Personel Devir Hızı Hesaplama Tablosu: Ücretsiz Excel Şablonu

"Geçen yıl kaç kişiyi kaybettik ve en çok hangi birimden?" sorusunun cevabı, çoğu işletmede birkaç farklı listeyi yan yana koymayı gerektirir. Personel devir hızı hesaplama tablomuz bu işi tek dosyada toplar: ayrılan çalışanları bir kez kaydedersiniz, departman bazında ve ay ay devir hızı, gönüllü–gönülsüz ayrımı, elde tutma oranı ve ilk yılında ayrılanların payı otomatik hesaplanır.

Tablo; İK uzmanları, insan kaynakları sorumluluğunu da üstlenen genel müdürler ve ayrılışların nedenini veriyle konuşmak isteyen yöneticiler için hazırlandı.

Şablonda Neler Var?

Dosya dört çalışma sayfası ve bir kullanım rehberinden oluşur:

• Ayrılış Kayıtları: Sicil no, ad soyad, departman, işe giriş ve çıkış tarihi, ayrılış türü (Gönüllü / Gönülsüz / Diğer), ayrılış nedeni, SGK işten ayrılış kodu, çıkış görüşmesi ve yeniden işe alınabilirlik bilgisi. Kıdem (ay) ve "ilk yıl" sütunları otomatik hesaplanır.
• Departman Bazlı: Her departman için yıl başı ve yıl sonu çalışan sayısı, işe alınan ve yıl başından kalan kişi sayısı girilir; ayrılan sayıları kayıtlardan sayılır. Devir hızı, gönüllü devir hızı, elde tutma oranı, erken ayrılma payı ve hedefe göre durum hesaplanır.
• Aylık Takip: Ay başı ve ay sonu çalışan sayısı girilir; ayrılışlar çıkış tarihine göre aylara dağıtılır. Aylık, kümülatif ve yıllıklandırılmış devir hızı görülür.
• Özet: Şirket geneli göstergeler, hedef yıllık devir hızı hücresi, ayrılış nedenlerinin dağılımı ve veri kontrolleri.

Tablonun kullandığı tanımlar:

Devir hızı ile elde tutma oranı birbirinin tersi değildir. Devir hızı yıl içinde işe girip çıkanları da kapsar; elde tutma oranı ise yıl başındaki kadronun ne kadarını koruduğunuzu gösterir. İkisini birlikte okumak daha doğru bir tablo verir.

Örneğin yıl başında kırk kişilik bir satış ekibinden yalnızca bir kişi ayrıldıysa elde tutma oranı yüksek görünür; ancak yıl içinde işe alınan yeni satış temsilcilerinin birkaçı ilk aylarında ayrıldıysa devir hızı ve erken ayrılma payı yükselir. Bu durum genellikle mevcut ekipten çok işe alım ve uyum sürecinde bir sorun olduğuna işaret eder.

Personel Devir Hızı Hesaplama Adımları

1. Departman adlarını sabitleyin. Departman Bazlı sayfasındaki adlar, Ayrılış Kayıtları'ndakiyle harfi harfine aynı olmalıdır. Özet sayfasındaki "departmanı eşleşmeyen kayıt" satırı farkı gösterir.
2. Her ayrılışı aynı gün kaydedin. Çıkış tarihini, ayrılış türünü ve SGK işten ayrılış kodunu (ör. 3 istifa, 4 işveren tarafından haklı sebep bildirilmeden fesih, 8 emeklilik) işten ayrılış bildirgesiyle tutarlı girin.
3. Ayrılış nedenini çıkış görüşmesinden alın. Listedeki nedenlerden en belirleyici olanı seçin; ayrıntıyı Not sütununa yazın.
4. Aylık çalışan sayılarını girin. Aylık Takip sayfasında ayın ilk gününü gösteren tarihleri kendi yılınıza göre güncelleyin.
5. Hedef belirleyin. Özet sayfasına hedef yıllık devir hızını yazın; hedefi aşan departmanlar kırmızıyla işaretlenir.
6. Sonuçları yöneticilerle konuşun. Özellikle erken ayrılma payı yüksek birimlerde işe alım ve oryantasyon sürecini birlikte gözden geçirin.

Rakamları gördükten sonra ne yapacağınızı planlamak için çalışan devir hızını düşürme yöntemleri yazımızdan yararlanabilirsiniz.

Kayıt Tutarken Dikkat Edilecekler

Ayrılış kayıtları ad soyad, tarih ve ayrılış nedeni gibi kişisel veriler içerir. Dosyaya erişimi yetkili İK kullanıcılarıyla sınırlayın; yönetime departman oranlarını ve Özet sayfasını raporlayın. Ayrılış nedeni olarak sağlık durumuna ilişkin ayrıntı yazmayın; "Sağlık" seçeneği yeterlidir.

SGK işten ayrılış kodu yalnızca istatistik için değil, işten ayrılış bildirgesi ve işsizlik ödeneği gibi süreçler için de önemlidir. Kodu seçmeden önce fesih türünü ve dayanağını netleştirin.

Bu tablo genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Fesih ve işten çıkış kodlarına ilişkin hukuki sonuç doğurabilecek konularda hukuk danışmanınıza başvurun.

Sık Yapılan Hatalar

• Devir hızını dönem sonu çalışan sayısına bölmek; büyüyen şirketlerde oranı olduğundan düşük gösterir.
• Belirli süreli sözleşmesi biten mevsimlik çalışanları gönüllü ayrılış gibi kaydetmek; bunlar "Diğer" olarak ayrılmalıdır.
• Deneme süresinde ayrılanları kayda almamak; erken ayrılma payı tam da bu kişileri görünür kılar.
• Her yılın kayıtlarını aynı dosyada biriktirmek; tablo tek yıl için tasarlandı, her yıl yeni kopya kullanın.
• Ayrılış nedenini yalnızca çalışanın beyanına bırakmak; çıkış görüşmesi ve yönetici değerlendirmesini birlikte okuyun.

Şablonu İndirin

Devir hızını düşürmek çoğu zaman yönetici davranışı, hedef ve geri bildirim düzeni ile kariyer görünürlüğüne dayanır. Bu alanlarda sistem kurmak için performans yönetimi danışmanlığı hizmetimizi inceleyebilir, durumunuzu değerlendirmek için ücretsiz ilk görüşme planlayabilirsiniz.