Personel Bilgi Formu Örneği: KVKK'ya Uygun Hangi Bilgiler İstenir?

Yeni bir çalışan işe başladığında doldurulan personel bilgi formu, şirketin o çalışana ait kişisel verileri topladığı ilk ve çoğu zaman en kapsamlı belgedir. Yıllar önce hazırlanmış formlarda din, kan grubu, medeni hal, eşin mesleği, sigara kullanımı, hatta boy ve kilo gibi alanlara rastlamak hâlâ mümkündür. Bu alanların önemli bir kısmı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) temel ilkeleriyle bağdaşmaz.

KVKK, kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlar için, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde işlenmesini arar. Türk Borçlar Kanunu da işverenin çalışana ait kişisel verileri ancak çalışanın işe yatkınlığıyla ilgili veya iş sözleşmesinin ifası için zorunlu olduğu ölçüde kullanabileceğini düzenler. Bu iki kural birlikte düşünüldüğünde, formda yer alan her alan için "bu bilgiye neden ihtiyacımız var?" sorusunun cevabı verilebilmelidir.

Bu yazıda personel bilgi formunda hangi alanların yer alabileceğini, hangilerinden kaçınılması gerektiğini ve KVKK'ya uygun bir örnek formu paylaşıyoruz. Formla birlikte verilmesi gereken bilgilendirme için çalışan aydınlatma metni rehberimize bakabilirsiniz.

Hangi Bilgiler İstenebilir?

Formdaki alanları üç gruba ayırmak, hem tasarımı hem de çalışana yapılacak açıklamayı kolaylaştırır:

İsteğe bağlı alanların formda açıkça "isteğe bağlı" olarak işaretlenmesi, çalışanın bu alanları doldurmama hakkını görünür kılar.

Kaçınılması Gereken Alanlar

KVKK, bazı verileri özel nitelikli kişisel veri olarak sayar: ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler. Bu verilerin işlenmesi daha sıkı şartlara bağlıdır ve ek güvenlik önlemleri gerektirir.

Personel bilgi formunda genellikle şu alanlardan kaçınılmalıdır:

• Din, mezhep ve etnik köken
• Sendika veya dernek üyeliği
• Siyasi görüş
• Genel sağlık geçmişi, kullanılan ilaçlar, kronik hastalıklar
• Hamilelik durumu veya çocuk sahibi olma planı
• Eşin mesleği, ailenin gelir durumu gibi işle ilgisiz aile bilgileri
• Sigara ve alkol kullanımı

Sağlıkla ilgili bilgiler gerekiyorsa (örneğin işe giriş sağlık muayenesi), bu bilgiler genel İK formunda değil, işyeri hekiminin yürüttüğü süreçte ve ayrı bir gizlilik düzeyinde tutulmalıdır. Kan grubu gibi bilgiler de sağlık verisi niteliğindedir; acil durum amacıyla isteniyorsa isteğe bağlı olmalı ve erişimi sınırlandırılmalıdır.

Engellilik Bilgisi Neden Ayrı Değerlendirilmeli?

Engellilik durumu sağlık verisidir, ancak işveren açısından iki önemli sonucu vardır. İlki, 50 veya daha fazla işçi çalıştıran özel sektör işyerlerinde işçi sayısının %3'ü oranında engelli çalıştırma yükümlülüğüdür; bu yükümlülüğe aykırılığın 2026 yılı idari para cezası, çalıştırılmayan her engelli ve her ay için 37.748 TL'dir. İkincisi, engelli çalışanlara uygulanan gelir vergisi engellilik indirimidir; 2026 yılında aylık indirim tutarı 1. derece için 12.000 TL, 2. derece için 7.000 TL, 3. derece için 3.000 TL'dir.

Bu nedenle formda engellilik durumunun, çalışanın bu haklardan yararlanması amacıyla ve sağlık kurulu raporuna dayalı olarak beyan edilebileceği belirtilmeli; bilgi yalnızca ilgili birimlerin erişebileceği şekilde saklanmalıdır.

Personel Bilgi Formu Örneği

PERSONEL BİLGİ FORMU

A. Kimlik ve iletişim bilgileri (zorunlu): Ad Soyad: [Ad Soyad] – T.C. Kimlik No: [numara] – Doğum tarihi: [Tarih] – Adres: [adres] – Cep telefonu: [numara] – E-posta: [adres]

B. Öğrenim ve mesleki bilgiler: Öğrenim durumu: [bilgi] – Mezun olunan okul ve bölüm: [bilgi] – Pozisyon için gerekli belge ve sertifikalar: [bilgi]

C. Ücret ödemesi (zorunlu): Banka adı: [banka] – IBAN: [numara]

D. Duruma göre doldurulacak alanlar: Engellilik durumu (engelli indirimi ve yasal yükümlülükler için, rapora dayalı olarak): [var / yok, derece] – Ehliyet sınıfı (pozisyon gerektiriyorsa): [bilgi]

E. İsteğe bağlı alanlar: Acil durumda aranacak kişi: [Ad Soyad, yakınlık, telefon] – İş kıyafeti bedeni: [bilgi]

Beyan: Bu formda verdiğim bilgilerin doğru olduğunu, değişiklik olması halinde İK birimine bildireceğimi beyan ederim. Kişisel verilerimin işlenmesine ilişkin aydınlatma metni tarafıma ayrıca verilmiştir.

[Ad Soyad, imza, tarih]

Acil durum kişisi olarak bildirilen kişinin verileri de kişisel veridir. Çalışana, bu kişiyi bilgilendirmesi gerektiği hatırlatılmalı ve bu veriler yalnızca acil durum amacıyla kullanılmalıdır.

Sık Yapılan Hatalar

1. Eski formları güncellemeden kullanmaya devam etmek
2. Tüm alanları zorunlu göstermek
3. Aydınlatma metni yerine formun altına genel bir açık rıza cümlesi eklemek
4. Sağlık verilerini genel özlük dosyasında herkesin erişebileceği şekilde tutmak
5. Formun kopyalarını birden fazla birimde kontrolsüz saklamak
6. Ayrılan çalışanların formlarını saklama süresi dolduktan sonra imha etmemek

Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; KVKK ve ikincil düzenlemeler değişebilir. Veri envanterinize ve somut işleme faaliyetlerinize göre hukuk danışmanınıza başvurun.

Şablonu İndirin

Word şablonu; zorunlu kimlik ve iletişim bilgilerini, öğrenim ve belge alanlarını, ücret ödemesi için banka bilgilerini, duruma göre doldurulacak engellilik, ehliyet ve çalışma izni alanlarını ve isteğe bağlı acil durum kişisi bölümünü içerir. Formu çalışan aydınlatma metninizle birlikte verin.

Çalışan Verilerinizi KVKK'ya Uygun Hale Getirin

İK Partner, personel bilgi formları, aydınlatma metinleri ve özlük dosyası düzenini KVKK ilkelerine göre gözden geçirir; gereksiz veri toplamayı azaltan sade ve uygulanabilir form setleri hazırlar. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz için ücretsiz ilk görüşme talep edebilirsiniz.