Stajyer kabulünde en çok ihmal edilen belge, şaşırtıcı biçimde en temel olanıdır: staj sözleşmesi. Zorunlu stajda okulun gönderdiği form çoğu zaman yeterli sanılır; gönüllü stajda ise "kısa süreli, nasılsa öğrenci" düşüncesiyle hiçbir yazılı belge düzenlenmez. Oysa staj sırasında yaşanabilecek bir kaza, gizli bilgilerin paylaşılması ya da stajın erken sona ermesi gibi durumlarda tarafların hak ve yükümlülüklerini gösteren tek kaynak bu sözleşmedir.
İyi hazırlanmış bir staj sözleşmesi, stajın bir eğitim ilişkisi olduğunu belgeler, ilişkinin iş sözleşmesine dönüşme riskini azaltır ve stajyerin kişisel verilerinin hangi amaçlarla işlendiğini şeffaf hale getirir. Ayrıca stajyere ne beklendiğini baştan anlatarak daha verimli bir staj dönemi sağlar.
Bu yazıda staj sözleşmesinde bulunması gereken temel maddeleri ve stajyer verileri için KVKK uyumunu ele alıyoruz. Program tasarımı için ise staj programı kurma rehberimize göz atabilirsiniz.
Staj sözleşmesinin hukuki niteliği
Staj sözleşmesi, 4857 sayılı İş Kanunu anlamında bir iş sözleşmesi değildir. Zorunlu stajda ve 3308 sayılı Kanun kapsamındaki mesleki eğitimde sözleşme genellikle okul, öğrenci ve işletme arasında yapılır; okulun kendi formları ve protokolleri sürecin parçasıdır. Gönüllü stajda ise sözleşme işletme ile öğrenci arasında düzenlenir.
Sözleşmenin içeriği, ilişkinin eğitim amacını yansıtmalıdır. Sözleşmede eğitim hedefleri, rehber ve öğrenme planı yerine yalnızca çalışma saatleri ve görevler yer alıyorsa, metin fiilen bir iş sözleşmesine benzer ve bu durum olası bir uyuşmazlıkta işvereni zor durumda bırakabilir.
Staj sözleşmesinde bulunması gereken temel maddeler
| Madde | İçerik |
|---|---|
| Taraflar | İşletme, stajyer, (zorunlu stajda) okul; stajyer reşit değilse veli |
| Stajın türü | Zorunlu mu, gönüllü mü; dayanak belge |
| Süre ve takvim | Başlangıç ve bitiş tarihleri, haftalık gün ve saatler |
| Eğitim planı | Öğrenme hedefleri, yer alacağı birim ve proje |
| Rehber | Stajyerden sorumlu rehber veya usta öğretici |
| Ödeme | Varsa ödeme tutarı, ödeme zamanı ve yöntemi |
| Sigorta | Sigorta girişinin kim tarafından yapıldığı |
| İSG | Eğitim, kişisel koruyucu donanım ve kurallara uyum yükümlülüğü |
| Gizlilik | Ticari sırlar ve müşteri bilgilerine ilişkin yükümlülükler |
| Fikri haklar | Staj sırasında üretilen çalışmaların kullanımı |
| Devam ve izin | Devamsızlık bildirimi, sınav ve okul günleri |
| Sona erme | Stajın erken sona ermesi halleri ve bildirim yöntemi |
| Kişisel veriler | Aydınlatma metnine atıf |
Ödeme ve sigorta maddelerini hazırlarken güncel mevzuatı ve okulun yönlendirmesini esas alın. Bu konuların genel çerçevesi için stajyer ücreti ve sigortası yazımıza bakabilirsiniz.
Gizlilik ve fikri haklar maddeleri
Stajyerler, kısa sürede şirketin müşteri bilgilerine, iç süreçlerine ve bazen ticari sırlarına erişebilir. Bu nedenle sözleşmeye makul ve anlaşılır bir gizlilik maddesi eklemek önemlidir. Gizlilik yükümlülüğünün staj bittikten sonra da devam edeceğini belirtin, ancak maddeyi aşırı geniş ve belirsiz tutmaktan kaçının.
Staj sırasında üretilen raporlar, tasarımlar, yazılım kodları veya analizler için kimin hangi kullanım hakkına sahip olacağını da netleştirin. Stajyerin bu çalışmaları okul projesi veya portföyü için kullanıp kullanamayacağı, gizli bilgi içerip içermediğine göre ayrıca düzenlenebilir.
Stajyer verileri ve KVKK uyumu
Stajyer başvurusu alındığı andan itibaren işletme, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu olarak hareket eder. Stajyer verileri için dikkat edilmesi gereken başlıca noktalar şunlardır:
- Aydınlatma: Başvuru aşamasında ve staj başlarken stajyere, verilerinin hangi amaçlarla, hangi hukuki sebeplerle işlendiğini ve kimlere aktarılabileceğini anlatan bir aydınlatma metni sunun.
- Veri minimizasyonu: Yalnızca gerekli verileri toplayın. Staj için gerekmeyen bilgileri başvuru formlarında istemeyin.
- Hukuki sebep: Verilerin büyük kısmı sözleşmenin ifası ve hukuki yükümlülük gibi sebeplere dayanır. Açık rızayı her işlem için varsayılan dayanak gibi kullanmayın.
- Özel nitelikli veriler: Sağlık verileri gibi özel nitelikli kişisel veriler için daha sıkı kurallar uygulanır; bu verileri yalnızca gerekli olduğunda ve uygun güvenlik önlemleriyle işleyin.
- Okulla paylaşım: Değerlendirme formları ve devam bilgileri okulla paylaşılacaksa bunu aydınlatma metninde belirtin.
- Saklama ve imha: Staj dosyalarının ne kadar süre saklanacağını saklama ve imha politikanıza ekleyin. Periyodik imha süresi 6 ayı geçmemelidir.
- Başvurular: Stajyerin veya eski stajyerin KVKK kapsamındaki başvurularına en geç 30 gün içinde yanıt verin.
Başarısız staj adaylarının başvuru belgelerini süresiz saklamak sık yapılan bir hatadır. Yetenek havuzu oluşturmak istiyorsanız, bunu aydınlatma metninde açıkça belirtin ve gerekli hukuki dayanağı oluşturun.
Sözleşme hazırlama adımları
- Stajın türünü belirleyin ve okulun formlarını inceleyin.
- Okul formunda yer almayan maddeleri (gizlilik, fikri haklar, İSG) içeren ek bir sözleşme veya protokol hazırlayın.
- Eğitim planını ve rehberi sözleşmeye ekleyin.
- Aydınlatma metnini sözleşmeyle birlikte stajyere sunun ve okunduğunu kayda alın.
- Stajyer reşit değilse veli imzasını alın.
- İmzalı bir örneği stajyere verin, bir örneğini staj dosyasında saklayın.
Sık yapılan hatalar
- Gönüllü stajda hiçbir yazılı sözleşme yapmamak,
- Sözleşmede eğitim planı yerine yalnızca çalışma saatleri ve görevlere yer vermek,
- Okul formunu imzalayıp gizlilik ve İSG maddelerini hiç düzenlememek,
- İş sözleşmesi şablonunu "staj" kelimesini ekleyerek kullanmak,
- Aydınlatma metni sunmadan stajyer verilerini işlemek,
- Staj bittiğinde stajyerin sistem erişimlerini kapatmayı unutmak.
Staj sözleşmelerinizi birlikte hazırlayalım
İK Partner, zorunlu ve gönüllü staj için sözleşme şablonları, gizlilik maddeleri ve KVKK uyumlu aydınlatma metinleri hazırlar. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz hakkında bilgi almak ve ücretsiz ilk görüşme planlamak için bize ulaşın.
Not: Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat değişebilir. Somut durumlarınız için hukuk danışmanınıza başvurun.
