Personel Takip Tablosu: Ücretsiz Excel Şablonu (Kıdem ve İzin Hesaplı)

Küçük ve orta ölçekli işletmelerin çoğunda personel bilgileri bordro programı, e-posta yazışmaları ve dağınık Excel dosyaları arasında bölünmüş durumdadır. Bir çalışanın kaç yıllık kıdemi olduğunu, kaç gün yıllık izne hak kazandığını ya da hangi belirli süreli sözleşmenin önümüzdeki ay bittiğini öğrenmek için her seferinde farklı yerlere bakmak gerekir. Düzenli bir personel takip tablosu, bu bilgileri tek bir ana listede toplar ve temel hesapları sizin yerinize yapar.

İK Partner'ın ücretsiz Excel şablonu, çalışanların kadro bilgilerini tutarken kıdemi, yaşı ve kanuni asgari yıllık izin süresini otomatik hesaplar; departman bazında çalışan sayısı ve ortalamaları da ayrı bir sayfada hazır gelir.

Şablonda Neler Var?

Dosya dört sayfadan oluşur:

1. Personel Listesi (100 satır): Her satır bir çalışandır. Girilen ve hesaplanan sütunlar şunlardır:

Belirli süreli sözleşmelerde bitişe 30 gün veya daha az kalmışsa bitiş tarihi sarıya döner. Çıkış tarihi girilen çalışanların kıdemi, çıkış tarihine kadar hesaplanır.

2. Departman Özeti: Her departman için aktif, ücretsiz izindeki ve ayrılan çalışan sayısı; belirli süreli sözleşmeli çalışan sayısı; ortalama kıdem, ortalama yaş ve şirket içindeki pay.

3. Özet: Aktif çalışan sayısı, ortalama kıdem ve yaş, 30 gün içinde bitecek ve süresi geçmiş belirli süreli sözleşmeler, 18 yaş ve altı ile 50 yaş ve üzeri çalışan sayısı ve engelli istihdamı bilgisi.

4. Nasıl Kullanılır: Kullanım adımları ve uyarılar.

Nasıl Kullanılır?

1. Departman adlarını belirleyin. Departman Özeti sayfasındaki örnek departmanları kendi organizasyonunuza göre değiştirin. Personel listesindeki departman adları bu adlarla harfi harfine aynı olmalıdır; aksi hâlde özet sayfası çalışanı saymaz.
2. Çalışanları girin. Tarihleri GG.AA.YYYY biçiminde yazın; italik örnek satırları silin.
3. Sözleşme türünü seçin. Açılır listeden belirsiz süreli, belirli süreli, kısmi süreli, çağrı üzerine veya uzaktan çalışma seçeneklerinden birini seçin; belirli süreli sözleşmelerde bitiş tarihini mutlaka girin.
4. Ayrılışları işleyin. Ayrılan çalışanı listeden silmek yerine durumunu "Ayrıldı" yapıp çıkış tarihini girin. Böylece geçmiş kayıtlar ve kıdem bilgisi korunur.
5. Ayda bir güncelleyin. Yeni girişleri, ayrılışları ve görev değişikliklerini her ay sonunda tabloya işleyin; özet sayfasındaki uyarıları kontrol edin.

Kıdem ve Yıllık İzin Hesabı Nasıl Yapılıyor?

Kıdem, işe giriş tarihinden bugüne (veya çıkış tarihine) kadar geçen tam yıl sayısı olarak hesaplanır. Yıllık izin sütunu, İş Kanunu md. 53'teki asgari süreleri esas alır:

• 1 yıldan 5 yıla kadar (5 yıl dahil) kıdemde 14 gün
• 5 yıldan fazla, 15 yıldan az kıdemde 20 gün
• 15 yıl ve daha fazla kıdemde 26 gün
• 18 yaş ve altı ile 50 yaş ve üzeri çalışanlara en az 20 gün

Bir yıllık kıdemi doldurmamış çalışan için sütun 0 gösterir. Bu sütun bir ipucudur: önceki işyerlerinde geçen ve kıdeme eklenmesi gereken süreler, sözleşme veya toplu iş sözleşmesiyle tanınan ek günler tabloya yansımaz. Kıdem hesabının ayrıntıları için yıllık izne hak kazanma ve kıdem hesabı yazımıza bakabilirsiniz.

Dikkat Edilecekler

• Engelli istihdamı: 50 veya daha fazla işçi çalıştıran özel sektör işyerlerinde işçi sayısının %3'ü oranında engelli çalıştırma yükümlülüğü vardır (İK md. 30). Tablo oran üzerinden bilgi amaçlı bir sayı gösterir; hesap işyeri bazında yapılır, küsurat ve kapsam için mevzuata bakılmalıdır. 2026 yılında çalıştırılmayan her engelli ve her ay için idari para cezası 37.748 TL'dir.
• Belirli süreli sözleşmeler: Bitiş tarihi geçtiği hâlde çalışma devam ediyorsa sözleşmenin niteliği değişebilir; özet sayfasındaki "süresi geçmiş sözleşme" uyarısını boş geçmeyin.
• Kişisel veriler: Doğum tarihi ve özellikle engellilik durumu kişisel, engellilik bilgisi ise özel nitelikli kişisel veridir. Dosyayı yalnızca yetkili kişilerin erişebildiği bir konumda tutun ve ihtiyaç duymadığınız sütunları silin.

Sık Yapılan Hatalar

• Departman adlarını farklı yazmak: "Satış" ve "Satış Departmanı" iki ayrı departman sayılır; bir standart belirleyin.
• Ayrılanları silmek: Geçmiş kayıtların kaybolması, ileride kıdem ve izin hesaplarında sorun yaratır.
• İzin sütununu kesin hak saymak: Tablo kanuni asgari süreyi gösterir; gerçek bakiyeyi izin kayıt belgesinden takip edin.
• Tabloyu güncellememek: Güncel olmayan bir personel listesi, hiç olmamasından daha yanıltıcıdır.

Şablonu İndirin

Bu şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Hukuki sonuç doğuran belgelerde hukuk danışmanınıza başvurun.

Personel kayıtlarınızı, sözleşme yapınızı ve yasal yükümlülüklerinizi birlikte gözden geçirmek isterseniz İK Partner'ın iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetinden yararlanabilirsiniz. Ücretsiz ilk görüşme için bize ulaşın.