Son aşamaya kalan bir adayın eski yöneticisini aramak, işe alım kararını doğrulamanın en yaygın yollarından biridir. Ancak bu telefon görüşmesi, iki ayrı veri sorumlusu arasında kişisel veri akışı demektir: Siz adaya ilişkin bilgi talep edersiniz, eski işveren de kendi çalışanına ait bilgileri paylaşır. Referans kontrolünde KVKK kuralları, hem bilgi isteyen hem de bilgi veren işvereni ilgilendirir ve çoğu şirketin farkında olmadığı riskler barındırır.
Sorunun özü basittir: Aday, kendisi hakkında kimin, kime, ne söylediğini bilmeli ve bu sürecin hangi sınırlar içinde yürütüldüğünü öngörebilmelidir. Habersiz yapılan, CV'de adı geçmeyen kişilerle yürütülen veya pozisyonla ilgisiz bilgilerin konuşulduğu referans görüşmeleri, hem KVKK hem de kişilik hakları açısından tartışmalı hale gelir.
Referans kontrolünün genel tekniklerini ve sorulacak soruları referans kontrolü nasıl yapılır yazımızda ele almıştık. Bu yazıda konuya yalnızca kişisel verilerin korunması açısından bakıyoruz.
İki Taraf, İki Ayrı Sorumluluk
Referans kontrolünde iki veri sorumlusu vardır ve her birinin yükümlülükleri farklıdır:
| Taraf | Rolü | Temel yükümlülük |
|---|---|---|
| Bilgi isteyen işveren (yeni işveren) | Adaya ilişkin veri toplar | Adayı aydınlatmak, bilgisi dahilinde hareket etmek, notları güvenle saklamak |
| Bilgi veren işveren (eski işveren) | Eski çalışanına ait veriyi aktarır | Aktarım için hukuki sebep bulunduğundan emin olmak, ölçülü bilgi vermek |
Eski işveren açısından durum daha da hassastır. Ayrılmış bir çalışanın performansı, ayrılış nedeni veya disiplin geçmişi hakkında üçüncü bir kişiye bilgi vermek, KVKK md. 8 anlamında bir aktarımdır. Bu aktarımın dayanağı çoğunlukla adayın talebi veya açık rızasıdır. Aday, referans olarak eski yöneticisinin adını kendisi vermişse, bu kişiyle sınırlı ve iş geçmişine ilişkin bir görüşme makul görülebilir; ancak adayın bilgisi dışında yapılan bir görüşme bu dayanaktan yoksundur.
Bilgi İsteyen İşveren İçin Uyum Adımları
- Adayı önceden bilgilendirin: Aday aydınlatma metninizde referans kontrolü yapılabileceğini belirtin. Son aşamada da adaya hangi kişilerle görüşeceğinizi söyleyin.
- Onay alın: Özellikle adayın CV'sinde belirtmediği kişilerle görüşecekseniz, adayın yazılı onayını almanız güvenli bir uygulamadır. Mevcut işvereniyle görüşme konusunda ise adayın açık talimatı olmadan hiçbir zaman temas kurmayın; adayın işini riske atabilirsiniz.
- Soruları pozisyonla sınırlayın: Görev tanımı, sorumluluklar, çalışma tarzı, güçlü yönler ve gelişim alanları gibi işle ilgili konularda kalın.
- Özel nitelikli veriden kaçının: Sağlık durumu, rapor kullanımı, sendika üyeliği, dini veya siyasi görüş, aile durumu gibi konuları sormayın. Karşı taraf kendiliğinden anlatsa bile kayda geçirmeyin.
- Notları standart formda tutun: Görüşme notları kişisel veridir. Aday, ilgili kişi başvurusuyla bu notlara erişmek isteyebilir. Objektif, kanıta dayalı ve saygılı ifadeler kullanın.
- Erişimi ve süreyi sınırlayın: Referans notlarını yalnızca karar verecek kişiler görsün; işe alınmayan adayların notları CV ile aynı saklama süresine tabi olsun.
Bilgi Veren İşveren İçin Politika Önerisi
Şirketinize eski çalışanlarınız hakkında referans talepleri geliyorsa, bunu kişilerin inisiyatifine bırakmak yerine yazılı bir kurala bağlayın:
- Referans talebini kimlerin yanıtlayabileceğini belirleyin (ör. yalnızca İK veya doğrudan yönetici).
- Varsayılan olarak yalnızca çalışma tarihleri ve unvan gibi doğrulayıcı bilgileri paylaşın.
- Performans, ayrılış nedeni gibi değerlendirici bilgileri ancak eski çalışanın talebi veya onayı varsa paylaşın.
- Disiplin soruşturmaları, sağlık raporları ve özlük dosyasındaki ayrıntıları hiçbir koşulda telefonda paylaşmayın.
- Yazılı referans mektubu talep edilirse, mektubu çalışanın talebi üzerine düzenleyin ve bir kopyasını özlük dosyasında saklayın.
İş Kanunu md. 28 kapsamında işçiye verilen çalışma belgesi, yalnızca işin türünü ve süresini gösterir; bu belgede gerçeğe aykırı bilgi yer alması da yaptırıma bağlıdır. Referans görüşmesinde de benzer bir dikkat göstermek, hem eski çalışana hem de şirkete karşı güvenli yaklaşımdır.
Referans Kontrolünde KVKK ve Sosyal Medya Araştırması
Referans kontrolünün dijital versiyonu, adayın sosyal medya hesaplarını incelemektir. Adayın kendisinin profesyonel amaçla alenileştirdiği bilgiler (ör. mesleki ağ profili) ile kişisel hesapları arasında fark vardır. Alenileştirme, verinin alenileştirilme amacıyla sınırlı olarak işlenmesine imkân verir. Adayın tatil fotoğraflarından, siyasi paylaşımlarından veya özel yaşamından çıkarım yapıp bunu işe alım kararına yansıtmak, hem KVKK hem de ayrımcılık yasağı açısından risklidir.
Çevrimiçi araştırma yapacaksanız bunu da kurala bağlayın: Hangi kaynakların incelenebileceğini (yalnızca mesleki profiller gibi), araştırmayı kimin yapacağını ve sonuçların nasıl kaydedileceğini belirleyin. Ekran görüntüsü alıp dosyaya eklemek yerine, yalnızca pozisyonla ilgili ve doğrulanabilir bulguları kısa bir notla kayda geçirmek, veri minimizasyonu ilkesine daha uygun bir yöntemdir.
Sık Yapılan Hatalar
- Adayın mevcut işvereniyle habersiz temas kurmak.
- Sektördeki tanıdıklar üzerinden "gayriresmi" referans almak ve bunu kayda geçirmeden karara yansıtmak.
- Eski işverenin "raporlu çok gün kullanırdı" gibi sağlık bilgisi içeren beyanlarını not etmek.
- Referans notlarını kişisel mesajlaşma uygulamalarıyla paylaşmak.
- İşe alınmayan adayların referans notlarını süresiz saklamak.
Örnek senaryo
Bir perakende şirketi, mağaza müdürü adayının eski şirketindeki bir tanıdığını arıyor ve adayın "sık rapor aldığını" öğreniyor. Aday işe alınmıyor ve sonradan ilgili kişi başvurusuyla kendisi hakkında hangi bilgilerin toplandığını soruyor. Şirket, hem adayın bilgisi dışında görüşme yaptığını hem de sağlık verisine dayalı bir değerlendirme kaydettiğini açıklamak zorunda kalıyor. Standart referans formu ve adayın onayı alınsaydı bu durum yaşanmazdı.
Referans Süreçlerinizi Standartlaştırın
Referans kontrolü doğru yapıldığında işe alım kalitesini artırır; yanlış yapıldığında ise hem adayla hem eski işverenle uyuşmazlık kaynağı olur. İK Partner, referans onay metinleri, görüşme formları ve bilgi verme politikası hazırlayarak sürecinizi standart hale getirir. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz kapsamında ücretsiz ilk görüşmede ihtiyaçlarınızı konuşabiliriz.
Not: Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat ve yargı uygulaması değişebilir. Somut durumlar için hukuk danışmanınıza başvurmanızı öneririz.
