İşçilik alacağı uyuşmazlıklarında fazla mesai, hafta tatili ve genel tatil talepleri çoğu zaman yıllar sonra gündeme gelir. O noktada işverenin elindeki en önemli belge, ay ay tutulmuş ve çalışan tarafından onaylanmış puantaj kaydıdır. Düzenli ve doğru tutulan bir puantaj, bordronun da temelidir: kaç gün çalışıldığını, kaç saat fazla mesai yapıldığını, kimin raporlu ya da izinli olduğunu gösterir.
Bu yazıda pratik bir puantaj sisteminin nasıl kurulacağını, hangi kodların kullanılabileceğini, aylık onay akışını ve puantajın bordroyla nasıl eşleştirileceğini adım adım anlatıyoruz.
Puantaj Kaydı Neden Bu Kadar Önemli?
Puantaj, çalışanın her gün işyerinde olup olmadığını ve ne kadar çalıştığını gösteren kayıttır. Üç temel işlevi vardır:
- Ücret hesabının dayanağı: Çalışılan gün, fazla çalışma saatleri, ücretsiz izin ve devamsızlık bordroya puantajdan aktarılır.
- SGK bildiriminin dayanağı: Prim gün sayısı ve eksik gün nedenleri puantajla tutarlı olmalıdır.
- İspat aracı: Uyuşmazlıkta çalışma sürelerine ilişkin iddiaların değerlendirilmesinde puantaj ve buna bağlı bordro kayıtları önemli rol oynar.
İşçilik alacaklarında zamanaşımı süresinin 5 yıl olduğu düşünüldüğünde (7036 sayılı Kanun md. 15), puantaj kayıtlarının en az bu süre boyunca düzenli ve erişilebilir şekilde saklanması pratik bir zorunluluktur.
Puantaj Kaydında Bulunması Gereken Bilgiler
Bir puantaj cetvelinde asgari olarak şunlar yer almalıdır:
- Çalışanın adı soyadı, sicil numarası, departmanı
- İlgili ay ve yıl
- Her gün için giriş ve çıkış saati ya da çalışma kodu
- Ara dinlenme süresi
- Günlük ve haftalık toplam çalışma süresi
- Fazla çalışma ve fazla sürelerle çalışma saatleri (ayrı sütunlarda)
- Hafta tatili ve genel tatil günleri
- İzin, rapor ve devamsızlık bilgileri
- Yönetici onayı ve çalışan imzası
Örnek Puantaj Kodları
Kodların işyerinde standart olması, farklı yöneticilerin aynı durumu farklı işaretlemesini engeller.
| Kod | Anlamı | Bordroya etkisi |
|---|---|---|
| N | Normal çalışma günü | Aylık ücrete dahil |
| FÇ | Fazla çalışma (saat yazılır) | %50 zamlı ücret |
| FS | Fazla sürelerle çalışma (saat yazılır) | %25 zamlı ücret |
| HT | Hafta tatili | Aylık ücrete dahil |
| HTÇ | Hafta tatilinde çalışma | Uzman görüşüyle belirlenen yöntem |
| GT | Genel tatil (çalışılmadı) | Aylık ücrete dahil |
| GTÇ | Genel tatilde çalışma | İlave bir günlük ücret |
| Yİ | Yıllık ücretli izin | Ücretli |
| Mİ | Mazeret izni | Kanuni mazerette ücretli |
| R | İstirahat raporu | SGK geçici iş göremezlik süreci |
| Üİ | Ücretsiz izin | Ücret ve prim günü düşer |
| T | Telafi çalışması (saat yazılır) | Zamsız |
| D | Mazeretsiz devamsızlık | Ücret kesintisi değerlendirilir |
Aylık Puantaj Akışı
- Günlük kayıt: Giriş-çıkışlar PDKS veya imzalı listeyle kaydedilir.
- Haftalık kontrol: Yönetici, ekibinin haftalık toplamlarını ve fazla çalışma saatlerini kontrol eder.
- Ay sonu kapanış: İK, puantajı kapatır; eksik veya çelişkili kayıtları yöneticiyle netleştirir.
- Çalışan onayı: Her çalışan kendi aylık puantajını inceler ve imzalar ya da elektronik olarak onaylar. İtirazlar yazılı alınır.
- Bordro aktarımı: Onaylı puantaj bordro sistemine aktarılır.
- Mutabakat: Bordrodaki fazla mesai ve eksik gün kalemleri puantajla karşılaştırılır.
- Arşiv: Onaylı puantaj ve bordro birlikte arşivlenir.
Sahada ve uzaktan çalışanlarda puantaj
Satış temsilcileri, servis teknisyenleri veya uzaktan çalışanlar gibi işyerine düzenli giriş yapmayan çalışanlar için de puantaj tutulmalıdır. Bu gruplarda şu yöntemler kullanılabilir:
- Mobil uygulama üzerinden başlangıç ve bitiş bildirimi,
- Günlük iş raporu veya ziyaret kayıtlarıyla desteklenen haftalık beyan,
- Sistem oturum açma ve kapama kayıtları,
- Yöneticinin haftalık onayı.
Hangi yöntem seçilirse seçilsin, mesai dışı çalışmaların nasıl talep edileceği ve onaylanacağı yazılı kurallara bağlanmalıdır. Aksi halde akşam saatlerinde gönderilen e-postalar ve mesajlar, kayıt dışı kalmış fazla çalışmanın delili olarak karşınıza çıkabilir. Uzaktan çalışanlar için çalışma süresinin nasıl kaydedileceğini uzaktan çalışma sözleşmesinde de açıkça düzenlemeniz önerilir.
Puantajdan Bordroya: Örnek Ay
Örnek senaryo: Haftalık 45 saat çalışılan bir işyerinde aylık brüt ücreti örnek olarak 45.000 TL olan bir çalışanın Ekim ayı puantaj özeti şöyledir:
| Kalem | Puantaj | Hesap | Brüt tutar |
|---|---|---|---|
| Fazla çalışma | 12 saat | 12 × (45.000 / 225 × 1,5) = 12 × 300 | 3.600,00 TL |
| Genel tatilde çalışma | 1 gün | 1 × (45.000 / 30) | 1.500,00 TL |
| Ücretsiz izin | 1 gün | 1 × 1.500 kesinti | −1.500,00 TL |
Bu örnekte bordroya aylık ücretin yanında 3.600 TL fazla mesai ve 1.500 TL genel tatil ücreti eklenir, 1 günlük ücretsiz izin için 1.500 TL düşülür. Ücretsiz izin günü SGK prim gün sayısını da etkiler. Fazla mesai hesabının ayrıntıları için fazla mesai ücreti hesaplama yazımıza göz atabilirsiniz.
Sık Yapılan Puantaj Hataları
- Herkese her gün "N" yazılan, gerçeği yansıtmayan şablon puantajlar.
- Fazla çalışmanın puantajda olup bordroda olmaması ya da tersi.
- Çalışan imzası alınmamış veya yıllar sonra toplu imzalatılmış puantajlar.
- Ara dinlenmenin kayıtlarda hiç görünmemesi.
- Kodların yöneticiden yöneticiye farklı kullanılması.
- Elektronik kayıtların yedeklenmemesi ve saklama süresi dolmadan silinmesi.
Puantajın denetim ve uyuşmazlıklardaki rolünü fazla mesainin ispatı yazımızda ayrıca ele aldık.
Bu hataların çoğu, puantajın yalnızca bordro için doldurulan bir form olarak görülmesinden kaynaklanır. Puantajı çalışma süresinin gerçek aynası olarak ele almak, hem bordro doğruluğunu hem de ispat gücünü artırır.
Puantaj Sisteminizi Birlikte Kuralım
Doğru tutulan bir puantaj, hem bordro hatalarını hem de yıllar sonra gelebilecek alacak taleplerini azaltır. İK Partner olarak puantaj şablonlarınızı, kod sisteminizi ve onay akışınızı işyerinize göre tasarlıyor, bordroyla mutabakat sürecini kuruyoruz. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz hakkında bilgi almak ve ücretsiz ilk görüşme planlamak için bize ulaşabilirsiniz.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat değişebilir. Somut durumlar için hukuk danışmanınıza veya mali müşavirinize başvurun.
