verilmesi gerekir. Bu sayfadaki çalışma belgesi örneği, 4857 sayılı İş Kanunu md. 28'e uygun biçimde hazırlanmış, İK Partner logolu ve ücretsiz bir Word şablonudur. Belge, işin çeşidi ve süresiyle sınırlı tutulmuştur. Çalışanın hal ve davranışına ilişkin bölüm ise yalnızca çalışanın talebi halinde kullanılmak üzere ayrı tasarlanmıştır.
Çalışma belgesinin hukuki niteliği ve zorunluluğu hakkında ayrıntılı bilgi için çalışma belgesi nedir rehberimize göz atabilirsiniz. Burada şablonun doldurulmasına odaklanıyoruz.
Çalışma Belgesi (Word) İndirŞablonda Neler Var?
Şablon iki sayfadan oluşur: çalışana verilen belge ve İK'nın özlük dosyasında tuttuğu kayıt sayfası.
Belge sayfası:
- Tarih, sayı ve konu satırı,
- İşveren unvanı, işyeri adresi, SGK işyeri sicil numarası ve vergi bilgileri,
- Çalışanın adı soyadı, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi ve sicil numarası,
- İşe giriş ve ayrılış tarihleri, toplam çalışma süresi ve son görev,
- Görev değişikliği olan çalışanlar için her dönemi ayrı gösteren görev tablosu,
- md. 28'e atıf yapan belge beyanı,
- İsteğe bağlı hal ve davranış bölümü ile işveren imza ve kaşe alanı.
İK kayıt sayfası:
- Talep tarihi ve şekli, hal ve davranış bilgisinin istenip istenmediği, teslim şekli,
- Çalışanın teslim aldığına dair imza alanı,
- Düzenleme öncesi beş maddelik kontrol listesi ve yasal hatırlatma notu.
Nasıl Kullanılır?
- Tarihleri SGK kayıtlarıyla karşılaştırın. İşe giriş ve ayrılış tarihleri, SGK işe giriş ve işten ayrılış bildirgeleriyle aynı olmalıdır.
- Toplam süreyi yıl, ay ve gün olarak yazın. Birden fazla giriş-çıkışı olan çalışanlarda dönemleri tabloda ayrı satırlarda gösterin.
- Görevleri gerçek iş tanımıyla doldurun. Özlük dosyasındaki görev değişikliği yazılarını esas alın. "Yapılan işin kısa tanımı" sütununa ana sorumlulukları sade bir dille yazın.
- Hal ve davranış bölümüne karar verin. Çalışan yazılı olarak talep etmediyse bu bölümü belgeden tamamen çıkarın. Talep varsa gerçeğe uygun ve nesnel bir değerlendirme yazın.
- Ayrılış nedenini yazmayın. Belge işin çeşidi ve süresini gösterir; fesih gerekçesi, disiplin geçmişi veya çıkış kodu bu belgenin konusu değildir.
- İmzalayın ve kaşeleyin. Belgeyi yetkili kişi imzalasın, şirket kaşesi basılsın.
- Teslim edin ve kaydı tutun. Kayıt sayfasında teslim imzasını alın. Belgenin bir örneğini ve kayıt sayfasını özlük dosyasında saklayın.
Çalışan işyerine gelemiyorsa belgeyi posta veya kargo ile gönderebilirsiniz. Bu durumda gönderi belgesini ve kargo takip kaydını kayıt sayfasına ekleyin. Çalışan taranmış bir kopyayı e-posta ile istiyorsa bunu da kayda geçirin, ancak aslını ayrıca teslim etmeyi ihmal etmeyin. Belgenin geç verilmesi veya hiç verilmemesi, çalışanın yeni bir işe başlamasını zorlaştırabilir ve işverenin sorumluluğunu doğurabilir. Bu nedenle çalışma belgesini çıkış kontrol listenizin sabit bir adımı haline getirmeniz önerilir.
Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler
İş Kanunu md. 28'e göre işten ayrılan çalışana işin çeşidini ve süresini gösteren bir belge verilmesi zorunludur. Çalışan isterse belgeye hal ve davranışı da yazılır. Belgeyi zamanında vermeyen veya belgeye gerçeğe aykırı bilgi yazan işveren, çalışanın ve onu işe alacak yeni işverenin bu nedenle uğrayacağı zararlardan sorumlu tutulabilir.
| Konu | Kural |
|---|---|
| Zorunlu içerik | İşin çeşidi ve süresi |
| Hal ve davranış | Yalnızca çalışanın isteği üzerine |
| Kime verilir | Ayrılış nedeninden bağımsız olarak işten ayrılan her çalışana |
| İdari para cezası (2026) | Belgeyi vermemek veya gerçeğe aykırı bilgi yazmak: her işçi için 2.531 TL |
Çalışma belgesi bir referans mektubu değildir. Ayrılan çalışana olumlu bir tavsiye yazısı vermek isterseniz bunu ayrı bir belgeyle yapın; bunun için referans mektubu örneği yazımızdan yararlanabilirsiniz. Belgede yer alan kişisel veriler KVKK kapsamında korunmalı, belge yalnızca çalışana veya yazılı olarak yetkilendirdiği kişiye teslim edilmelidir.
Sık Yapılan Hatalar
- Çalışma belgesini yalnızca çalışan ısrar ettiğinde hazırlamak veya teslimi geciktirmek.
- Giriş-çıkış tarihlerini SGK kayıtlarından farklı yazmak.
- Talep olmadığı halde hal ve davranış değerlendirmesi eklemek.
- Belgeye ayrılış nedeni, disiplin cezası veya olumsuz yorum yazmak.
- Görev değişikliklerini göstermeyip yalnızca son unvanı yazmak.
- Teslimi belgelememek; özlük dosyasında örnek bırakmamak.
Şablonu İndirin
Çalışma Belgesi (Word) İndirŞablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Hal ve davranış bilgisi içeren veya bir uyuşmazlık sırasında düzenlenen belgelerde hukuk danışmanınıza başvurmanızı öneririz.
İşten ayrılış süreçlerinizi, özlük dosyası düzeninizi ve zorunlu belgelerinizi mevzuata uygun hale getirmek isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden destek alabilirsiniz. İlk görüşme ücretsizdir.
