Çalışan el kitabı; çalışma saatlerinden izin kurallarına, yan haklardan disiplin sürecine kadar "bu şirkette işler nasıl yürür?" sorusunun cevaplarını tek bir belgede toplar. Yeni çalışanın uyumunu hızlandırır, yöneticilerin aynı soruya farklı cevaplar vermesini önler ve kuralların yazılı olarak duyurulmasını sağlar. Ancak sıfırdan yazmak çoğu İK sorumlusu için haftalar süren bir iştir. Bu çalışan el kitabı şablonu, temel bölümleri hazır politika metinleriyle sunarak bu süreyi birkaç güne indirmeyi amaçlar.
İK Partner'ın ücretsiz Word şablonu 17 numaralı bölümden oluşur. Her bölümde Türk iş mevzuatına uygun, sade bir dille yazılmış metinler ve şirketinize göre dolduracağınız yer tutucular bulunur; son sayfada çalışanın imzalayacağı okudum-anladım beyanı yer alır.
Çalışan El Kitabı Şablonu (Word) İndirŞablonda Neler Var?
| No | Bölüm | İçerik |
|---|---|---|
| 1–2 | Hoş Geldiniz, Şirketimiz | Yönetici mesajı, hikâye, misyon, vizyon, değerler tablosu |
| 3 | Kapsam ve Kullanım | El kitabının sözleşmeyle ilişkisi, güncelleme usulü |
| 4 | İşe Başlama ve Oryantasyon | İşe giriş belgeleri, deneme süresi, mentor, görev tanımı |
| 5 | Çalışma Düzeni | Çalışma saatleri tablosu, ara dinlenme, devamsızlık, fazla çalışma |
| 6 | İzinler | Yıllık izin tablosu, mazeret izinleri, doğum ve süt izni, rapor |
| 7 | Ücret ve Yan Haklar | Ödeme günü, ücret hesap pusulası, yan haklar tablosu, masraf |
| 8 | Performans ve Gelişim | Değerlendirme dönemleri, eğitim, iç adaylık |
| 9 | Davranış İlkeleri ve Etik | Eşitlik, taciz, çıkar çatışması, hediye, gizlilik, sosyal medya |
| 10–12 | İSG, Bilgi Güvenliği ve KVKK, Zimmet | Güvenlik kuralları ve bildirim yükümlülükleri |
| 13 | Disiplin Süreci | Adımlar, kademe tablosu, savunma |
| 14 | Şikâyet ve Öneri | Kanallar ve gizlilik |
| 15 | İşten Ayrılma | İhbar süreleri tablosu, iş arama izni, zimmet iadesi, çalışma belgesi |
| 16–17 | İletişim Bilgileri, Okudum Beyanı | Sorumlu kişiler tablosu, imza alanları |
Bölüm başlıkları otomatik numaralıdır; bir bölümü silip yenisini eklediğinizde numaralandırma korunur.
Nasıl Kullanılır?
- Önce şirket kararlarınızı netleştirin. Çalışma saatleri, uzaktan çalışma düzeni, izin talep süresi, yan haklar ve disiplin kademeleri gibi konularda yönetimle karar alın. El kitabı bu kararları yazıya döker; karar yerine geçmez.
- Yer tutucuları doldurun. Köşeli parantez içindeki alanları (ör. [Şirket Unvanı], [gün], [İK sistemi]) kendi bilgilerinizle değiştirin. Uygulamadığınız maddeleri silin.
- Mevcut belgelerle karşılaştırın. İş sözleşmeleri, toplu iş sözleşmesi, iç yönetmelikler ve politikalarla çelişen bir ifade bırakmayın.
- Hukuki kontrolden geçirin. Özellikle disiplin, ayrılış ve kişisel veriler bölümlerini hukuk danışmanınıza okutun.
- Duyurun ve imza alın. El kitabını tüm çalışanlarla paylaşın, son sayfadaki beyanı imzalatıp özlük dosyasında saklayın.
- Sürüm takibi yapın. Belgenin sağ üst köşesindeki doküman ve sürüm numarasını her güncellemede değiştirin.
El kitabının hangi başlıkları kapsaması gerektiğini ve nasıl bir yazım dili kullanılacağını çalışan el kitabı nasıl hazırlanır rehberimizde ayrıntılı olarak anlattık.
Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler
Şablondaki yasal bilgiler yürürlükteki temel kurallara dayanır:
- Deneme süresi en çok 2 aydır; toplu iş sözleşmesiyle 4 aya kadar uzatılabilir.
- Haftalık çalışma süresi en çok 45 saattir. Fazla çalışmada her saat için ücret %50 zamlı ödenir; yıllık üst sınır 270 saattir ve çalışanın yazılı onayı gerekir.
- Yıllık izin kıdeme göre 14, 20 ve 26 gündür; 18 yaş ve altı ile 50 yaş ve üzeri çalışanlara en az 20 gün verilir.
- Mazeret izinleri: Evlenme, evlat edinme ve birinci derece yakının ölümünde 3 gün; özel sektörde babalık izni 10 gün.
- Analık izni 24 hafta (çoğul gebelikte 26 hafta), süt izni günde toplam 1,5 saattir.
- İhbar süreleri hizmet süresine göre 2, 4, 6 ve 8 haftadır.
- Disiplin: Ahlak ve iyi niyet kurallarına aykırılıkta haklı fesih hakkı, öğrenmeden itibaren 6 iş günü ve her hâlde fiilden itibaren 1 yıl içinde kullanılmalıdır.
El kitabı iş sözleşmesinin yerine geçmez. Çalışma koşullarında esaslı değişiklik içeren bir düzenleme, el kitabına yazılmakla yürürlüğe girmez; çalışanın yazılı onayı gerekir (İş Kanunu md. 22).
Sık Yapılan Hatalar
- Başka şirketin el kitabını kopyalamak: Uygulamadığınız bir yan hak veya kural, çalışana verilmiş bir taahhüt gibi algılanabilir.
- Çok uzun ve hukuki bir dil: Çalışanın okuyup anlayacağı sade bir dil, sayfalarca madde metninden daha etkilidir.
- İmza almamak: El kitabının teslim edildiği ve okunduğu belgelenmezse duyuru yapıldığını ispatlamak zorlaşır.
- Güncellememek: Mevzuattaki değişiklikler (ör. 2026'da 24 haftaya çıkan analık izni ve 10 güne çıkan babalık izni) el kitabına yansıtılmazsa belge yanlış bilgi verir.
Şablonu İndirin
Çalışan El Kitabı Şablonu (Word) İndirBu şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Hukuki sonuç doğuran belgelerde hukuk danışmanınıza başvurun.
El kitabınızı ve iç politikalarınızı şirketinize özel olarak hazırlamak veya mevcut belgelerinizi mevzuata uygunluk açısından gözden geçirmek isterseniz İK Partner'ın iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetinden yararlanabilirsiniz. Ücretsiz ilk görüşme için bize ulaşın.
