Mobbing Şikâyet Dilekçesi Örneği: Şirket İçi Form ve İnceleme

Bir çalışan yöneticisinin veya ekip arkadaşının kendisini sistematik olarak dışladığını, aşağıladığını ya da yıldırmaya çalıştığını söylediğinde, işverenin ilk tepkisi sonraki her şeyi belirler. Şikâyetin şirket içinde, gizlilikle ve ciddiyetle ele alınması hem çalışanı korur hem de işverenin yasal yükümlülüğünü yerine getirdiğini gösterir. Mobbing şikâyet dilekçesi, çalışanın yaşadığı davranışları tarih, tanık ve delilleriyle yazılı bildirdiği ve İK'nın gizli inceleme sürecini başlattığı formdur. Bu sayfadaki Word şablonu; şikâyet formunu, İK ön değerlendirmesini, geçici önlemleri ve sonuç bildirim yazısını bir arada sunar.

Mobbingin hukuki çerçevesi için mobbing ve işverenin sorumluluğu yazımıza, şikâyet kanallarını tanımlayan bir politika için mobbing ve taciz önleme politikası şablonumuza bakabilirsiniz.

Mobbing Şikâyet Dilekçesi Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Mobbing, işyerinde bir çalışanı hedef alan, belirli bir süre boyunca sistematik biçimde tekrarlanan ve onu yıldırmayı, dışlamayı ya da işten uzaklaştırmayı amaçlayan davranışlar bütünüdür. Tek seferlik bir tartışma, sert bir performans geri bildirimi veya iş yükü dağılımına ilişkin bir anlaşmazlık tek başına mobbing değildir; ancak bunlar da şikâyet konusu olabilir ve incelenmelidir.

Şirket içi şikâyet formu şu amaçlara hizmet eder:

• Çalışanın iddialarını somut olaylara dönüştürür (ne, ne zaman, kim, hangi tanık),
• İK'nın inceleme kapsamını ve öncelik düzeyini belirlemesini sağlar,
• İşverenin şikâyetten haberdar olduğu tarihi ve sonrasında aldığı önlemleri belgeler,
• Dış başvuru (Bakanlık, ALO 170 veya dava) gündeme gelirse işverenin elindeki en güçlü kanıt dosyasının ilk sayfası olur.

Dışarıdan gelen bir şikâyete cevap hazırlıyorsanız mobbing şikâyetine işveren cevap yazısı şablonumuzu kullanın.

Şablonda Neler Var?

1. Çalışanın şikâyet dilekçesi (gizli)

• Şikâyetçi ve şikâyet edilen kişilerin bilgileri, aralarındaki ilişki türü,
• Sekiz seçenekli davranış listesi (aşağılama, dışlama, iş vermeme, tehdit, söylenti yayma vb.),
• Tarih, yer, olay, tanık ve delil sütunlu olay kayıt tablosu,
• Süre ve sıklık bilgisi, daha önceki bildirimler,
• Talep edilen önlemler ve misilleme yasağını içeren beyan,
• KVKK ve sağlık verisi gizliliği kutusu.

2. İK / Etik Kurul bölümü

• Kayıt numarası, inceleyen kişi, çıkar çatışması kontrolü ve hedef tarih,
• Ön değerlendirme tablosu: şikâyetin niteliği, aciliyet, tanıklar ve belgeler,
• Geçici önlemler listesi.

3. Şikâyetçiye sonuç bildirim yazısı (doğrulandı, yeterli bulgu yok, mobbing değil ama sorun var seçenekleri)

4. On iki maddelik gizli inceleme kontrol listesi

Bu Talep Geldiğinde İşveren Ne Yapmalı?

1. Aynı gün kayıt açın. Şikâyeti gizli bir dosyada kayıt numarasıyla saklayın; erişimi yalnızca inceleme ekibiyle sınırlayın.
2. Tarafsız bir inceleyen atayın. Şikâyet edilen kişi bir yöneticiyse, incelemeyi onun hiyerarşisinden bağımsız biri yürütmelidir. Gerekirse dış danışman görevlendirin.
3. İlk görüşmeyi yapın. Şikâyetçiyle olay kayıt tablosunu birlikte tamamlayın. Belirsiz ifadeleri ("bana hep kötü davranıyor") somut olaylara dönüştürmeye çalışın.
4. Geçici önlem alın. Risk yüksekse raporlama ilişkisini veya vardiya düzenini geçici olarak değiştirin. Bu önlem şikâyetçiyi cezalandırmamalıdır; onu daha kötü bir pozisyona veya vardiyaya almak misilleme izlenimi yaratır.
5. Savunma alın. Şikâyet edilen kişiye iddiaları yazılı bildirin ve savunmasını alın. Usul için savunma alma usulü yazımız yol gösterir.
6. Tanıkları ve belgeleri değerlendirin. Tanıkları ayrı ayrı dinleyin; e-posta ve mesaj kayıtlarını hukuka uygun yöntemle toplayın.
7. Sonucu yazın ve bildirin. Bulguları süreklilik, sistematiklik ve kasıt yönünden değerlendirin. Doğrulanırsa disiplin yönetmeliğine göre orantılı işlem yapın; her iki tarafa sonucu yazılı bildirin.
8. İzleyin. İnceleme bittikten sonra da şikâyetçinin misillemeye maruz kalıp kalmadığını belirli aralıklarla kontrol edin.

Temsilî bir örnek: Bir muhasebe uzmanı, yeni gelen müdürünün kendisini haftalık toplantılardan çıkardığını ve işlerini başka bir çalışana devrettiğini bildirir. İnceleme, toplantı davetlerinin ve iş atamalarının sistem kayıtlarıyla yapılır. Kayıtlar dışlamayı doğrular; müdüre yazılı uyarı verilir, yönetim eğitimi planlanır ve uzmanın görev tanımı yeniden netleştirilir.

Örnek Metin

Şablondaki şikâyet beyanı:

Yukarıdaki bilgilerin bildiğim kadarıyla doğru olduğunu, incelemeye iş birliği yapacağımı ve şikâyetin gizliliğine özen göstereceğimi beyan ederim. Şirketin, iyi niyetle şikâyette bulunan çalışana karşı misillemeye izin vermeyeceği tarafıma bildirilmiştir.

Sonuç bildirim yazısının gövdesi:

[Şikâyet Tarihi] tarihli ve [Kayıt No] numaralı şikâyetiniz, [İnceleme Başlangıç] – [İnceleme Bitiş] tarihleri arasında [İncelemeyi Yürüten Kişi / Kurul] tarafından incelenmiştir. İnceleme kapsamında [__] kişiyle görüşülmüş ve ilgili belgeler değerlendirilmiştir. (...) Diğer kişilere ait disiplin işlemlerinin ayrıntıları, kişisel verilerin korunması nedeniyle paylaşılamamaktadır.

Nasıl Doldurulur?

1. Formu çalışana gizli ortamda verin; dilerse İK ile birlikte doldurabileceğini söyleyin.
2. Olay kayıt tablosunda her olayın ayrı satıra, mümkün olduğunca tarih sırasıyla yazılmasını isteyin.
3. Delilleri (e-posta, mesaj ekran görüntüsü) forma ek olarak alın; sağlık raporlarını İK yerine işyeri hekimine yönlendirin.
4. İK bölümünü şikâyetin alındığı gün doldurun; inceleyenin tarafsızlığını yazılı teyit edin.
5. Ön değerlendirmede aciliyeti belirleyin ve geçici önlemleri işaretleyin.
6. İnceleme sonunda sonuç yazısında tek seçeneği bırakın, alınan önlemleri somut yazın ve tebliğ edin.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

2011 yılında yayımlanan, işyerlerinde psikolojik tacizin önlenmesine ilişkin Başbakanlık Genelgesi de konuya ilişkin önemli bir çerçeve sunar. Disiplin işlemi yapacaksanız md. 26'daki altı işgünlük sürenin, yargı uygulamasına göre olayın işveren adına fesih yetkisine sahip kişi veya kurulca öğrenildiği tarihten itibaren işlediğine dikkat edin; incelemeyi gereksiz yere uzatmayın.

Sık Yapılan Hatalar

• Şikâyeti "kişisel uyuşmazlık" diyerek kayda almamak veya sözlü geçiştirmek.
• İncelemeyi şikâyet edilen yöneticinin bağlı olduğu kişiye yaptırmak.
• Şikâyetçiyi "korumak" gerekçesiyle daha kötü bir göreve veya vardiyaya almak.
• Şikâyet dosyasını geniş bir ekiple paylaşmak; gizliliği ihlal etmek.
• Şikâyet edilen kişiden savunma almadan yaptırım uygulamak.
• Sonucu şikâyetçiye hiç bildirmemek; çalışanın dış başvuruya yönelmesine neden olmak.
• Sağlık raporlarını İK dosyasında saklamak.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; disiplin yönetmeliğiniz, etik kurul yapınız ve güncel mevzuata göre uyarlayın. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; cinsel taciz veya fesih ihtimali bulunan durumlarda uzman desteği alın.

Şikâyet kanallarınızı kurmak, inceleme ekibinizi eğitmek veya hassas bir incelemeyi tarafsız biçimde yürütmek için kriz yönetimi hizmetimizden destek alabilir ya da bizimle iletişime geçin.