Müşteri listeleri, fiyat yapıları, yazılım kodları, tedarikçi koşulları ve henüz duyurulmamış projeler, çoğu şirketin en değerli varlıklarıdır. Bu bilgilere erişen çalışanlarla imzalanan bir gizlilik sözleşmesi (NDA – non-disclosure agreement), hangi bilgilerin korunacağını ve bu yükümlülüğün ne kadar süreceğini açıkça ortaya koyar.
Türk Borçlar Kanunu, işçiye zaten bir sadakat borcu yükler: işçi, iş ilişkisi süresince öğrendiği üretim ve iş sırları gibi bilgileri kendi yararına kullanamaz ve başkalarına açıklayamaz; bu yükümlülük, işverenin haklı menfaatinin korunması için gerekli olduğu ölçüde iş ilişkisi sona erdikten sonra da devam eder. Ancak kanundaki genel ifade, hangi bilginin "sır" sayılacağı konusunda tartışmaya açıktır. Yazılı bir gizlilik sözleşmesi bu belirsizliği azaltır ve ispatı kolaylaştırır.
Bu yazıda bir çalışan gizlilik sözleşmesinde bulunması gereken maddeleri, doldurulabilir bir örnek metni ve sık yapılan hataları ele alıyoruz.
Çalışan Gizlilik Sözleşmesi (Word) İndirGizlilik Sözleşmesi ile Rekabet Yasağı Arasındaki Fark
Gizlilik sözleşmesi çoğu zaman rekabet yasağıyla karıştırılır. Oysa ikisi farklı amaçlara hizmet eder:
| Konu | Gizlilik sözleşmesi | Rekabet yasağı sözleşmesi |
|---|---|---|
| Amaç | Gizli bilginin açıklanmasını ve kullanılmasını önlemek | Çalışanın ayrıldıktan sonra rakip faaliyette bulunmasını sınırlamak |
| Çalışma özgürlüğüne etkisi | Çalışanın başka yerde çalışmasını engellemez | Belirli yer, süre ve iş türüyle sınırlı olarak engeller |
| Geçerlilik şartları | Gizli bilginin makul biçimde tanımlanması | Kanundaki özel şekil ve sınırlama şartları |
| Süre | Bilgi gizli kaldığı sürece makul ölçüde | Kanuni sınırlar içinde |
Rekabet yasağının geçerlilik şartları için rekabet yasağı sözleşmesi yazımıza bakabilirsiniz. Pek çok şirket iki düzenlemeyi aynı metinde toplar; bu durumda her birinin kendi şartlarını ayrı ayrı karşılaması gerekir.
Gizlilik Sözleşmesinde Bulunması Gereken Maddeler
Etkili bir gizlilik sözleşmesi şu başlıkları içermelidir:
- Taraflar ve amaç: Sözleşmenin hangi iş ilişkisi kapsamında yapıldığı.
- Gizli bilginin tanımı: Korunan bilgi türlerinin örneklerle sayılması. "Her türlü bilgi" gibi sınırsız tanımlar yerine, şirketin gerçekten korumak istediği bilgi kategorileri yazılmalıdır.
- İstisnalar: Kamuya açık bilgiler, çalışanın işe girmeden önce zaten bildiği bilgiler ve yasal zorunlulukla açıklanması gereken bilgiler.
- Kullanım ve koruma yükümlülüğü: Bilginin yalnızca iş amacıyla kullanılması, yetkisiz kişilerle paylaşılmaması, kişisel cihaz ve hesaplara aktarılmaması.
- İade ve imha: İş ilişkisi sona erdiğinde belge, dosya ve kopyaların iadesi.
- Süre: Yükümlülüğün iş ilişkisi süresince ve sonrasında ne kadar devam edeceği.
- Kişisel verilerin korunması: Müşteri ve çalışan verilerinin mevzuata uygun işlenmesi.
- Aykırılığın sonuçları: Tazminat, varsa cezai şart ve disiplin sonuçları.
- Uyuşmazlık çözümü ve imza.
Gizlilik Sözleşmesi Örneği
ÇALIŞAN GİZLİLİK SÖZLEŞMESİ
1. Taraflar. İşbu sözleşme, [Şirket unvanı] ("Şirket") ile [Ad Soyad], T.C. Kimlik No: [numara] ("Çalışan") arasında, taraflar arasındaki [Tarih] tarihli iş sözleşmesinin eki olarak düzenlenmiştir.
2. Gizli bilgi. Gizli bilgi; Şirket'in müşteri ve tedarikçi bilgileri, fiyatlandırma ve maliyet yapıları, ticari stratejileri, teklif ve sözleşme içerikleri, yazılım, tasarım ve teknik dokümanları, çalışanlara ait kişisel veriler ile [şirkete özgü diğer kategoriler] dahil olmak üzere, Çalışan'ın görevi nedeniyle öğrendiği ve kamuya açık olmayan bilgileri ifade eder.
3. İstisnalar. Kamuya açık hale gelmiş bilgiler (Çalışan'ın aykırılığı sonucu açıklananlar hariç), Çalışan'ın işe başlamadan önce yasal yollarla bildiği bilgiler ve yasal zorunluluk veya yetkili makam kararı ile açıklanması gereken bilgiler bu sözleşme kapsamında değildir. Yasal zorunlulukla açıklama gerekmesi halinde Çalışan, mümkün olduğu ölçüde Şirket'i önceden bilgilendirir.
4. Yükümlülükler. Çalışan, gizli bilgiyi yalnızca görevinin gerektirdiği ölçüde kullanacağını, yetkisiz kişilerle paylaşmayacağını, Şirket onayı olmadan kişisel e-posta, bulut depolama veya cihazlara aktarmayacağını ve bilgi güvenliği politikalarına uyacağını kabul eder.
5. İade. İş ilişkisinin herhangi bir nedenle sona ermesi veya Şirket'in talebi halinde Çalışan, gizli bilgi içeren tüm belge, dosya ve kopyaları iade eder veya Şirket'in talimatına göre imha eder ve bunu yazılı olarak teyit eder.
6. Süre. Bu sözleşmedeki yükümlülükler iş ilişkisi süresince ve sona ermesinden sonra [süre] boyunca, ticari sır niteliğindeki bilgiler bakımından ise bu bilgiler gizli kaldığı sürece devam eder.
7. Aykırılık. Çalışan'ın bu sözleşmeye aykırı davranışı halinde Şirket'in uğradığı zararın tazminini talep etme hakkı saklıdır. Aykırılık, iş sözleşmesi ve disiplin hükümleri çerçevesinde ayrıca değerlendirilebilir.
8. Yetki. Uyuşmazlıklarda [yer] mahkemeleri yetkilidir.
[Tarih] – Şirket: [Yetkili Ad Soyad, imza, kaşe] – Çalışan: [Ad Soyad, imza]
Cezai Şart Konulabilir mi?
Gizlilik sözleşmelerine aykırılık halinde ödenecek bir cezai şart eklenebilir; ancak iş ilişkilerinde yalnızca işçi aleyhine öngörülen cezai şart hükümleri geçersizlik riski taşır. Bu nedenle cezai şart düşünülüyorsa, düzenlemenin dengeli kurgulanması, tutarın aşırı olmaması ve hukuk danışmanı tarafından incelenmesi gerekir. Uygulamada birçok işveren cezai şart yerine, uğranılan gerçek zararın tazmini ve disiplin sonuçlarıyla yetinmeyi tercih eder.
KVKK Boyutu
Gizlilik sözleşmesi, çalışanın erişebildiği kişisel verilerin korunması açısından da önemli bir araçtır. Müşteri, tedarikçi ve diğer çalışanlara ait kişisel verilere erişen çalışanların, bu verileri yalnızca yetkileri dahilinde işleyeceklerini taahhüt etmeleri, şirketin veri güvenliği tedbirlerinin bir parçasıdır. Bununla birlikte, çalışanın kendi kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin bilgilendirme gizlilik sözleşmesiyle değil, ayrı bir aydınlatma metniyle yapılmalıdır.
Sık Yapılan Hatalar
- Gizli bilgiyi "şirkete ait her türlü bilgi" şeklinde sınırsız tanımlamak
- Çalışanın genel mesleki bilgi ve tecrübesini de gizli bilgi kapsamına almaya çalışmak
- Süreyi hiç belirtmemek veya makul olmayan biçimde sınırsız tutmak
- İade ve imha yükümlülüğünü ilişik kesme sürecine bağlamamak
- Sözleşmeyi imzalatıp bilgi güvenliği politikalarını çalışana hiç tebliğ etmemek
- Rekabet yasağı ile gizlilik hükümlerini birbirine karıştırmak
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat ve yargı uygulaması değişebilir. Örnek metin her pozisyon için uygun olmayabilir; nihai metni hukuk danışmanınıza kontrol ettirin.
Şablonu İndirin
Şablon, yukarıdaki maddeleri gizli bilgi kategorileri, istisnalar, yükümlülükler, süre, KVKK ve aykırılık hükümleriyle genişletilmiş halde ve ilişik kesmede kullanılacak iade ve imha teyit formuyla birlikte içerir. Gizli bilgi kategorilerini ve süreyi pozisyona göre uyarlayın.
Çalışan Gizlilik Sözleşmesi (Word) İndirGizlilik ve Uyum Belgelerinizi Birlikte Hazırlayalım
İK Partner olarak iş sözleşmesi eklerini, gizlilik ve rekabet yasağı düzenlemelerini, aydınlatma metinlerini birbiriyle uyumlu bir set halinde hazırlıyoruz. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz hakkında bilgi almak için ücretsiz ilk görüşme talep edebilirsiniz.
