KVKK uyumunda en sık görülen hatalardan biri, her şey için çalışandan açık rıza almaktır. İşe girişte imzalatılan "tüm verilerimin işlenmesine onay veriyorum" metinleri, hem kanunun mantığına aykırıdır hem de işvereni korumaz. Açık rıza; yalnızca başka bir hukuki sebebin bulunmadığı, çalışanın reddetmesi halinde iş ilişkisinin aynen devam ettiği isteğe bağlı faaliyetler için alınmalıdır.
Hazırladığımız açık rıza beyanı örneği, bu ilkeye göre tasarlandı: her faaliyet ayrı ayrı açıklanır ve çalışan her biri için ayrı "veriyorum / vermiyorum" seçimi yapar. Şablon; İK uzmanları, KVKK uyum sorumluları ve iç iletişim ekipleri için hazırlandı.
Çalışan Açık Rıza Beyanı (Word) İndirAçık Rıza Ne Zaman Gerekir, Ne Zaman Gerekmez?
Formu kullanmadan önce faaliyetinizin gerçekten açık rıza gerektirip gerektirmediğini belirlemeniz gerekir. KVKK md. 5/2'deki hukuki sebeplerden biri varsa açık rıza alınmaz; çalışan yalnızca aydınlatma metniyle bilgilendirilir.
| Faaliyet | Genel değerlendirme |
|---|---|
| Bordro, SGK bildirimi, vergi kesintisi | Kanuni yükümlülük; açık rıza alınmaz |
| Özlük dosyası, iş sözleşmesinin yürütülmesi | Sözleşmenin ifası ve kanun; açık rıza alınmaz |
| İşe giriş ve periyodik sağlık muayenesi | İSG mevzuatı kapsamında; açık rıza alınmaz |
| Çalışan fotoğrafının sosyal medyada yayımlanması | Genellikle isteğe bağlıdır; açık rıza uygun olabilir |
| Biyometrik veriyle geçiş (alternatif yöntem sunularak) | Açık rıza ve alternatif yöntem birlikte değerlendirilir |
| Doğum gününün şirket içinde duyurulması | İsteğe bağlıdır; açık rıza uygun olabilir |
Ayrıntılı ayrım için açık rıza ve aydınlatma farkı yazımızı okumanızı öneririz. Hukuki sebebiniz varken ayrıca açık rıza almak, çalışanın rızasını geri alması halinde gereksiz bir belirsizlik yaratır.
Şablonda Neler Var?
- Kullanım uyarı kutusu: açık rızanın hangi işlemler için alınmayacağını hatırlatan, çalışana vermeden önce silinecek not.
- Veri sorumlusu ve çalışan bilgileri: şirket unvanı, form tarihi, ad soyad, sicil no, birim ve görev.
- Bilgilendirme paragrafı: her faaliyetin isteğe bağlı olduğu ve reddin hiçbir olumsuz sonucu olmayacağı.
- Dört faaliyet bölümü: kurumsal tanıtımda fotoğraf ve video, biyometrik geçiş kontrolü (alternatif yöntemle), özel günlerin iç iletişimde paylaşılması ve işyerine özgü boş bir faaliyet. Her bölümde işlenecek veriler, amaç, aktarım ve süre ayrı ayrı yazılı.
- Ayrı onay kutuları: her faaliyet için "açık rıza veriyorum" ve "açık rıza vermiyorum" seçenekleri.
- Rızanın geri alınması: geri alma yöntemi ve sonuçları.
- Beyan ve imza alanları.
- Rıza geri alma kayıt tablosu: İK'nın geri alınan rızaları ve uygulama tarihini izlemesi için.
Nasıl Kullanılır?
- Veri envanterinizde açık rızaya dayanan faaliyetleri belirleyin. Hukuki sebebi olan faaliyetleri bu forma koymayın.
- Şablondaki örnek faaliyetlerden işyerinizde uygulanmayanları silin; kalanların amaç, aktarım ve süre bilgilerini gerçeğe göre düzenleyin.
- Biyometrik geçiş gibi faaliyetlerde reddeden çalışana sunulacak alternatif yöntemi açıkça yazın.
- Uyarı kutusunu silin ve formu aydınlatma metninden ayrı bir belge olarak çalışana verin.
- Çalışana düşünmesi için zaman tanıyın; seçimlerin baskı olmadan yapılmasını sağlayın.
- Seçimleri sistemlerinize işleyin; rıza vermeyen çalışanın verisi o faaliyette kullanılmasın.
- Geri alma taleplerini kayıt tablosuna işleyin ve gecikmeden uygulayın.
Dikkat Edilecekler
Açık rıza; belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır. İş ilişkisinde taraflar arasında güç dengesizliği bulunduğundan, rızanın gerçekten özgür olduğunu gösterebilmek önemlidir. Rızanın işe alım veya yan hak koşuluna bağlanması bu özgürlüğü ortadan kaldırır.
Biyometrik veriler gibi özel nitelikli verilerde ayrıca dikkatli olunmalıdır. Konunun ayrıntıları için parmak izli PDKS ve biyometrik veri yazımızı inceleyebilirsiniz.
Şablon genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; işletmenizin veri işleme faaliyetlerine ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Hukuki sonuç doğuran belgelerde bir hukuk danışmanına başvurun.
Rıza Kayıtlarını Yönetmek
Açık rıza bir kez alınıp unutulacak bir belge değildir. Hangi çalışanın hangi faaliyet için rıza verdiğini gösteren basit bir liste tutmak, örneğin sosyal medyada paylaşılacak bir fotoğraf seçilirken rızası olmayan çalışanların görüntülerinin ayıklanmasını kolaylaştırır. Faaliyetin amacı veya kapsamı değişirse eski rızaya dayanmak yerine yeni bir bilgilendirme yapıp rızayı yenilemek gerekir.
Sık Yapılan Hatalar
- Tek kutuyla toplu rıza almak: Her faaliyet için ayrı seçim olmalıdır.
- Rızayı işe girişin şartı yapmak: Reddeden çalışanın işe alınmaması, rızayı geçersiz kılar.
- Kanuni işlemler için rıza istemek: Bordro veya SGK işlemleri için rıza alınmaz; rıza geri alınırsa bu işlemler duramaz.
- Geri almayı zorlaştırmak: Rıza verildiği kadar kolay geri alınabilmelidir.
- Seçimleri sistemlere yansıtmamak: Kâğıtta "vermiyorum" diyen çalışanın fotoğrafı sosyal medyada yayımlanırsa form anlamını yitirir.
Şablonu İndirin
Çalışan Açık Rıza Beyanı (Word) İndirHangi veri işleme faaliyetinizin hangi hukuki sebebe dayandığını netleştirmek ve KVKK belgelerinizi bütüncül olarak gözden geçirmek için İK Partner'ın iş hukuku ve mevzuat uyumu danışmanlığı ekibiyle ücretsiz ilk görüşme planlayabilirsiniz.
