Bir adayın şirketle ilk resmi temas noktası çoğu zaman iş başvuru formudur. Bu form, adayın pozisyona uygunluğunu değerlendirmek için gereken bilgileri toplamalı; ancak bunu yaparken kişisel verilerin korunması ilkelerine ve ayrımcılık yasağına aykırı sorulardan kaçınmalıdır. Yıllardır değişmeden kullanılan pek çok formda medeni hal, çocuk sayısı, din, kan grubu veya hamilelik planı gibi sorulara hâlâ rastlanıyor.
Bu sorular yalnızca KVKK açısından ölçülülük ilkesine aykırılık riski taşımakla kalmaz; işe alım kararının bu bilgilerden etkilendiği izlenimini yaratarak ayrımcılık iddialarına da zemin hazırlar. İş Kanunu md. 5, iş ilişkisinde dil, ırk, renk, cinsiyet, engellilik, siyasal düşünce, felsefi inanç, din ve mezhep ve benzeri sebeplere dayalı ayrım yapılamayacağını düzenler; bu ilkeye aykırılığın 2026 yılı idari para cezası her işçi için 2.531 TL'dir. İşe alım sürecinde de bu ilkeyi gözetmek, hem hukuki riski hem de işveren markasına verilecek zararı azaltır.
Bu yazıda bir başvuru formunda hangi soruların yer alabileceğini, hangilerinden kaçınılması gerektiğini, KVKK'ya uygun bir örnek formu ve aday verilerinin saklanmasını ele alıyoruz. İşe alımda ayrımcılık yasağının genel çerçevesi için işe alımda ayrımcılıktan kaçınmak yazımıza bakabilirsiniz.
İş Başvuru Formu (Word) İndirİş Başvuru Formunda Hangi Sorular Yer Alabilir?
Formdaki her soru, pozisyonun gerektirdiği bir nitelikle doğrudan ilişkili olmalıdır. Genel olarak şu bilgiler istenebilir:
- Ad soyad ve iletişim bilgileri (telefon, e-posta, şehir)
- Başvurulan pozisyon
- Eğitim bilgileri (okul, bölüm, mezuniyet yılı)
- İş deneyimi (şirket, unvan, tarih aralığı, temel sorumluluklar)
- Pozisyon için gerekli belge, sertifika ve ehliyetler
- Yabancı dil ve teknik beceriler
- Çalışmaya başlayabileceği tarih
- Pozisyon gerektiriyorsa vardiyalı çalışma veya seyahat engelinin bulunup bulunmadığı
- Referans bilgileri (isteğe bağlı ve adayın onayıyla iletişime geçileceği notuyla)
T.C. kimlik numarası, açık adres ve banka bilgisi gibi veriler başvuru aşamasında değil, işe alım kararından sonra istenmelidir. Bu bilgilerin işe giriş sürecinde nasıl toplanacağını personel bilgi formu örneği yazımızda anlattık.
Kaçınılması Gereken Sorular
| Kaçınılması gereken soru | Neden riskli? | Varsa meşru alternatif |
|---|---|---|
| Din, mezhep, etnik köken | Özel nitelikli veri, ayrımcılık riski | Sorulmamalı |
| Medeni hal, çocuk sayısı, hamilelik veya çocuk planı | Cinsiyete dayalı ayrımcılık riski | Sorulmamalı |
| Sendika üyeliği, siyasi görüş | Özel nitelikli veri, ayrımcılık riski | Sorulmamalı |
| Genel sağlık durumu, kronik hastalıklar | Özel nitelikli veri | Pozisyonun gerektirdiği sağlık şartları işe giriş muayenesinde değerlendirilir |
| Engellilik durumu | Ayrımcılık riski | Mülakatta makul düzenleme ihtiyacı olup olmadığı isteğe bağlı sorulabilir |
| Fotoğraf | Görünüme dayalı ayrım izlenimi | Zorunlu tutulmamalı |
| Doğum yeri, anne-baba adı | İşle ilgisiz | İşe giriş aşamasında, gerekiyorsa |
| Adli sicil kaydı | Ceza mahkûmiyeti özel nitelikli veridir | Yalnızca mevzuatın veya pozisyonun gerektirdiği hallerde, sonraki aşamada |
Çevrim içi başvuru sistemleri ve iş ilanı platformları kullanıyorsanız, platformun varsayılan formundaki alanları da kontrol edin. Hazır formlarda çoğu zaman işvereninizin ihtiyaç duymadığı alanlar zorunlu olarak işaretlenmiş olabilir. Bu alanları kapatmak veya isteğe bağlı hale getirmek, gereksiz veri toplamayı önlemenin en kolay yoludur.
Yaş bilgisi de dikkatli ele alınmalıdır. Çocuk ve genç işçi çalıştırma kuralları gibi yasal nedenlerle yaş sınırı gerekiyorsa, doğum tarihi yerine "18 yaşını doldurdunuz mu?" gibi sınırlı bir soru tercih edilebilir.
İş Başvuru Formu Örneği
İŞ BAŞVURU FORMU
Başvurulan pozisyon: [pozisyon adı] – İlan referans no: [numara]
İletişim bilgileri: Ad Soyad: [Ad Soyad] – Telefon: [numara] – E-posta: [adres] – Yaşadığı şehir: [şehir]
Eğitim: [Okul] – [Bölüm] – [Mezuniyet yılı] (en son mezun olunan okuldan başlayarak)
İş deneyimi: [Şirket] – [Unvan] – [Başlangıç–bitiş] – [Temel sorumluluklar]
Belge ve beceriler: Pozisyon için gerekli belgeler: [bilgi] – Yabancı dil: [dil, seviye] – Teknik beceriler: [bilgi]
Çalışma koşulları: Pozisyonun gerektirdiği [vardiyalı çalışma / şehir dışı seyahat] konusunda bir engeliniz var mı? [evet / hayır, açıklama] – İşe başlayabileceğiniz tarih: [Tarih]
Referanslar (isteğe bağlı): [Ad Soyad, unvan, iletişim]. Referanslarınızla yalnızca onayınız alındıktan sonra iletişime geçilecektir.
Mülakat süreci için (isteğe bağlı): Mülakat sürecinde size yönelik makul bir düzenleme yapılmasını ister misiniz? [açıklama]
Beyan: Bu formdaki bilgilerin doğru olduğunu beyan ederim. Aday aydınlatma metnini okudum.
[Ad Soyad] – [Tarih] – [İmza / elektronik onay]
Aday Aydınlatma Metni ve Verilerin Saklanması
Başvuru formuyla birlikte adaylara KVKK kapsamında bir aydınlatma metni sunulmalıdır. Metinde verilerin hangi amaçla işlendiği, kimlere aktarılabileceği, ne kadar süre saklanacağı ve adayın hakları açıkça belirtilmelidir. İlgili kişi başvurularına en geç 30 gün içinde yanıt verilmesi gerektiğini de unutmayın.
Olumsuz sonuçlanan başvuruların sınırsız süre saklanması, KVKK'nın amaçla sınırlılık ve ölçülülük ilkelerine aykırılık riski taşır. Şirketin saklama ve imha politikasında aday verileri için makul bir süre belirlenmeli ve süre dolduğunda veriler imha edilmelidir; periyodik imha aralığı 6 ayı geçemez. Adayın verilerinin gelecekteki pozisyonlar için saklanması isteniyorsa, bu konuda ayrıca ve özgür iradeyle onay alınmalıdır.
Sık Yapılan Hatalar
- Eski matbu formları güncellemeden kullanmak
- Başvuru aşamasında T.C. kimlik numarası ve açık adres istemek
- Fotoğrafı zorunlu tutmak
- Aday verilerini e-posta kutularında ve ortak klasörlerde kontrolsüz saklamak
- Referanslarla adayın onayı olmadan iletişime geçmek
- Aydınlatma metni yerine forma genel bir açık rıza kutucuğu eklemek
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; KVKK ve iş mevzuatı değişebilir. İşe alım süreçlerinize özgü değerlendirme için hukuk danışmanınıza başvurun.
Şablonu İndirin
Word şablonu; pozisyon ve iletişim bilgilerini, eğitim, iş deneyimi, belge ve dil tablolarını, çalışma koşulları sorularını, isteğe bağlı referans ve mülakat düzenlemesi bölümlerini ve İK değerlendirme alanlarını içerir. Formu aday aydınlatma metninizle birlikte sunun ve pozisyonla ilgisiz soru eklemeyin.
İş Başvuru Formu (Word) İndirİşe Alım Belgelerinizi Uyumlu Hale Getirin
İK Partner, başvuru formları, aday aydınlatma metinleri ve aday verisi saklama politikalarınızı KVKK ve ayrımcılık yasağı açısından gözden geçirir; adil ve sade bir işe alım belge seti hazırlar. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz hakkında ücretsiz ilk görüşme talep edebilirsiniz.
