Bir ilana onlarca, bazen yüzlerce başvuru geldiğinde ilk eleme çoğu zaman birkaç saniyelik CV taramasıyla yapılır. Bu hız, aynı pozisyon için farklı adaylara farklı ölçütler uygulanmasına, iyi adayların gözden kaçmasına ve "neden elendim?" sorusuna verilecek bir cevabın olmamasına yol açar. Ön eleme değerlendirme formu, başvuruları önceden belirlenmiş zorunlu şartlara ve ağırlıklandırılmış kriterlere göre aynı ölçekle puanlamanızı, telefon ön görüşmesini standart sorularla kaydetmenizi ve her kararın gerekçesini yazılı tutmanızı sağlar.
Ön elemenin süreçteki yerini ön eleme nedir yazımızda, CV okumanın püf noktalarını ise CV değerlendirme nasıl yapılır rehberimizde bulabilirsiniz.
Başvuru Ön Eleme Değerlendirme Formu (Word) İndirÖn Eleme Değerlendirme Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?
Ön eleme, başvuru ile mülakat arasındaki aşamadır. Amaç, mülakata yalnızca pozisyonun asgari şartlarını karşılayan ve kriterlerde öne çıkan adayları çağırmaktır. Ön eleme değerlendirme formu bu aşamanın kayıt aracıdır ve her aday için ayrı doldurulur.
Form özellikle şu durumlarda fark yaratır:
- Yüksek başvuru sayısı: Birden fazla İK uzmanının aynı ilanı taradığı durumlarda ortak ölçek sağlar.
- Yönetici ile İK arasında beklenti farkı: Kriterlerin ve ağırlıkların taramadan önce yöneticiye onaylatılması, sonradan "bu adayı neden getirdiniz?" tartışmasını azaltır.
- Mavi yaka ve toplu alımlar: Vardiya uygunluğu, ehliyet veya mesleki belge gibi zorunlu şartların hızlıca ayıklanmasını sağlar.
- Denetlenebilirlik: Ayrımcılık iddiası veya KVKK başvurusu halinde kararın objektif gerekçesini gösterir.
Mülakat aşamasında ise ayrı bir araç kullanılmalıdır; bunun için mülakat değerlendirme formu şablonumuz hazırdır.
Şablonda Neler Var?
Pozisyon ve aday bilgileri: Pozisyon, ilan numarası, kriterleri onaylayan yönetici ve onay tarihi; aday numarası, başvuru tarihi ve kaynağı. Aday bölümünde yaş, medeni hal, sağlık veya din gibi bilgilerin forma yazılmayacağı hatırlatması yer alır.
1. Zorunlu şartlar: Her şart için ilandaki ifade, "Evet / Hayır / Belirsiz" seçimi ve dayanak (CV, belge, beyan). Tek bir "Hayır" adayı eler, "Belirsiz" ön görüşmede netleştirilir.
2. Tercih edilen kriterler: Ağırlık, 1–5 puan, ağırlıklı puan ve gerekçe sütunlarından oluşan puanlama tablosu. Ölçeğin tanımı formun içindedir.
| Puan | Anlamı |
|---|---|
| 1 | Kriteri karşılamıyor |
| 2 | Kısmen karşılıyor |
| 3 | Karşılıyor |
| 4 | İyi düzeyde karşılıyor |
| 5 | Beklentinin belirgin üzerinde |
3. Telefon / online ön görüşme notları: Başlama tarihi, ücret beklentisi (brüt mü net mi olduğu belirtilerek), lokasyon ve vardiya uygunluğu ile tüm adaylara aynı sırayla sorulacak standart sorular.
4. Karar: Mülakata davet, yedek havuz veya eleme; objektif eleme gerekçeleri, adaya bildirim tarihi ve kanalı, iki değerlendirici imzası.
İK kontrol listesi (2. sayfa): Kriterlerin önceden onaylanması, ilanla uyum, eşit davranma, yasaklı sorular, KVKK aydınlatması, saklama ve imha, adaya geri bildirim dahil on madde ve yasal hatırlatma notu.
Nasıl Doldurulur?
- Kriterleri ilan yayınlanmadan belirleyin. Pozisyon için zorunlu şartları ve tercih edilen kriterleri yöneticiyle birlikte yazın, ağırlıkları toplam 100 olacak şekilde dağıtın ve onay tarihini forma işleyin.
- Zorunlu şartları ilanla eşleştirin. İlanda yazmayan bir şartı sonradan eleme nedeni yapmayın. Şart işin gereğinden kaynaklanmalı; örneğin şoför pozisyonunda ehliyet, yasal olarak belge gerektiren işlerde mesleki yeterlilik belgesi.
- Önce zorunlu şartları tarayın. "Hayır" çıkan aday için puanlama yapmanıza gerek yoktur; gerekçe bölümünde hangi şartın karşılanmadığını yazın.
- Tercih edilen kriterleri puanlayın. Her puanın yanına CV'den somut bir kanıt yazın; "iyi görünüyor" gibi izlenimler gerekçe değildir.
- Ağırlıklı puanı hesaplayın. Puan × ağırlık ÷ 100 formülüyle her satırı hesaplayıp toplayın. Toplam 5 üzerinden bir skor verir; mülakat eşiğini (örneğin 3,0) önceden belirleyin.
- Belirsiz noktaları ön görüşmede netleştirin. Standart soruları aynı sırayla sorun, notları kısa tutun.
- Kararı ve gerekçeyi işaretleyin. Eleme gerekçesi objektif seçeneklerden biri olmalıdır.
- Adaya bildirim yapın. Elenen adaylara makul sürede kısa ve saygılı bir bilgi verin; tarih ve kanalı forma yazın. Hazır metinler için aday iletişim e-posta şablonları yazımıza bakabilirsiniz.
Temsilî bir örnek: Ön muhasebe uzmanı ilanında zorunlu şartlar "ilgili alanda lisans veya ön lisans" ve "en az 2 yıl ön muhasebe deneyimi" olarak belirleniyor. Bir aday deneyim şartını karşılıyor ancak mezuniyet bilgisi CV'de yok; aday "Belirsiz" olarak işaretleniyor ve telefon görüşmesinde mezuniyeti teyit edilince puanlamaya geçiliyor. Böylece eksik yazılmış bir CV yüzünden nitelikli bir aday kaybedilmiyor.
Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler
| Konu | Dayanak | Formdaki karşılığı |
|---|---|---|
| Eşit davranma | İş Kanunu md. 5 | Dil, ırk, renk, cinsiyet, engellilik, siyasal düşünce, felsefi inanç, din ve mezhep gibi sebeplere dayalı ayrım yapılamaz; kriterler işin gereğine dayanmalıdır |
| Cinsiyet ve gebelik | İş Kanunu md. 5 | Biyolojik veya işin niteliğine ilişkin zorunluluk olmadıkça sözleşmenin yapılmasında cinsiyet veya gebelik nedeniyle farklı işlem yapılamaz |
| Aydınlatma yükümlülüğü | KVKK md. 10 | Adaya verilerinin hangi amaçla, hangi hukuki sebeple işleneceği ve haklarının neler olduğu bildirilir |
| Özel nitelikli veriler | KVKK md. 6 | Sağlık, din, dernek veya sendika üyeliği gibi veriler ön elemede toplanmamalıdır |
| Engelli istihdamı | İş Kanunu md. 30 | 50 ve daha fazla işçi çalıştıran özel sektör işyerlerinde yüzde üç engelli istihdamı yükümlülüğü; makul düzenleme ihtiyacı eleme gerekçesi yapılmamalıdır |
İş Kanunu md. 5'teki eşit davranma ilkesi iş ilişkisini düzenler; yargı uygulamasında işe alım aşamasındaki ayrımcı davranışlar da değerlendirme konusu yapılabilmektedir. Bu nedenle formdaki her eleme kararının belgelenebilir ve işin gereğiyle ilişkili olması önemlidir. Ayrıntılar için işe alımda ayrımcılıktan kaçınmak ve işe alımda aday verileri ve KVKK yazılarımıza bakabilirsiniz.
Sık Yapılan Hatalar
- Kriterleri başvuruları gördükten sonra belirlemek. Bu, beğenilen adaya göre ölçüt uydurma riskini doğurur.
- İlanda olmayan şartla elemek. Adaya ve olası bir denetime açıklanamayan kararlar üretir.
- Yaş aralığını varsayılan şart yapmak. Yaş, yalnızca kanuni bir zorunluluk veya işin niteliği gerektiriyorsa kullanılmalı ve gerekçesi yazılmalıdır.
- Fotoğraf, medeni hal veya aile durumu gibi bilgileri puanlamaya katmak. İşle ilgisi olmayan bu bilgiler değerlendirme dışı kalmalıdır.
- Her adaya farklı ön görüşme soruları sormak. Karşılaştırma imkânı ortadan kalkar.
- Elenen adaya hiç dönüş yapmamak. İşveren markasını zedeler ve aday deneyimini bozar.
- Formları süresiz saklamak. Aday verileri için belirlenen saklama süresi sonunda imha edilmelidir.
Şablonu İndirin
Başvuru Ön Eleme Değerlendirme Formu (Word) İndirŞablondaki örnek kriterleri ve ağırlıkları kendi pozisyonunuza göre değiştirin; kritik rollerde kriter sayısını artırabilir, toplu alımlarda zorunlu şartlar bölümünü öne çıkarabilirsiniz. Adayların hangi aşamada olduğunu tek tabloda izlemek için işe alım süreci takip tablosu ile birlikte kullanın.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın. Ön eleme kriterlerinizi ve işe alım sürecinizi objektif, ölçülebilir bir yapıya kavuşturmak isterseniz işe alım danışmanlığı hizmetimizi inceleyebilir veya bizimle iletişime geçin.
