Yılbaşı partisinden kareler, yeni ofisin açılış videosu, "ekibimizle tanışın" sayfası, işe alım ilanlarında gülümseyen çalışan yüzleri, kurumsal hesaplarda paylaşılan doğum günü kutlamaları... İşveren markası çalışmaları büyüdükçe, çalışan fotoğrafı kullanımı da İK ve iletişim ekiplerinin gündelik işi haline geldi. Ancak tanınabilir bir yüz içeren her fotoğraf ve video, 6698 sayılı KVKK kapsamında kişisel veridir ve her kullanım için ayrı bir hukuki değerlendirme gerektirir.
Burada sık yapılan hata, tüm kullanımları aynı kefeye koymaktır. Kimlik kartındaki fotoğraf ile kurumsal Instagram hesabında paylaşılan tatil temalı tanıtım videosu, KVKK açısından çok farklı değerlendirilir. Birincisi iş ilişkisinin yürütülmesi için gerekli olabilir; ikincisi ise çoğu zaman yalnızca çalışanın açık rızasıyla mümkündür.
Bu yazıda yaygın kullanım alanlarını tek tek ele alıyor, rıza süreçlerini nasıl yöneteceğinizi ve bir sosyal medya politikasında nelere yer vermeniz gerektiğini anlatıyoruz.
Çalışan Fotoğrafı Kullanımında Hukuki Sebepler
KVKK md. 5'e göre kişisel veri, açık rıza veya kanunda sayılan diğer sebeplerden biriyle işlenebilir. Fotoğraf kullanımında karşımıza çıkan tipik dayanaklar şunlardır:
| Kullanım | Tipik dayanak | Açık rıza gerekir mi? |
|---|---|---|
| Kimlik veya giriş kartındaki fotoğraf | Sözleşmenin ifası, meşru menfaat (güvenlik) | Genellikle hayır |
| Özlük dosyasındaki vesikalık | Sözleşmenin ifası, yasal yükümlülükler | Genellikle hayır |
| Şirket içi rehber veya intranet profili | Meşru menfaat (iç iletişim) | Genellikle hayır, ancak tercih imkânı önerilir |
| Kurumsal web sitesi "ekibimiz" sayfası | Çoğunlukla başka dayanak yok | Çoğunlukla evet |
| Sosyal medya paylaşımları | Pazarlama ve işveren markası | Evet |
| Reklam, broşür, işe alım ilanı görselleri | Pazarlama | Evet |
| Etkinlik fotoğraf ve videoları | Amaca göre değişir | Dış paylaşım için genellikle evet |
Üst düzey yöneticilerin şirketi temsil eden görevleri gereği web sitesinde yer alması gibi durumlarda farklı değerlendirmeler yapılabilir; ancak burada da aydınlatma ve ölçülülük ilkesi geçerlidir.
Açık Rıza Alırken Dikkat Edilecekler
Fotoğraf kullanımı için alınacak rızanın geçerli olabilmesi için:
- Ayrı bir form kullanın: Rıza, iş sözleşmesine veya işe giriş evrakına gizlenmemelidir.
- Kanalları ayırın: "İç bülten", "kurumsal web sitesi", "sosyal medya", "reklam ve basılı materyaller" gibi seçenekleri ayrı ayrı işaretlenebilir yapın. Çalışan iç bültene onay verirken reklama onay vermeyebilir.
- Hayır diyebilme özgürlüğü tanıyın: Rıza vermeyen çalışanın kariyerine, ekip içi konumuna veya yan haklarına herhangi bir etkisi olmamalıdır.
- Geri alma yolunu gösterin: Çalışan rızasını geri aldığında aktif paylaşımların kaldırılması için bir süreç tanımlayın.
- Kayıt tutun: Hangi çalışanın hangi kanala, hangi tarihte onay verdiğini takip edin; iletişim ekibi paylaşım öncesi bu listeyi kontrol etsin.
Etkinlikler: Pratik Bir Yöntem
Toplu etkinliklerde her kareden önce rıza almak mümkün değildir. Bu nedenle şu yöntemler uygulamada işe yarar:
- Etkinlik davetiyesinde fotoğraf ve video çekimi yapılacağını, görüntülerin nerede kullanılacağını belirtin.
- Fotoğraflanmak istemeyenler için renkli yaka kartı gibi bir işaret sistemi kullanın veya çekim yapılmayan bir alan belirleyin.
- Dış paylaşım (sosyal medya, web sitesi) öncesinde, fotoğrafta öne çıkan çalışanların onayını yazılı olarak teyit edin.
- Kalabalık ve bireylerin öne çıkmadığı geniş açılı kareleri tercih edin.
Örnek senaryo
Bir yazılım şirketi, yıl sonu etkinliğinde çekilen videoyu işe alım kampanyasında kullanmak istiyor. Videoda yakın planda görünen on iki çalışandan ikisi kamera önünde yer almak istemediğini belirtiyor. Şirket, bu iki çalışanın göründüğü sahneleri çıkararak videoyu yeniden kurguluyor ve diğer çalışanlardan kanal bazında yazılı onay alıyor. Böylece hem kampanya aksamadan yürüyor hem de rıza vermeyen çalışanlar herhangi bir baskıyla karşılaşmıyor. Planlama aşamasında bu adımı öngörmek, yayın sonrası kaldırma taleplerinden çok daha az maliyetlidir.
Doğum Günü, Yeni Doğan ve Özel Gün Paylaşımları
Kurumsal hesaplarda doğum günü kutlamaları, yeni bebek haberleri veya evlilik tebrikleri samimi bir şirket kültürünün parçası gibi görünebilir. Ancak bu paylaşımlar doğum tarihi, aile durumu ve hatta sağlık bilgisi (doğum izni gibi) açığa çıkarabilir. Şirket içi kanallarda bile bu tür paylaşımlar için çalışanın tercihini sormak, dış kanallarda ise açık rıza almak gerekir. Ayrıca fotoğrafların kılık-kıyafet, dini sembol veya sağlık durumu gibi özel nitelikli bilgileri ortaya koyabileceğini de dikkate alın.
Çalışanların Kendi Paylaşımları: Sosyal Medya Politikası
Konunun bir de diğer yüzü var: Çalışanların işyerinde çektikleri fotoğrafları kendi hesaplarında paylaşması. Arka planda ekranda açık bir müşteri listesi, panoda asılı vardiya çizelgesi veya izin istemeyen bir iş arkadaşının yüzü bulunabilir. Bir sosyal medya politikasında şu başlıklara yer verin:
- İşyerinde fotoğraf ve video çekiminin hangi alanlarda yasak olduğu,
- İş arkadaşlarının görüntülerinin onayları olmadan paylaşılmaması,
- Ekranlar, belgeler ve müşteri bilgilerinin görüntülerde yer almaması,
- Şirket adına konuşma yetkisinin kimde olduğu,
- Politikaya aykırılığın disiplin sürecine etkisi.
Bu politikayı uygularken çalışanın kişisel hesabındaki özel hayatına ilişkin paylaşımları sistematik olarak izlememeye dikkat edin. Sosyal medya kaynaklı itibar risklerinin yönetimi için sosyal medyada işveren itibar krizi yazımıza da göz atabilirsiniz.
Sık Yapılan Hatalar
- İşe giriş evrakına "fotoğrafımın her türlü kullanımına izin veriyorum" maddesi eklemek.
- Ayrılan çalışanın fotoğrafını web sitesinde ve işe alım ilanlarında kullanmaya devam etmek.
- Etkinlik fotoğraflarını herkese açık albümlerde süresiz yayında tutmak.
- Fotoğraf kullanım onaylarını takip etmeden iletişim ajansına geniş bir arşiv teslim etmek.
- Rızasını geri alan çalışanın talebini haftalarca uygulamamak.
Görsel İçerik Süreçlerinizi Netleştirin
İşveren markası için çalışan yüzleri güçlü bir araçtır; doğru rıza süreciyle kullanıldığında da çalışanlar bu çalışmaların gönüllü elçisi olur. İK Partner, fotoğraf ve video rıza formlarınızı, sosyal medya politikanızı ve iletişim ekibiyle ortak onay akışınızı hazırlar. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz kapsamında ücretsiz ilk görüşme için bize ulaşın.
Not: Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat değişebilir. Somut durumlar için hukuk danışmanınıza başvurmanızı öneririz.
