Mobbing Bildirim Formu: Word Şablonu ve Gizli İnceleme Süreci

Psikolojik taciz iddiası, işverenin en hassas yönetmesi gereken konulardan biridir: Bildirimde bulunan çalışan korunmalı, hakkında iddiada bulunulan kişinin hakları gözetilmeli ve karar olgulara dayanmalıdır. Mobbing bildirim formu, çalışanın yaşadığı veya tanık olduğu davranışları, olay kronolojisini ve taleplerini yapılandırılmış biçimde iletmesini sağlar; ekindeki İK bölümü ise bildirimin kayda alınmasından inceleme sonucuna kadar gizli bir süreç yürütmenize yardımcı olur.

İşverenin hukuki yükümlülükleri ve olası sorumluluğu için mobbing ve işverenin sorumluluğu yazımıza, önleyici çerçeve için mobbing ve taciz önleme politikası şablonumuza bakabilirsiniz.

Mobbing Bildirim Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Mobbing, bir çalışanın sistematik ve süreklilik gösteren biçimde aşağılanması, dışlanması, yıldırılması veya değersizleştirilmesidir. Tek seferlik bir tartışma ya da yöneticinin olağan iş talimatları kural olarak mobbing sayılmaz; ancak bu ayrımı bildirim aşamasında çalışan yapmak zorunda değildir. Bu yüzden form, tek seferlik olayların da bildirilebileceğini açıkça söyler; değerlendirme inceleme aşamasında yapılır.

Form şu durumlarda kullanılır:

• Çalışanın kendi yaşadığı davranışları bildirmesi,
• Başka bir çalışanın maruz kaldığı davranışlara tanık olan kişinin bildirimi,
• Etik hat, e-posta veya sözlü yoldan gelen bir bildirimin kayıt altına alınması (İK, sözlü bildirimi forma dökerek çalışana teyit ettirebilir).

Formun amacı bir "şikâyet dilekçesi"nden çok, incelemeye temel olacak somut bilgiyi toplamaktır: ne oldu, ne zaman, nerede, kim tanık oldu, hangi belge var.

Şablonda Neler Var?

Gizlilik ve misilleme yasağı kutusu: Bildirimin yalnızca inceleme ekibince görüleceği, iyi niyetli bildirimde bulunana ve tanıklara misilleme yapılmayacağı ve sağlık bilgisi vermenin zorunlu olmadığı en üstte yazılıdır.

1. Bildirim türü: Kendi adına veya tanık olarak bildirim; tarih ve bildirim kanalı.

2. Bildirimde bulunan: Ad, departman ve iletişim bilgileri. İsimsiz bildirimin kabul edildiği ancak incelemenin sınırlı kalabileceği belirtilir.

3. Hakkında bildirimde bulunulan kişiler: Ad, görev ve bildirimde bulunana göre konumu (üst, eş düzey, ast, üçüncü kişi).

4. Yaşanan davranışlar: Aşağılama, haksız eleştiri, dışlama, anlamsız görevler, imkânsız iş yükü, sosyal yalnızlaştırma, tehdit, dedikodu, özel hayata müdahale, dijital ortamda küçük düşürme gibi on bir seçenek; başlangıç tarihi ve sıklık.

5. Olay kronolojisi: Tarih, yer, ne olduğu, tanık ve belge sütunlarından oluşan altı satırlık tablo ile eklenebilecek kanıt türleri.

6. Talepler: İnceleme, geçici önlem, psikolojik destek bilgisi ve gizli ön görüşme seçenekleri; isteğe bağlı etki açıklaması.

7. Beyan ve imza: Bilgilerin doğruluğu, iyi niyet ve gizliliğe uyma taahhüdü.

2. sayfa – İK / inceleme komisyonu bölümü: Kayıt numarası, teslim alma bilgileri, inceleme ekibi, çıkar çatışması kontrolü, ön değerlendirme seçenekleri, geçici önlem, altı adımlık inceleme takip tablosu, sonuç seçenekleri ve alınan önlemler.

Gizli inceleme kontrol listesi: Erişim kısıtlaması, tarafsız ekip, savunma hakkı, tanık tutanakları, yazılı rapor ve misilleme takibi dahil dokuz madde.

Bu Talep Geldiğinde İşveren Ne Yapmalı?

1. Bildirimi aynı gün kayda alın. Kayıt numarası verin, teslim tarihini ve saatini yazın; dosyayı yalnızca yetkili kişilerin erişebileceği bir yerde saklayın.
2. Bildirimde bulunanla ön görüşme yapın. Süreci, gizliliği ve misilleme yasağını anlatın; eksik bilgileri tamamlayın. Görüşmeyi tutanağa bağlayın.
3. Tarafsız bir inceleme ekibi kurun. Hakkında bildirimde bulunulan kişinin astları veya yakın çalışma arkadaşları ekipte yer almamalı. Üst yönetici hakkında bildirimlerde dış uzman desteği değerlendirilebilir.
4. Gerekirse geçici önlem alın. Raporlama hattının veya çalışma düzeninin geçici olarak değiştirilmesi gibi önlemler, bildirimde bulunanı cezalandırır nitelikte olmamalıdır.
5. Delilleri toplayın. E-postalar, mesajlar, görev dağılımları, toplantı kayıtları ve tanık ifadeleri ayrı ayrı alınıp tutanağa bağlanır.
6. Hakkında bildirimde bulunulan kişiyi dinleyin. İddiaları somut olarak bildirin ve savunma hakkı tanıyın. Usul için savunma alma usulü yazımızdan yararlanabilirsiniz.
7. Yazılı rapor hazırlayın. Olguları, delilleri, değerlendirmeyi ve sonucu içeren bir raporla karar verin.
8. Sonucu bildirin ve takip edin. Taraflara gizlilik gözetilerek bilgi verin; sonraki haftalarda misilleme olup olmadığını izleyin, kök nedenleri ele alın.

Şikâyet ve soruşturma süreçlerinin genel tasarımı için işyerinde şikâyet ve soruşturma yazımız ayrıntılı bir çerçeve sunar.

Örnek Metin

Şablonun bildirim bölümünün çekirdeği şu şekildedir:

Gizlilik ve misilleme yasağı: Bu bildirim gizli tutulur ve yalnızca incelemeyi yürütmekle görevli kişiler tarafından görülür. İyi niyetle bildirimde bulunan çalışana veya incelemede tanıklık eden kişilere karşı misilleme yapılmaz.

Yaşanan davranışlar: Yaşadığınız veya tanık olduğunuz davranışları işaretleyiniz. Psikolojik tacizde belirleyici olan, davranışın sistematik ve süreklilik gösteren bir şekilde tekrarlanmasıdır; tek seferlik olayları da bildirebilirsiniz.

Olay kronolojisi: Tarih – Yer – Ne oldu? (söylenen / yapılan) – Tanık – Belge / Kanıt

Beyan: Bu formda verdiğim bilgilerin bildiğim kadarıyla doğru olduğunu, bildirimimi iyi niyetle yaptığımı ve inceleme sürecinde gizliliğe ben de uyacağımı beyan ederim.

Nasıl Doldurulur?

1. Formu çalışanların kolayca erişebileceği bir yerde (intranet, İK birimi, etik hat) yayımlayın.
2. Çalışan bildirim türünü ve kendi bilgilerini doldurur; isimsiz bildirim tercih ederse 2. bölümü boş bırakabilir.
3. Davranışlar listesinden ilgili seçenekleri işaretler ve kronoloji tablosuna olayları tarih sırasıyla yazar.
4. Varsa belgeleri ekler, taleplerini işaretler ve imzalar.
5. İK, 2. sayfadaki kayıt bölümünü doldurur, çıkar çatışması kontrolünü yapar ve ön değerlendirme seçeneğini işaretler.
6. İnceleme adımları tablodaki sırayla yürütülür; her adımın tarihi ve sorumlusu yazılır.
7. Sonuç ve alınan önlemler kaydedilir, inceleme sorumlusu ve İK yöneticisi imzalar.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Md. 417 işverene yalnızca tacizi "yapmama" değil, "önleme" yükümlülüğü de yükler. Bu nedenle bir bildirime hiç işlem yapılmaması veya bildirimin yalnızca dosyalanması, işverenin kendisinin sorumluluğunu gündeme getirebilir. Kavramın sınırlarını netleştirmek için mobbing nedir yazımıza bakabilirsiniz.

Sık Yapılan Hatalar

• Bildirimi hakkında iddiada bulunulan yöneticiye "çözmesi için" iletmek.
• Bildirimde bulunanı korumak gerekçesiyle onun görev yerini veya görevini değiştirmek.
• Hakkında bildirimde bulunulan kişiyi dinlemeden karar vermek.
• Tanık ifadelerini yazılı almamak, delilleri tarih sırasıyla kayda geçirmemek.
• İnceleme sonucunu taraflara hiç bildirmemek.
• "Kanıtlanmadı" sonucunu "kötü niyetli bildirim" ile karıştırıp bildirimde bulunanı cezalandırmak.
• Bildirim dosyasını özlük dosyasına koyup geniş bir kesimin erişimine açmak.

Şablonu İndirin

Şablonu disiplin yönetmeliğiniz, etik politikanız ve inceleme komisyonu yapınızla uyumlu hale getirin; cinsel taciz ve ayrımcılık iddiaları için ayrıca işletilecek usulü tanımlayın. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın.

Bildirim kanalı, inceleme komisyonu ve önleme politikasından oluşan bir sistem kurmak veya hassas bir iddiayı tarafsız biçimde incelemek için iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden destek alabilirsiniz.