Ayrılan bir çalışanın dosyası arşive kaldırıldığında iki soru gündeme gelir: Bu dosyayı ne kadar tutmalıyız ve süre dolduğunda ne yapmalıyız? Özlük dosyası saklama süresi, tek bir kanunda yazan tek bir rakam değildir; İş Kanunu, sosyal güvenlik mevzuatı, vergi mevzuatı, alacak zamanaşımları ve KVKK birlikte değerlendirilerek belge bazında belirlenir. Bu rehberde zorunlu belgeleri, her birinin dayanağını ve saklama süresine yön veren kuralları tablolarla açıklıyoruz.
Dosyada hangi belgelerin bulunması gerektiğini aşama aşama anlattığımız özlük dosyasında bulunması gerekenler yazımızı tamamlayıcı olarak okuyabilirsiniz. Bu yazı, belgelerin ne kadar süre ve hangi gerekçeyle saklanacağına odaklanır.
Özlük Dosyası Tutmanın Yasal Dayanağı
İş Kanunu md. 75'e göre işveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. Bu dosyada işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kaydı saklar ve istendiğinde yetkili memur ve mercilere gösterir. Aynı madde, işverene işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanma, gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamama yükümlülüğü de getirir.
Md. 75, saklama için ayrı bir süre öngörmez. Süre, dosyadaki belgenin hangi yükümlülükten doğduğuna ve hangi uyuşmazlıkta delil olarak kullanılabileceğine göre belirlenir.
Saklama Süresini Belirleyen Dört Kaynak
| Kaynak | Hüküm | Özlük dosyasına etkisi |
|---|---|---|
| Sosyal güvenlik | 5510 md. 86: işyeri defter, kayıt ve belgeleri ilgili yılı takip eden yıl başından itibaren 10 yıl saklanır, istendiğinde 15 gün içinde ibraz edilir | SGK bildirimleri, bordro, puantaj ve eksik gün belgeleri |
| İşçilik alacakları zamanaşımı | 4857 Ek md. 3: kıdem, ihbar, kötüniyet, eşit davranma tazminatı ve yıllık izin ücretinde 5 yıl; TBK md. 147: ücret gibi dönemsel edimlerde 5 yıl | Sözleşme, fesih, izin ve ücret belgeleri |
| Genel zamanaşımı | TBK md. 146: kanunda aksine hüküm yoksa 10 yıl | İş kazası, tazminat ve diğer talepler |
| Vergi mevzuatı | Vergi Usul Kanunu'ndaki defter ve belge saklama hükümleri | Bordro ve ücret ödeme belgeleri; süreyi mali müşavirinizle teyit edin |
Bu kaynaklara KVKK md. 4 ve md. 7 eşlik eder: Veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilir; işleme sebebi ortadan kalktığında silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Yani KVKK, yukarıdaki süreleri kısaltmaz; ama sürenin bitiminden sonra verinin gereksiz yere tutulmasını da engeller.
Zamanaşımı ne zaman başlar?
Saklama süresini hesaplarken zamanaşımının başlangıç anı önemlidir. Örneğin İş Kanunu md. 59'a göre kullanılmamış yıllık izin ücretine ilişkin zamanaşımı, iş sözleşmesinin sona erdiği tarihten itibaren başlar. Kıdem ve ihbar tazminatı da sözleşmenin sona ermesiyle muaccel hale gelir. Ücret alacaklarında ise süre, her ücretin muaccel olduğu tarihten işler. Ayrıca 5510 md. 86, aylık prim ve hizmet belgesi verilmeyen sigortalıların çalışmalarını, hizmetin geçtiği yılın sonundan başlayarak beş yıl içinde iş mahkemesine başvurarak ispatlayabileceğini düzenler.
Bu nedenle pratikte saklama süresi, işe giriş tarihinden değil iş ilişkisinin sona erdiği tarihten itibaren planlanır.
Belge Bazında Saklama Tablosu
Aşağıdaki tablo, yaygın özlük belgeleri için dayanağı ve saklama süresine yön veren kuralı özetler. Süreler asgari referans niteliğindedir; işletmenizin saklama ve imha politikasında daha uzun bir süre gerekçelendirilebilir.
| Belge | Dayanak | Saklama süresine yön veren kural |
|---|---|---|
| İş sözleşmesi ve ekleri, değişiklik yazıları | 4857 md. 8, md. 22 | Sona ermeden itibaren en az 10 yıl (genel zamanaşımı) önerilir |
| Kimlik bilgileri ve işe giriş belgeleri | 4857 md. 75 | Dosya ile birlikte |
| SGK işe giriş ve işten ayrılış bildirgeleri | 5510 | İlgili yılı takip eden yıl başından itibaren 10 yıl |
| Bordro, ücret hesap pusulası, ödeme dekontları | 4857 md. 37, 5510 md. 86, vergi mevzuatı | En az 10 yıl (SGK) ve vergi mevzuatındaki süre |
| Puantaj, fazla çalışma onayları | 4857 md. 41, 5510 md. 86 | En az 10 yıl; ücret zamanaşımı (5 yıl) ile birlikte |
| Yıllık izin kayıt belgesi | 4857 md. 56 | Sona ermeden itibaren en az 5 yıl (izin ücreti zamanaşımı) |
| Eksik gün belgeleri (rapor, ücretsiz izin) | 5510 md. 86 | İlgili yılı takip eden yıl başından itibaren 10 yıl |
| İşe giriş ve periyodik sağlık raporları | 6331 md. 15 | İSG mevzuatındaki özel hükümler; özel nitelikli veri olarak ayrı saklanmalı |
| İSG eğitim belgeleri | 6331 md. 17 | İSG mevzuatındaki hükümler ve olası iş kazası uyuşmazlıkları |
| İş kazası kayıtları ve raporları | 6331 md. 14 | Genel zamanaşımı (10 yıl) ve SGK süreçleri dikkate alınarak |
| Disiplin, savunma ve uyarı yazıları | 4857 md. 19, 25 | Fesih uyuşmazlığı riskine göre; sona ermeden itibaren en az 5 yıl |
| Fesih bildirimi, istifa dilekçesi, ibraname | 4857 md. 17-19, TBK md. 420 | Sona ermeden itibaren en az 10 yıl önerilir |
| Çalışma belgesi kopyası | 4857 md. 28 | Dosya ile birlikte |
| KVKK aydınlatma teslim kaydı, açık rıza formları | 6698 md. 10, md. 5 | İlgili veri saklandığı sürece |
"Önerilir" ifadesi taşıyan satırlarda süre doğrudan bir saklama hükmünden değil, ilgili belgenin delil değeri taşıyabileceği uyuşmazlıkların zamanaşımından türetilmiştir. Somut süreleri belirlerken hukuk danışmanınız ve mali müşavirinizle birlikte karar verin.
Saklama Süresi Nasıl Hesaplanır? Örnek
Temsilî bir örnek: 2019'da işe giren ve 15 Mart 2026'da istifa ederek ayrılan bir çalışanın dosyası için:
| Belge grubu | Başlangıç | Kural | En erken imha değerlendirmesi |
|---|---|---|---|
| 2026 yılına ait SGK bildirimleri | 1 Ocak 2027 | 10 yıl | 1 Ocak 2037 |
| 2019 yılına ait bordro ve SGK belgeleri | 1 Ocak 2020 | 10 yıl | 1 Ocak 2030 |
| Yıllık izin kayıtları | 15 Mart 2026 (sona erme) | 5 yıl | 15 Mart 2031 |
| İş sözleşmesi, istifa dilekçesi | 15 Mart 2026 (sona erme) | 10 yıl (önerilen) | 15 Mart 2036 |
Tablodan görüldüğü gibi aynı dosyanın farklı belgeleri farklı tarihlerde imha değerlendirmesine girer. Pratikte birçok işletme, yönetimi kolaylaştırmak için en uzun süreyi tüm dosyaya uygular. Bu yaklaşım kabul edilebilir; ancak seçilen süre saklama ve imha politikasında gerekçesiyle yazılmalı ve süre dolduğunda imha gerçekten yapılmalıdır. Süre bitiminde devam eden bir dava, inceleme veya talep varsa ilgili belgeler o süreç sonuçlanana kadar saklanmalıdır.
Dosya Nasıl Saklanmalı?
- Fiziki dosyalar: Kilitli dolapta, erişim yetkisi tanımlı kişilerde. Sağlık raporlarını ayrı zarfta veya bölümde tutun.
- Dijital dosyalar: Rol bazlı erişim, erişim kayıtları ve yedekleme. Taranan belgelerin asıllarının ne kadar saklanacağını da politikada belirleyin.
- Ayrılış sonrası: Aktif çalışan dosyalarından ayırın, erişimi yalnızca İK ve hukuk birimiyle sınırlayın.
- İmha: Süre dolduğunda belgeleri tutanakla imha edin; imha kayıtlarını saklayın.
KVKK açısından saklama ve imha politikasının nasıl hazırlanacağını KVKK kapsamında çalışan verilerinin saklanması yazımızda, çalışan verilerinin genel çerçevesini çalışan kişisel verileri KVKK rehberi yazımızda ele aldık.
Denetim ve Uyuşmazlıkta Özlük Dosyası
Özlük dosyası iki durumda belirleyici hale gelir:
- İdari denetim: İş müfettişi veya SGK denetmeni, md. 75 ve 5510 md. 86 kapsamında belgelerin gösterilmesini isteyebilir. Eksik veya düzensiz dosyaların idari para cezası sonuçları için çalışma belgesi ve özlük dosyası cezaları yazımıza bakabilirsiniz.
- İşçilik davası: Fazla mesai, yıllık izin veya fesih uyuşmazlıklarında ispat yükü çoğu zaman işverendedir. Örneğin yıllık iznin kullandırıldığını ispat etmek için izin kayıt belgesi ve imzalı izin formları gerekir.
Belgenin imha edilmiş olması, işvereni zamanaşımı dolmamış bir talep karşısında savunmasız bırakabilir. Bu nedenle süreyi kısaltmak yerine güvenli saklama ve sınırlı erişime yatırım yapmak çoğu zaman daha doğru tercihtir.
İşveren İçin Kontrol Listesi
- [ ] Her çalışan için tek bir özlük dosyası var mı (fiziki veya dijital)?
- [ ] Dosya içeriği bir standart listeye göre mi oluşturuluyor? (Bkz. özlük dosyası kontrol listesi)
- [ ] Belge grupları için saklama süreleri yazılı politikada tanımlı mı?
- [ ] Süreler iş ilişkisinin sona erdiği tarihten mi hesaplanıyor?
- [ ] Sağlık verileri ayrı ve sıkı erişimle mi tutuluyor?
- [ ] Süresi dolan belgeler periyodik olarak imha ediliyor ve tutanak tutuluyor mu?
- [ ] Devam eden dava veya incelemelerde imha durduruluyor mu?
Sık Yapılan Hatalar
- Ayrılış günü dosyayı imha etmek: Zamanaşımı süreleri devam ederken delil kaybına yol açar.
- Dosyaları süresiz tutmak: KVKK md. 4 ve md. 7'ye aykırılık riski doğurur.
- Süreyi işe giriş tarihinden hesaplamak: Zamanaşımları çoğunlukla sona ermeden itibaren işler.
- Sağlık raporlarını genel dosyada tutmak: Özel nitelikli veri için ek önlem gerekir.
- Taranan belgelerin asıllarını plansız imha etmek: İspat açısından ıslak imzalı aslın önemi devam edebilir.
Sonuç
Özlük dosyası saklama süresi, belge türüne ve dayandığı yükümlülüğe göre değişir. SGK açısından on yıllık saklama yükümlülüğü, işçilik alacaklarında beş yıllık, genel taleplerde on yıllık zamanaşımı ve KVKK'nın gereğinden uzun saklamama ilkesi birlikte değerlendirildiğinde, her işletme kendi gerekçeli saklama tablosunu oluşturmalıdır.
Özlük dosyası standardınızı ve saklama-imha politikanızı oluşturmak için iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden destek alabilir ya da bizimle iletişime geçin.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; saklama süreleri mevzuat değişikliğiyle farklılaşabilir. Somut durumunuz için uzman desteği alın.
