İş sözleşmesi sona erdiğinde İK birimlerinin önünde, birbirinden farklı kurumları ve sorumluları ilgilendiren uzun bir iş listesi belirir. Fesih sonrası yapılacaklar, yalnızca SGK'ya işten ayrılış bildirgesi vermekten ibaret değildir: son ödemelerin doğru hesaplanması, çalışma belgesinin düzenlenmesi, şirket varlıklarının iadesi, sistem erişimlerinin kapatılması, kişisel verilerin yönetimi ve tüm belgelerin arşivlenmesi de bu sürecin parçasıdır.
Bu adımlardan birinin atlanması, idari para cezasından veri güvenliği ihlaline, çalışanın alacak talebinden itibar kaybına kadar farklı sonuçlar doğurabilir. Aşağıdaki kontrol listesi, fesih türünden bağımsız olarak her ayrılışta kullanabileceğiniz bir çerçeve sunar. Ayrılış nedeni istifa, geçerli fesih, haklı fesih, ikale ya da süre bitimi olabilir; değişen yalnızca bazı ödeme kalemleri ve çıkış kodudur.
1. Fesih Sonrası Yapılacaklar: İlk 24 Saat
Fesih bildiriminin tebliğ edildiği gün yapılması gerekenler:
- Fesih bildiriminin tebliğ edildiğini gösteren imza, tutanak, noter veya KEP kaydını dosyaya ekleyin.
- Çalışanın kurumsal e-posta, VPN, ERP, CRM ve diğer sistem erişimlerini kapatın veya yetkisini sınırlandırın.
- Bina giriş kartı, kasa yetkisi, banka ve imza yetkilerini iptal edin; gerekiyorsa bankalara ve iş ortaklarına bildirim yapın.
- Zimmetli eşyaların (dizüstü bilgisayar, telefon, araç, anahtar, kart, numune) iadesini zimmet iade tutanağıyla teslim alın.
- Devir teslim notu isteyin; devam eden işler, müşteri yazışmaları ve şifre devri için sorumlu atayın.
Haklı nedenle fesihlerde erişimlerin bildirimle eş zamanlı kapatılması özellikle önemlidir. Geçerli nedenle fesihte ihbar süresi kullandırılıyorsa, erişimlerin kademeli olarak sınırlandırılması planlanabilir.
2. SGK ve Resmi Bildirimler
- İşten ayrılış bildirgesi: SGK'ya mevzuatta öngörülen süre içinde verilmelidir. Güncel bildirim süresi ve gecikme sonuçları için SGK düzenlemelerini kontrol edin.
- Çıkış kodu: Fesih nedeniyle uyumlu kodu seçin. Örneğin istifa için kod 3, işveren tarafından haklı sebep bildirilmeden fesih için kod 4, belirli süreli sözleşmenin sona ermesi için kod 5, kadın işçinin evlenmesi için kod 13, 25/II bentleri için kod 42–50.
- Eksik gün bildirimi: Ayrılış ayında eksik gün varsa nedenini doğru seçin.
- Muhtasar ve prim hizmet beyannamesi (MUHSGK): Son ay ücreti ve tazminat ödemelerine ilişkin kesintileri ilgili dönemde beyan edin.
- Toplu işçi çıkarma eşiklerine ulaşılıyorsa md. 29'daki bildirim yükümlülüklerini kontrol edin; bu yükümlülüğe aykırılığın 2026 idari para cezası her işçi için 9.943 TL'dir.
Çıkış kodunun yanlış seçilmesi, çalışanın işsizlik ödeneği başvurusunu, kıdem tazminatı tartışmasını ve hatta mahkemedeki ispat dengesini etkileyebilir. Bildirimdeki gerekçe ile kodun birbirini tutmasına dikkat edin.
3. Son Ödemeler
Fesih türüne göre ödenecek kalemler değişir. Aşağıdaki tablo genel bir özet sunar:
| Kalem | İstifa | Geçerli nedenle fesih | 25/II haklı fesih | Süre bitimi |
|---|---|---|---|---|
| Son ay ücreti (kıst) | Evet | Evet | Evet | Evet |
| Kullanılmamış yıllık izin ücreti | Evet | Evet | Evet | Evet |
| Fazla çalışma, tatil alacakları | Evet | Evet | Evet | Evet |
| İhbar tazminatı | Hayır | Süre verilmediyse evet | Hayır | Hayır |
| Kıdem tazminatı (1 yıl+) | Hayır* | Evet | Hayır | Yargı uygulamasına göre evet |
*Evlilik, askerlik ve emeklilik gibi kanunda sayılan özel ayrılış halleri hariç.
Kontrol edilecek noktalar:
- Kıdem tazminatında fesih tarihinin dönem tavanını uygulayın: 1 Temmuz – 31 Aralık 2026 için 73.729,87 TL.
- Kıdem tazminatından yalnızca damga vergisi (binde 7,59) kesin.
- Kullanılmamış yıllık izin ücretini son ücret üzerinden hesaplayın (md. 59). Bu yükümlülüğe aykırılığın 2026 idari para cezası her işçi için 4.815 TL'dir.
- Ödemeleri banka aracılığıyla yapın ve dekontları saklayın.
- Ücret hesap pusulasını düzenleyip çalışana verin (md. 37).
- Varsa avans, borç veya ceza kesintilerini yalnızca yasal sınırlar ve yazılı dayanak çerçevesinde yapın.
4. Belgeler
- Çalışma belgesi (md. 28): İşin türünü ve süresini gösteren belge düzenleyin. Çalışma belgesi vermemek veya gerçeğe aykırı bilgi yazmak 2026'da her işçi için 2.531 TL idari para cezası gerektirir.
- Çalışan talep ederse işin türü ve süresi dışında, davranış ve çalışma durumu hakkında da bilgi içeren belge verebilirsiniz; içeriğin gerçeğe uygun olmasına dikkat edin.
- İbraname düzenlenecekse, ödemelerin banka kanalıyla yapılması ve kanuni şartların sağlanması gerekir; ayrıntılar için ibraname nasıl düzenlenir yazımıza bakın.
- Fesih bildirimi, savunma, tutanaklar ve ödeme belgelerinin aslını özlük dosyasına ekleyin.
5. Kişisel Veriler ve Bilgi Güvenliği
- Çalışanın kurumsal e-posta kutusunun nasıl yönetileceğini (otomatik yanıt, yönlendirme, arşiv) belirleyin; kişisel yazışmaların incelenmesinde ölçülülük ilkesine dikkat edin.
- Özlük verilerini saklama ve imha politikanıza göre sınıflandırın. Alacak taleplerinde zamanaşımı 5 yıl olduğundan, ilgili belgeleri en azından bu süre boyunca güvenli şekilde saklamanız ispat açısından önemlidir.
- Çalışanın ekip içi gruplardan, ortak sürücülerden ve müşteri listelerinden çıkarıldığını kontrol edin.
- Gizlilik ve rekabet yasağı yükümlülükleri varsa çalışana yazılı olarak hatırlatın.
6. İletişim ve Organizasyon
- Ekibe ve ilgili iş ortaklarına ayrılışı, çalışanın onurunu zedelemeyecek sade bir dille duyurun.
- Müşterilerin yeni muhatabını belirleyin.
- Görev tanımı ve organizasyon şemasını güncelleyin.
- Gönüllü ayrılışlarda çıkış görüşmesi planlayın.
7. Uyuşmazlık Hazırlığı
- İş güvencesi kapsamındaki çalışan için fesih bildiriminden itibaren 1 aylık işe iade başvuru süresini takvime işleyin.
- Arabuluculuk davetine hazırlık için delil dosyasını (tutanaklar, savunma, performans kayıtları, ödeme dekontları) tek yerde toplayın.
- Hukuk danışmanınızın iletişim bilgilerini ve vekaletnameyi güncel tutun.
İK Partner ile Eksiksiz Çıkış Süreçleri
Çıkış işlemleri, her biri ayrı bir mevzuata bağlı onlarca küçük adımdan oluşur. İK Partner olarak işten çıkış süreçlerinizi standart bir iş akışına dönüştürüyor, gerekli şablonları ve kontrol listelerini sağlıyoruz. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizle ilgili ücretsiz ilk görüşme için bizimle iletişime geçin.
Not: Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat değişebilir. Somut durumlar için mali müşavir ve hukuk danışmanınıza başvurun.
