Referans Kontrol Formu: Ücretsiz Word Şablonu ve Soru Listesi

Mülakatta güçlü bir izlenim bırakan adayın anlattığı deneyimi doğrulamanın en pratik yolu, referans görüşmesidir. Ancak plansız yapılan referans aramaları ya yüzeysel kalır ya da adayın izin vermediği kişilere ulaşılması gibi KVKK risklerine yol açar. Hazırladığımız referans kontrol formu, adayın onayından görüşme sorularına ve değerlendirme sonucuna kadar tüm adımları tek bir Word belgesinde, kayıt altına alınabilir şekilde düzenler.

Form; son aşamadaki adaylar için referans kontrolü yapan İK uzmanları, işe alım danışmanları ve kendi ekibine alım yapan yöneticiler için tasarlandı.

Şablonda Neler Var?

Form, referans görüşmesinin doğal akışına göre sıralanmış bölümlerden oluşur:

• Aday bilgileri: aday adı, pozisyon, departman, işe alım sorumlusu, kontrol tarihi ve kontrolü yapan kişi.
• Aday onayı (KVKK): adayın bilgilendirildiğini, referans kişiyle iletişime izin verdiğini ve aydınlatma metninin paylaşıldığını gösteren onay kutuları; onayın tarihi ve şekli.
• Referans veren kişi: ad, kurum, unvan, adayla ilişkisi (yönetici, ekip arkadaşı, müşteri), birlikte çalışılan dönem ve görüşme yöntemi.
• Açılış metni: görüşmenin amacını, süresini ve gizliliğini açıklayan, telefonda okunabilecek hazır konuşma metni.
• Bilgi doğrulama tablosu: kurum, unvan, çalışma dönemi, raporlama hattı ve sorumluluklar için adayın beyanı ile referansın beyanını yan yana karşılaştıran tablo.
• Referans soruları: güçlü yönler, gelişim alanları, baskı altında çalışma, iletişim, hata yönetimi, güvenilirlik ve "yeniden çalışır mıydınız?" sorusu dahil 10 soru ve yanıt alanı.
• Sorulmaması gereken konular: yaş, sağlık, gebelik, medeni hal, din, siyasi görüş, sendika üyeliği ve önceki ücret gibi konular için uyarı kutusu.
• Değerlendirme sonucu ve imzalar: dört seçenekli sonuç (olumlu, kısmen olumlu, olumsuz, doğrulanamadı), özet değerlendirme ve iki imza alanı.

Nasıl Kullanılır?

1. Referans kontrolünü yalnızca son aşamaya kalan adaylar için planlayın ve adaydan en az iki referans kişi isteyin; tercihen biri doğrudan yöneticisi olsun.
2. Adayı hangi bilgilerin sorulacağı konusunda bilgilendirin, onayını yazılı (e-posta veya form) alın ve onay bölümünü doldurun.
3. Görüşmeden önce adayın CV'sindeki unvan, dönem ve sorumlulukları doğrulama tablosunun "Adayın Beyanı" sütununa yazın.
4. Referans kişiyi arayın, açılış metnini kullanın ve görüşmeye uygun olup olmadığını sorun.
5. Soruları sırayla sorun; yanıtları referans verenin kendi ifadeleriyle not edin. Sekizinci satırdaki pozisyona özel soruyu önceden hazırlayın.
6. Görüşme sonunda sonucu işaretleyin ve özet değerlendirmeyi yazın. Olumsuz bir bulgu varsa karar vermeden önce adaya açıklama yapma imkânı tanıyın.
7. Formu imzalayıp işe alım dosyasına ekleyin.

Her referans için ayrı bir form doldurmanız önerilir; böylece farklı kişilerden gelen bilgiler birbirine karışmaz ve çelişkili yanıtlar kolayca fark edilir. İki referans arasında belirgin bir tutarsızlık varsa üçüncü bir referans istemek veya konuyu adayla açıkça konuşmak, tek bir görüşmeye dayanarak karar vermekten daha adil bir yoldur.

Hangi soruların ne zaman sorulacağına dair ayrıntılı rehber için referans kontrolü nasıl yapılır yazımızı okuyabilirsiniz.

Yasal Çerçeve ve KVKK

Referans kontrolü, aday hakkında üçüncü bir kişiden kişisel veri elde edilmesi anlamına gelir. Bu nedenle 6698 sayılı KVKK kapsamında aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmeli ve adayın bilgisi dışında referans araştırması yapılmamalıdır. Özellikle adayın halen çalıştığı işyerinin aranması, adayın mevcut işini riske atabileceği için yalnızca açık izinle yapılmalıdır.

Aday, hakkında tutulan referans kayıtlarına ilişkin veri sorumlusuna başvurabilir; bu başvurulara en geç 30 gün içinde yanıt verilmelidir. Konunun veri koruma boyutunu referans kontrolünde KVKK yazımızda ayrıntılı ele aldık.

Bu şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Hukuki sonuç doğurabilecek durumlarda hukuk danışmanınıza başvurun.

Sık Yapılan Hatalar

• Aday onayı almadan aramak: Hem KVKK hem de adayla güven ilişkisi açısından en riskli hatadır.
• Kapalı uçlu sorular sormak: "Çalışkan mıydı?" yerine "Bir örnek verebilir misiniz?" diye sorun.
• Tek referansa dayanmak: Kişisel bir anlaşmazlık veya aşırı övgü tek başına yanıltıcı olabilir.
• Doğrulama yapmadan sohbet etmek: Unvan ve dönem gibi temel bilgiler doğrulanmadan değerlendirme eksik kalır.
• Kendiliğinden paylaşılan özel bilgileri yazmak: Referansın değindiği sağlık veya aile bilgileri forma geçmemelidir.

Şablonu İndirin

Kritik veya yönetici pozisyonlarında referans kontrolünü, aday değerlendirmesini ve teklif sürecini uçtan uca profesyonel bir ekiple yürütmek isterseniz İK Partner'ın işe alım danışmanlığı hizmetini inceleyebilirsiniz. İhtiyacınızı konuşmak için ücretsiz ilk görüşmemize başvurabilirsiniz.