Her staj döneminde aynı sahne tekrarlanır: Öğrenci ilk gün kapıda, okulun formu imzalanmamış, sigorta girişi belirsiz, stajyerin hangi birimde çalışacağı netleşmemiş. Bu karmaşanın önüne geçmenin yolu, yazılı ve herkesin bildiği bir stajyer kabul prosedürü oluşturmaktır. Prosedür; başvurudan staj sonuna kadar hangi adımın kim tarafından, hangi belgeyle yapılacağını belirler.
Düzenli bir prosedür yalnızca idari kolaylık sağlamaz. Bir iş kazası, denetim veya stajyerle yaşanan bir anlaşmazlık durumunda, işletmenin yükümlülüklerini yerine getirdiğini gösteren tek kanıt, eksiksiz bir staj dosyasıdır. Ayrıca stajyer için de sürecin şeffaf olması, işveren markasına doğrudan katkı sağlar.
Bu yazıda stajyer kabulünü dört aşamaya ayırarak her aşamada tamamlanması gereken belgeleri ve kontrolleri sıralıyoruz. Yazının sonunda işletmenize uyarlayabileceğiniz bir sorumluluk tablosu da bulacaksınız.
Stajyer kabul prosedürünün dört aşaması
Stajyer kabul sürecini şu dört aşamada düşünebilirsiniz:
- Başvuru ve seçim: Başvurunun alınması, değerlendirilmesi ve kabul kararı.
- Staj öncesi hazırlık: Okul yazışmaları, sözleşme, sigorta teyidi ve birim hazırlığı.
- Staj dönemi: Oryantasyon, İSG, eğitim planı, devam ve değerlendirme.
- Staj sonu: Değerlendirme formları, belge teslimi, erişimlerin kapatılması ve arşiv.
Her aşamanın kendine özgü belgeleri vardır ve bir aşamanın eksik kalması, sonraki aşamalarda sorun yaratır.
1. Başvuru ve seçim aşaması
Bu aşamada toplanan bilgiler, stajyerin türünü ve gerekli işlemleri belirler:
- Başvuru formu: Yalnızca gerekli bilgileri içeren, KVKK uyumlu bir form kullanın.
- Öğrenci belgesi: Öğrencilik statüsünün devam ettiğini gösterir.
- Staj türü bilgisi: Stajın zorunlu mu gönüllü mü olduğu; zorunluysa okulun staj yönergesi.
- Aydınlatma metni: Başvuru aşamasında adaylara sunulmalıdır.
- Değerlendirme notları: Görüşme ve seçim sürecine ilişkin kısa notlar.
Kabul kararı verildikten sonra adaya yazılı bir kabul bildirimi gönderin; zorunlu stajda okulun istediği kabul formunu imzalayın. Olumsuz sonuç alan adaylara da bilgi vermeyi unutmayın.
2. Staj öncesi hazırlık aşaması
Stajyerin ilk gününden önce tamamlanması gereken en kritik aşama budur:
| Belge veya işlem | Zorunlu staj | Gönüllü staj |
|---|---|---|
| Okul kabul formu / protokol | Gerekli | Genellikle yok |
| Staj sözleşmesi | Okul formu ve gerekirse ek protokol | İşletme ile öğrenci arasında yazılı sözleşme |
| Sigorta | Okulun girişi yaptığını gösteren belge | İşveren tarafından bildirim |
| Veli onayı | Stajyer reşit değilse | Stajyer reşit değilse |
| Rehber / usta öğretici görevlendirmesi | Gerekli | Önerilir |
| Eğitim planı | Okulun çerçevesine uygun | İşletmenin hedeflerine göre |
| Ödeme düzeni | Mevzuattaki alt sınıra uygun | Taraflarca belirlenir, mali müşavirle teyit edilir |
Sigorta teyidi tamamlanmadan stajyerin işe başlamaması gerektiğini prosedürünüze açıkça yazın. Bu, en kritik kontrol noktasıdır. Sigorta ve ödeme konularının ayrıntıları için stajyer ücreti ve sigortası yazımıza bakabilirsiniz.
Birim hazırlığı da bu aşamanın parçasıdır: masa, bilgisayar, sistem erişimleri (yalnızca gerekli olanlar), kişisel koruyucu donanım ve rehberin bilgilendirilmesi.
3. Staj dönemi
Staj başladıktan sonra tutulması gereken kayıtlar şunlardır:
- Oryantasyon kaydı: İlk gün yapılan tanıtımın ve aktarılan kuralların kaydı.
- İSG eğitim formu: Stajyer üretim veya saha alanına girmeden önce verilen eğitimin imzalı kaydı.
- Kişisel koruyucu donanım teslim tutanağı: Gerekli işlerde.
- Devam çizelgesi: Günlük veya haftalık devam kaydı; devamsızlıkların okula bildirimi.
- Ara değerlendirme: Staj ortasında rehberle yapılan kısa görüşmenin notu.
- Staj defteri onayları: Zorunlu stajda okulun istediği defter veya raporun düzenli onaylanması.
Stajyerin sözleşmede belirtilen süre ve saatlerin dışında çalıştırılmaması, eğitim planı dışındaki işlerde kullanılmaması da bu aşamada gözetilmelidir. İSG eğitimi konusunda ayrıntılı bilgi için stajyerlere İSG eğitimi yazımıza göz atabilirsiniz.
4. Staj sonu
Staj bittiğinde süreci düzenli kapatmak, en az başlangıç kadar önemlidir:
- Değerlendirme formu: Okulun istediği formu zamanında doldurun ve gönderin.
- Staj belgesi: Stajyere, staj süresini ve yaptığı çalışmaları gösteren bir belge verin.
- Erişimlerin kapatılması: Sistem hesaplarını, kartları ve şifreleri aynı gün kapatın.
- Zimmet iadesi: Bilgisayar, kart ve ekipman iadelerini tutanakla alın.
- Geri bildirim: Stajyerden staj deneyimine ilişkin geri bildirim toplayın.
- Yetenek değerlendirmesi: Başarılı stajyerleri gelecekteki işe alım için not edin (aydınlatma metninde belirtilmesi koşuluyla).
- Arşiv: Staj dosyasını saklama ve imha politikanıza uygun şekilde arşivleyin.
Gönüllü stajda işveren tarafından yapılan sigorta bildiriminin staj bitiş tarihiyle uyumlu şekilde sonlandırılması da unutulmamalıdır.
Prosedürde sık görülen boşluklar
Yazılı bir prosedürü olan işletmelerde bile bazı boşluklar sıkça görülür:
- Prosedür yalnızca zorunlu stajı düşünerek yazılmış, gönüllü staj için hiçbir adım tanımlanmamış.
- Sigorta teyidi "İK halleder" denilerek sorumlu kişiye bağlanmamış.
- Şubelerde veya sahada kabul edilen stajyerler merkezin haberi olmadan başlatılmış.
- Staj bitiş tarihleri takip edilmediği için stajyer fiilen çalışmaya devam etmiş.
- Staj dosyaları dağınık tutulmuş, denetimde belgeler bir araya getirilememiş.
Bu boşlukları kapatmak için prosedürü yılda bir gözden geçirin, şube ve saha yöneticilerine kısa bir bilgilendirme yapın ve tüm stajyerleri tek bir listede takip edin.
Sorumluluk tablosu
| Adım | İK | Birim yöneticisi / rehber | İSG | Mali müşavir / bordro |
|---|---|---|---|---|
| Başvuru ve seçim | Sorumlu | Katkı | - | - |
| Okul yazışmaları ve sözleşme | Sorumlu | Bilgi | - | - |
| Sigorta teyidi / bildirimi | Sorumlu | - | - | Katkı |
| Eğitim planı | Katkı | Sorumlu | - | - |
| İSG eğitimi ve donanım | Katkı | Katkı | Sorumlu | - |
| Devam ve değerlendirme | Takip | Sorumlu | - | - |
| Ödeme | Takip | - | - | Sorumlu |
| Staj sonu ve arşiv | Sorumlu | Katkı | - | - |
Bu tabloyu kendi organizasyonunuza göre uyarlayın ve prosedürün ekine koyun.
Stajyer kabul prosedürünüzü birlikte yazalım
İK Partner, işletmenize özel stajyer kabul prosedürü, belge şablonları, kontrol listeleri ve sorumluluk matrisi hazırlar. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz hakkında bilgi almak ve ücretsiz ilk görüşme planlamak için bize ulaşın.
Not: Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat değişebilir. Somut durumlarınız için hukuk danışmanınıza ve mali müşavirinize başvurun.
