Kıdem Tazminatı İhtarnamesine Cevap: Örnek ve İşveren Rehberi

Ayrılan bir çalışandan noter kanalıyla gelen kıdem tazminatı ihtarnamesi, çoğu zaman arabuluculuk ve dava sürecinin ilk adımıdır. Kıdem tazminatı ihtarnamesine cevap, işverenin bu talebi kayıtlarıyla karşılaştırıp hak kazanma şartlarını, fesih nedenini ve hesabı kendi açısından yazılı olarak ortaya koyduğu belgedir. Doğru kurulmuş bir cevap, haklı kısmı hızla kapatır, haksız kısmı ise gereksiz kabul beyanı vermeden kayda geçirir.

İhtarnameye cevap vermenin genel kurallarını çalışandan gelen ihtarnameye cevap yazımızda anlattık. Bu sayfa, kıdem tazminatı talebine özel cevap ihtarnamesi şablonuna ve izlenecek adımlara odaklanır.

Kıdem Tazminatı İhtarnamesine Cevap Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Çalışanın gönderdiği ihtarname genellikle şu unsurları içerir:

• Çalışma dönemi, görev ve son ücret bilgisi,
• İş sözleşmesinin nasıl sona erdiğine dair çalışanın anlatımı ("işveren tarafından haksız olarak feshedildi", "haklı nedenle feshettim", "emeklilik nedeniyle ayrıldım" gibi),
• Talep edilen kıdem tazminatı tutarı; çoğu zaman yanında ihbar tazminatı, kullanılmayan izin ücreti ve fazla çalışma alacakları,
• Ödeme için kısa bir süre (sıklıkla birkaç gün) ve "aksi halde arabuluculuk ve dava yoluna gidileceği" uyarısı.

Kanun ihtarnameye cevap verilmesini zorunlu tutmaz. Ancak sessiz kalmak, ileride çalışanın iddialarına itiraz edilmediği izlenimini doğurabilir ve arabuluculuk masasına hazırlıksız gelmenize yol açar. Cevap ihtarnamesi; talebi kabul ediyorsanız ödemenin ne zaman ve nasıl yapılacağını, etmiyorsanız neden etmediğinizi belgeleriyle gösterir. Talep kısmen haklıysa, haklı kısmı ödeyerek uyuşmazlığın konusunu daraltmak da mümkündür.

Şablonda Neler Var?

Cevap ihtarnamesi (1–2. sayfa):

• Noterlik hitabı, keşideci (işveren), muhatap (çalışan), ilgi ihtarname ve konu alanları,
• Çalışanın talebinin kısa özeti,
• Hizmet ilişkisi tablosu: işe giriş, sona erme tarihi, toplam süre, sona erme şekli, giydirilmiş brüt ücret, fesih tarihindeki tavan, daha önce yapılan ödeme ve her satırın dayanak belgesi,
• Seçenek A – Kabul ve ödeme: brüt tutar, damga vergisi, net tutar, varsa gecikme faizi ve ödeme tarihi,
• Seçenek B – Kısmi kabul: süre, giydirilmiş ücret, tavan ve mahsup hatalarına yönelik işaretlenebilir gerekçeler,
• Seçenek C – Ret: istifa, md. 25/II haklı fesih, bir yılı doldurmama, emeklilik yazısının sunulmaması, önceden ödeme ve zamanaşımı gerekçeleri,
• İhtarnamedeki diğer talepler (ihbar, izin, fazla çalışma, ücret) için kalem bazında cevap tablosu,
• Borç ikrarı anlamına gelmediğini vurgulayan kapanış ve imza alanı.

İç kontrol listesi (son sayfa, muhataba gönderilmez): tebliğ tarihi, belge toplama, çıkış kodu, süre ve ücret kontrolleri, faiz riski, md. 26 süresi, ödeme ve ibraname şartları, arabuluculuk hazırlığı ile çalışanın hesabı ve şirket hesabını yan yana koyan bir karşılaştırma tablosu.

Bu Talep Geldiğinde İşveren Ne Yapmalı?

1. Tebliğ tarihini kaydedin. İhtarnamedeki ödeme süresini ve kendi iç cevap takviminizi belirleyin. Süre kısa bile olsa cevabı aceleyle değil, kayıtları gördükten sonra verin.
2. Sona erme nedenini netleştirin. Kıdem tazminatına hak kazanılıp kazanılmadığını belirleyen ana soru budur. 1475 sayılı Kanun md. 14; işveren feshini (ahlak ve iyiniyet kurallarına aykırılık halleri dışında), işçinin haklı nedenle feshini, muvazzaf askerliği, emekliliği ve kadın işçinin evlilikten itibaren bir yıl içinde ayrılmasını sayar. Ayrıntılar için kıdem tazminatı hak kazanma halleri yazımıza bakabilirsiniz.
3. Belgeleri toplayın. Fesih bildirimi veya istifa dilekçesi, savunma ve tutanaklar, SGK çıkış bildirgesi, son 12 ayın bordroları ve ek ödeme kayıtları.
4. Hizmet süresini ve ücreti yeniden hesaplayın. Aynı işverene bağlı aralıklı çalışmaları, daha önce kıdem ödenmiş dönemleri ve giydirilmiş ücrete giren düzenli ödemeleri tek tek kontrol edin. Fesih tarihindeki tavanı uygulayın; hesap örnekleri kıdem tazminatı hesaplama rehberinde.
5. Haklı fesih savunmanızı sınayın. Fesih md. 25/II'ye dayanıyorsa olay belgelenmiş mi, savunma alınmış mı, fesih md. 26'daki altı iş günlük sürede yapılmış mı? Zayıf noktaları cevaptan önce görün.
6. Seçeneği belirleyin. Kabul, kısmi kabul veya ret. Gecikme varsa faiz riskini hesaba katın; kıdem tazminatının zamanında ödenmemesinde mevduata uygulanan en yüksek faiz gündeme gelir.
7. Metni avukatla birlikte son haline getirin. Yalnızca gerçekten kabul ettiğiniz tutarları yazın, gerisini "kabul edilmemektedir" diye açıkça belirtin.
8. Noter kanalıyla gönderin ve arabuluculuğa hazırlanın. Dava öncesi arabuluculuk zorunlu olduğundan, toplantıya katılacak yetkiliyi ve yetki belgesini önceden belirleyin.

Örnek Metin

Şablonun ret seçeneğinde kullanılan ana gövde şöyledir:

İlgi ihtarnamenizde, şirketimizde [İşe Giriş Tarihi] – [Çıkış Tarihi] tarihleri arasında çalıştığınızı, iş sözleşmenizin [ileri sürülen fesih biçimi] ile sona erdiğini belirterek [Talep Edilen Tutar] TL kıdem tazminatının ödenmesini talep ettiniz. Talebiniz; özlük dosyanız, fesih belgeleri, ücret bordroları ve SGK hizmet kayıtları üzerinden incelenmiştir.

İş sözleşmeniz, [GG.AA.YYYY] tarihli fesih bildirimiyle İş Kanunu md. 25/II-[bent] uyarınca haklı nedenle feshedilmiştir. Fesih, olayın öğrenildiği [GG.AA.YYYY] tarihinden itibaren md. 26'daki süre içinde yapılmış; olay [tutanak / savunma / kayıt] ile belgelenmiştir.

Yukarıda açıklanan nedenlerle taleplerinizi ve ihtarnamenizdeki aksi yöndeki tüm beyanları kabul etmiyoruz. Bu cevap, açıkça kabul edilen tutarlar dışında herhangi bir borç ikrarı niteliği taşımaz. Konunun arabuluculuk sürecinde ele alınmasına hazır olduğumuzu bildirir, yasal haklarımızı saklı tutarız.

Nasıl Doldurulur?

1. Noterlik ve ilgi ihtarnamenin tarih ile yevmiye numarasını ihtarnamenin üzerinden aynen aktarın.
2. Hizmet ilişkisi tablosunu yalnızca belgeye dayanan bilgilerle doldurun; her satırın "dayanak belge" sütunu boş kalmasın.
3. Üç seçenekten duruma uyanı bırakın, diğerlerini silin. Kısmi kabulde kabul edilen tutarı ve ödeme tarihini mutlaka yazın.
4. Ret gerekçelerinden yalnızca belgeyle destekleyebildiklerinizi işaretleyin. Zayıf bir gerekçeyi eklemek, güçlü gerekçenin inandırıcılığını azaltır.
5. "Diğer talepler" tablosunda ihbar, izin ve fazla çalışma kalemlerini ayrı ayrı yanıtlayın; cevapsız kalan kalem bırakmayın.
6. Ödeme yapılacaksa tutarı bordroya bağlayın ve banka aracılığıyla ödeyin.
7. İç kontrol listesini işaretleyip dosyaya koyun; bu sayfayı cevapla birlikte göndermeyin.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Ödeme zamanı ve gecikme sonuçları için kıdem tazminatı ödeme zamanı ve gecikme yazımıza, arabuluculuk sürecinin işleyişi için zorunlu arabuluculuk rehberine bakabilirsiniz.

Sık Yapılan Hatalar

• İhtarnameyi cevapsız bırakıp arabuluculuk davetine hazırlıksız gitmek.
• Cevapta "bir kısmını ödemeyi düşünüyoruz" gibi belirsiz ifadelerle istemeden borç ikrarında bulunmak.
• İstifa dilekçesinde çalışanın ücret ödenmemesi veya fazla çalışma gibi haklı fesih gerekçeleri yazdığını gözden kaçırıp talebi "istifa" diye reddetmek.
• Haklı fesih savunmasını tutanak ve savunma olmadan, yalnızca yöneticinin anlatımına dayandırmak.
• Kıdem hesabında düzenli yan ödemeleri atlamak veya tavanı yanlış dönemden almak.
• Haklı olunan kısmı geciktirip faiz yükünü büyütmek.

Şablonu İndirin

Çalışan ödenen tutara değil hesabın kendisine itiraz ediyorsa kıdem tazminatı hesabına itiraza cevap şablonunu kullanabilirsiniz. Bu yazı ve şablon genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; cevap ihtarnamesini somut olaya göre mutlaka avukatınızla birlikte uyarlayın.

Fesih süreçlerinizi, belge düzeninizi ve uyuşmazlık hazırlığınızı birlikte gözden geçirmek isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden yararlanabilir veya bizimle iletişime geçin.