Personel Talep Formu: Ücretsiz Word Şablonu ve Onay Akışı Örneği

Birçok işletmede işe alım, bir yöneticinin koridorda "Bana bir kişi daha lazım" demesiyle başlar. Gerekçesi, bütçesi ve aranan nitelikleri yazılı hale getirilmeyen bu talepler; yanlış profilde ilan, bütçe aşımı ve gereksiz kadro artışıyla sonuçlanabilir. Personel talep formu, yeni kadro veya ayrılan çalışanın yerine yapılacak alım talebini gerekçesi, maliyeti ve onay zinciriyle birlikte kayda alır; işe alım sürecinin resmi başlangıç belgesi olur.

Şablon; işe alım taleplerini toplayan İK ekipleri, bütçe kontrolü yapan finans birimleri ve kadro planlamasını düzenli hale getirmek isteyen yöneticiler için hazırlandı.

Şablonda Neler Var?

Form sekiz bölümden oluşur:

1. Talep eden birim: yönetici, unvan, departman, masraf merkezi, lokasyon ve iletişim bilgisi.
2. Talep türü: yeni kadro, ikame, geçici veya proje bazlı, sezonluk, stajyer ve uzun süreli izinlerde vekâlet seçenekleri; ikame talebinde ayrılan çalışanın bilgileri.
3. Pozisyon bilgileri: unvan, kişi sayısı, bağlı olacağı yönetici, kademe, planlanan başlama tarihi, çalışma yeri, sözleşme türü, çalışma şekli ve iş tanımının durumu.
4. Talebin gerekçesi: iş hacmi artışı, yeni proje, organizasyon değişikliği, yetkinlik açığı, yasal yükümlülük gibi seçenekler, açıklama alanı ve değerlendirilen alternatifler tablosu.
5. Aranan nitelikler: eğitim, deneyim, teknik beceri, dil, belge, yetkinlik ve vardiya uygunluğu için zorunlu / tercihen ayrımı.
6. Bütçe: brüt ücret aralığı, işveren SGK ve işsizlik payı, prim, yan haklar, ekipman, işe alım ve eğitim maliyeti için aylık ve yıllık sütunlar; bütçe durumu onay kutuları.
7. Onay akışı: talep eden yönetici, departman direktörü, İK, finans ve genel müdür için karar (onay / ret / revize), tarih ve imza.
8. İK bölümü: talebin ulaştığı tarih, işe alım sorumlusu, süreç açılış ve hedef kapanış tarihleri, işe alım yöntemi.

Nasıl Kullanılır?

1. Formu şirket içi ortak klasöre veya intranete koyun; işe alım taleplerinin yalnızca bu form üzerinden alınacağını duyurun.
2. Talep eden yönetici birinci ile beşinci bölümleri doldurur. Gerekçe kısmına iş yükü verisi, beklenen katkı ve ihtiyaç karşılanmazsa oluşacak etkiyi somut olarak yazar.
3. Alternatifler tablosunda iç atama, iş yükünün yeniden dağıtımı, otomasyon ve dış kaynak seçeneklerinin neden uygun olmadığı belirtilir.
4. İK, bütçe tablosunu bordro birimiyle birlikte tamamlar; işveren payları ve yan hakların yıllık etkisini hesaplar.
5. Form onay akışındaki sırayla imzalanır. Ret veya revize kararında gerekçe forma yazılır.
6. Onaylanan forma talep numarası verilir; bu numara iş ilanı künyesine ve işe alım takip tablosuna işlenir.
7. Pozisyon kapandığında işe alınan kişinin adı ve başlama tarihi eklenerek form arşivlenir.

Formu yıllık kadro planlamasıyla birlikte kullanmak, talepleri dağınık olmaktan çıkarır. Bütçe döneminde öngörülen kadrolar için formu önceden doldurup onaylatmak, yıl içinde yalnızca öngörülmeyen talepleri ek onaya taşımanızı sağlar. Böylece yöneticiler hangi taleplerin hızlı ilerleyeceğini, hangilerinin ayrıca gerekçelendirilmesi gerektiğini baştan bilir.

Yeni kadro yerine iç kaynaktan atamanın daha doğru olabileceği durumlar için iç kaynaktan terfi mi, dışarıdan alım mı rehberimizi inceleyebilirsiniz.

Bütçe ve Yasal Çerçeve

Bütçe bölümünün gerçekçi doldurulması, onay sürecinin en kritik adımıdır. Brüt ücretin yanında işverenin ödediği SGK primi ve işsizlik sigortası payı da maliyete eklenmelidir. 2026 yılı için temel parametreler şöyledir:

Teşvik ve prim indirimleri, sektöre ve işyerinin durumuna göre maliyeti değiştirebilir; kesin hesap için bordro biriminize veya mali müşavirinize danışın. Ayrıntılı maliyet hesabı için işveren maliyeti hesaplama 2026 yazımızdan yararlanabilirsiniz.

Formdaki "yasal yükümlülük" seçeneği; örneğin 50 veya daha fazla işçi çalıştıran özel sektör işyerlerinde işçi sayısının %3'ü oranında engelli çalıştırma zorunluluğu gibi durumlar için kullanılır. Aranan nitelikler bölümünde yaş, cinsiyet veya medeni hal gibi kişisel özelliklerin talep kriteri olarak yazılmaması gerekir.

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalı, hukuki sonuç doğurabilecek konularda hukuk danışmanınıza başvurulmalıdır.

Sık Yapılan Hatalar

• Gerekçeyi tek kelimeyle geçmek: "İş yükü" yazmak yeterli değildir; hangi işin, ne kadar arttığını gösterin.
• İkame talebini otomatik onaylamak: Ayrılan çalışanın yeri, pozisyonun yeniden tasarlanması için bir fırsattır.
• Yalnızca brüt ücreti bütçelemek: İşveren payları, yan haklar ve ekipman eklenmezse yıllık maliyet eksik görünür.
• Onay almadan ilana çıkmak: Bütçe onayı olmadan başlayan süreçler, aday teklif aşamasındayken durdurulabilir.
• Nitelikleri aşırı yüksek tutmak: Her niteliği "zorunlu" işaretlemek aday havuzunu gereksiz yere daraltır ve süreci uzatır.

Şablonu İndirin

Kadro planlaması yapmak, pozisyon analizini netleştirmek veya onaylanan talepleri hızla doğru adaylarla buluşturmak için İK Partner'ın işe alım danışmanlığı hizmetinden destek alabilirsiniz. Ücretsiz ilk görüşmede mevcut sürecinizi birlikte değerlendirebiliriz.