Çok uluslu bir şirketin Türkiye ofisinde çalışıyorsanız, çalışan verilerinin yurt dışındaki bir merkeze gitmesi gündelik bir işleyiştir: Global İK yazılımı, merkezdeki performans kalibrasyonu, yurt dışındaki bordro sağlayıcısı, grup çapında yetenek havuzu... Tamamen yerli bir KOBİ bile, sunucuları yurt dışında bulunan bir e-posta, bulut depolama veya İK yazılımı kullandığında farkında olmadan yurt dışına veri aktarımı yapar.
6698 sayılı KVKK'nın 9. maddesi, 7499 sayılı Kanun ile yapılan ve 1 Haziran 2024'te yürürlüğe giren değişiklikle kapsamlı biçimde yeniden düzenlendi. Eski sistemde yurt dışı aktarımların büyük kısmı çalışanın açık rızasına dayandırılıyordu. Yeni sistemde ise aktarım için kademeli bir yapı getirildi: önce yeterlilik kararı, yoksa uygun güvenceler, o da yoksa yalnızca arızi durumlarda istisnalar. Bu değişiklik, yurt dışına düzenli veri aktaran işverenlerin belge setlerini yeniden kurgulamasını gerektirdi.
Bu yazıda yeni düzenlemenin İK açısından anlamını ve uygulanabilir bir yol haritasını ele alıyoruz.
Yeni Sistemde Yurt Dışına Veri Aktarımı: Üç Kademe
Değişiklik sonrası md. 9'un yapısı şöyle özetlenebilir:
| Kademe | Ne zaman uygulanır? | İK açısından örnek |
|---|---|---|
| 1. Yeterlilik kararı | Kurul, alıcı ülke, sektör veya uluslararası kuruluş hakkında yeterlilik kararı vermişse | Kararın kapsamındaki ülkeye aktarım |
| 2. Uygun güvenceler | Yeterlilik kararı yoksa ve aktarımın md. 5 veya md. 6'daki şartlardan birine dayanması halinde | Grup şirketiyle standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları |
| 3. Arızi aktarım istisnaları | İlk iki kademe uygulanamıyorsa ve aktarım arızi nitelikteyse | Tekil bir yurt dışı eğitim kaydı veya seyahat organizasyonu |
Yeterlilik kararlarının güncel listesi için Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun duyurularını takip etmeniz gerekir.
Uygun Güvenceler: Düzenli Aktarımın Ana Yolu
Yeterlilik kararı bulunmayan bir ülkeye düzenli veri aktarımı yapılıyorsa, uygulamada en sık başvurulan yöntem uygun güvencelerdir. Kanunda sayılan başlıca güvenceler şunlardır:
- Standart sözleşme: Kurul'un ilan ettiği standart sözleşme metninin taraflarca imzalanması. Standart sözleşme imzalandıktan sonra kanunda öngörülen süre içinde Kurul'a bildirilmesi gerekir. Bildirim süresi ve usulü için güncel yönetmelik ve Kurum duyurularını kontrol edin.
- Bağlayıcı şirket kuralları: Ortak ekonomik faaliyette bulunan grup şirketleri için, Kurul onayına tabi olan ve grup içi aktarımları düzenleyen kurallar.
- Yazılı taahhütname: Yeterli korumayı sağlayan hükümler içeren ve Kurul izniyle yapılan aktarımlar.
- Kamu kurumları arasındaki uluslararası anlaşmalar (özel sektör işverenleri için genellikle geçerli değildir).
Standart sözleşmenin metni Kurul tarafından belirlendiği için taraflar bu metni değiştiremez; yalnızca boş bırakılan alanları doldurabilir. Bu nedenle global bir şirketin kendi "veri aktarım sözleşmesi" şablonu, Türkiye'den yapılan aktarımlar için tek başına yeterli olmayabilir.
Arızi Aktarımlar: Açık Rıza Artık Genel Çözüm Değil
Yeni düzenlemede açık rıza, yalnızca arızi aktarımlar için sayılan istisnalardan biridir ve ilgili kişinin olası riskler hakkında bilgilendirilmesi şartına bağlıdır. Arızi aktarım; düzenli olmayan, bir veya birkaç defa gerçekleşen, süreklilik arz etmeyen aktarım olarak anlaşılır. Diğer arızi aktarım halleri arasında ilgili kişiyle yapılan sözleşmenin ifası için aktarımın zorunlu olması ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması gibi durumlar yer alır.
Bu, İK açısından önemli bir sonuç doğurur: Her gün yurt dışındaki bir İK sistemine veri gönderen bir şirket, bu aktarımı çalışanlardan alınan açık rızaya dayandıramaz. Eski düzenleme döneminden kalma "yurt dışı aktarım açık rıza formları" ile düzenli aktarım yapmaya devam etmek ciddi bir uyumsuzluktur.
İK Süreçlerinde Tipik Yurt Dışı Aktarımlar
Şirketinizde aktarım olup olmadığını anlamak için şu sorulara yanıt verin:
- İK yazılımınızın, e-posta ve dosya paylaşım hizmetlerinizin sunucuları nerede?
- Yurt dışındaki grup şirketi veya merkez, Türkiye'deki çalışanların verilerine erişebiliyor mu?
- Performans, ücret veya yetenek verileri global raporlama için yurt dışına gönderiliyor mu?
- Yurt dışındaki bir eğitim platformu, değerlendirme aracı veya işe alım yazılımı kullanıyor musunuz?
- Yurt dışı seyahat, vize veya konaklama işlemleri için çalışan verileri yabancı firmalarla paylaşılıyor mu?
- Yurt dışındaki bir hizmet sağlayıcısının destek ekibi, sistemlerinize uzaktan erişebiliyor mu?
Uzaktan erişim de aktarım sayılabilir. Sunucu Türkiye'de olsa bile, yurt dışındaki bir destek ekibinin verilere erişebilmesi değerlendirmeye alınmalıdır.
Yol Haritası: Aktarımlarınızı Uyumlu Hale Getirin
- Envanter: Tüm yurt dışı aktarımları alıcı, ülke, veri kategorisi ve sıklık bazında listeleyin.
- Sınıflandırma: Her aktarımın düzenli mi arızi mi olduğunu belirleyin.
- Dayanak seçimi: Düzenli aktarımlar için yeterlilik kararı veya uygun güvence (çoğunlukla standart sözleşme) belirleyin.
- Sözleşme ve bildirim: Standart sözleşmeleri imzalayın ve Kurul'a bildirimi süresinde yapın.
- Aydınlatma güncellemesi: Çalışan aydınlatma metninde yurt dışı aktarımı, alıcı gruplarını ve amacı açıklayın.
- VERBİS güncellemesi: Sicilde yurt dışı aktarım beyanını envanterle uyumlu hale getirin.
- Eski rıza formlarının değerlendirilmesi: Düzenli aktarımlar için kullanılan eski rıza formlarını yeni dayanaklarla değiştirin.
Yurt dışında sunucusu bulunan bulut İK yazılımları için sözleşme tarafında dikkat edilecek noktalar bulut İK yazılımı ve veri işleyen sözleşmesi yazımızda ayrıntılı olarak yer alıyor.
Aktarım Haritanızı Birlikte Çıkaralım
Yurt dışı aktarım, KVKK'da 2024 sonrası en çok değişen alanlardan biri ve birçok şirketin belge seti hâlâ eski düzenlemeye göre kurgulanmış durumda. İK Partner, İK süreçlerinizdeki yurt dışı veri akışlarını haritalar, uygun dayanakları belirler ve aydınlatma ile sicil kayıtlarınızı uyumlu hale getirir. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz kapsamında ücretsiz ilk görüşme için bize ulaşabilirsiniz.
Not: Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat ve Kurul uygulamaları değişebilir. Somut durumlar için hukuk danışmanınıza başvurmanızı öneririz.
