Kira sözleşmesi imzalandı, tadilat başladı, açılış tarihi takvime işlendi. Ekipman siparişleri, tabela ve tedarikçi anlaşmaları tek tek tamamlanıyor. Peki o kapı açıldığında müşteriyi kim karşılayacak? Yeni bir şube, mağaza, depo veya üretim tesisi açarken en kritik ama çoğu zaman en geç ele alınan konu insan kaynağıdır. Açılıştan birkaç hafta önce aceleyle yapılan işe alımlar, eğitimsiz başlayan ekipler ve eksik yasal hazırlıklar, yeni lokasyonun ilk aylarını zorlu hâle getirir. Erken başlayan bir İK planlaması, bu riskleri önemli ölçüde azaltır.
Bu yazıda yeni bir lokasyon açarken İK tarafında yapılması gerekenleri zaman çizelgesine göre sıralıyor ve kullanıma hazır bir kontrol listesi sunuyoruz. Liste perakende, lojistik, üretim veya hizmet sektörüne göre uyarlanabilir.
Yeni lokasyonda İK planlaması neden erken başlamalı?
Fiziksel hazırlıklar görünürdür ve takip edilmesi kolaydır. İnsan kaynağı hazırlıkları ise görünmez ama zaman alır:
- Doğru yöneticiyi bulmak haftalar sürebilir.
- Toplu işe alım, aday havuzunun oluşturulmasını gerektirir.
- Eğitimler, açılıştan önce tamamlanmalıdır.
- Bazı yasal yükümlülükler, çalışanlar işe başlamadan önce yerine getirilmelidir.
Bu nedenle İK planlamasının, lokasyon kararı netleştiği anda başlaması gerekir.
Aşama 1: Planlama (açılıştan yaklaşık 3–4 ay önce)
Kadro planı
- Lokasyonun çalışma saatleri ve vardiya ihtiyacı nedir?
- Hangi pozisyonlara, kaç kişiye ihtiyaç var?
- Hangi roller tam zamanlı, hangileri kısmi süreli veya sezonluk olacak?
- Organizasyon yapısı: Lokasyon yöneticisi kime bağlı, yerel ekip kime raporlayacak?
İç kaynak mı, dış alım mı?
Kritik roller için mevcut çalışanlar arasından görevlendirme yapmak, şirket kültürünü yeni lokasyona taşımanın en etkili yoludur. Özellikle lokasyon yöneticisi ve kilit takım liderleri için iç adayları değerlendirin. Bu kararın artı ve eksilerini iç kaynaktan terfi ile dışarıdan alımı karşılaştırdığımız yazıda ele aldık.
Ücret ve yan haklar
Yeni lokasyonun bulunduğu bölgedeki ücret düzeyi, ulaşım imkânları ve rakip işverenler farklı olabilir. Ücret ve yan hak paketini bölgenin koşullarına göre değerlendirin, ancak şirket içi adalet dengesini de gözetin.
Bütçe
Kadro maliyetinin yanı sıra işe alım, eğitim, görevlendirme (yol, konaklama), iş kıyafeti ve oryantasyon maliyetlerini bütçeye ekleyin.
Aşama 2: İşe alım (açılıştan yaklaşık 2–3 ay önce)
- Önce yöneticiyi alın. Lokasyon yöneticisi, ekibinin işe alımında yer almalıdır.
- Rol tanımlarını hazırlayın. Her pozisyon için kısa ve net görev tanımları yazın.
- Kanalları belirleyin. Yerel ilan platformları, bölgedeki eğitim kurumları, çalışan referansları ve gerekirse bir işe alım danışmanı.
- Toplu değerlendirme planlayın. Çok sayıda mavi yaka veya mağaza çalışanı alınacaksa grup değerlendirme günleri süreci hızlandırır.
- Yedek aday listesi oluşturun. Açılışa yakın dönemde teklifi reddeden veya başlamayan adaylar için hazırlıklı olun.
Aşama 3: Yasal ve idari hazırlık (açılıştan yaklaşık 1–2 ay önce)
- İşyeri tescili ve SGK işlemlerinin mali müşavirle birlikte planlanması
- İş sözleşmesi şablonlarının lokasyona özgü koşullara göre hazırlanması
- Özlük dosyası kontrol listesinin hazırlanması
- KVKK aydınlatma metinlerinin hazırlanması; kamera sistemi kurulacaksa bu konunun ayrıca değerlendirilmesi
- Çalışma süreleri ve vardiya düzeninin 4857 sayılı İş Kanunu'na uygun planlanması (haftalık çalışma süresi için md. 63)
- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında risk değerlendirmesi, acil durum planı, İSG profesyonelleri ile ilgili düzenlemeler ve çalışanların işe başlamadan önce alması gereken eğitimlerin planlanması
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; lokasyonunuza ve sektörünüze özgü yükümlülükler için hukuk danışmanınıza, İSG uzmanınıza ve mali müşavirinize başvurmanızı öneririz.
Aşama 4: Eğitim ve oryantasyon (açılıştan yaklaşık 2–4 hafta önce)
- Şirket oryantasyonu: Şirketin hikâyesi, değerleri, kuralları ve beklentileri
- Rol eğitimleri: Kasa, depo sistemi, üretim hattı, müşteri hizmetleri gibi işe özgü eğitimler
- İSG eğitimleri: Yasal zorunluluklara uygun olarak
- Deneme günleri: Mümkünse açılıştan önce bir veya birkaç "provalı" çalışma günü
- Eşleştirme: Mevcut lokasyonlardan deneyimli çalışanların açılış döneminde yeni ekibe destek vermesi
Aşama 5: Açılış ve ilk 90 gün
Açılış, İK planlamasının sonu değil, yeni bir aşamanın başıdır:
- İlk haftalarda günlük kısa ekip toplantıları yapın.
- İlk ayın sonunda çalışanlarla kısa birebir görüşmeler planlayın.
- Erken ayrılışları yakından izleyin ve nedenlerini öğrenin.
- Vardiya planını gerçek müşteri yoğunluğuna göre revize edin.
- Deneme süresi değerlendirmelerini zamanında ve kayıtlı biçimde yapın.
Kontrol listesi özeti
| Zamanlama | Yapılacak | Tamamlandı mı? |
|---|---|---|
| 3–4 ay önce | Kadro planı, organizasyon yapısı, bütçe | ☐ |
| 3–4 ay önce | İç aday değerlendirmesi, ücret paketi | ☐ |
| 2–3 ay önce | Lokasyon yöneticisi işe alımı | ☐ |
| 2–3 ay önce | Rol tanımları, ilanlar, toplu değerlendirme | ☐ |
| 1–2 ay önce | Sözleşmeler, özlük, KVKK, SGK hazırlığı | ☐ |
| 1–2 ay önce | İSG risk değerlendirmesi ve eğitim planı | ☐ |
| 2–4 hafta önce | Oryantasyon, rol ve İSG eğitimleri | ☐ |
| Açılış sonrası | Birebirler, erken ayrılış takibi, deneme süresi | ☐ |
Sık yapılan hatalar
- İşe alımı son aya bırakmak: Aday kalitesinden ödün vermek zorunda kalırsınız.
- Yöneticiyi ekipten sonra almak: Yönetici, seçmediği bir ekibi sahiplenmekte zorlanabilir.
- Kültürü taşımamak: Yeni lokasyon, ana şirketten kopuk bir alt kültür geliştirebilir.
- Yasal hazırlıkları ertelemek: Eksik İSG veya özlük hazırlıkları, açılış sonrasında ciddi risk yaratır.
Sonuç: İnsan hazırlığı, açılışın temelidir
Yeni bir şube veya tesisin başarısı, büyük ölçüde açılış günü orada duran ekibe bağlıdır. Erken başlayan, zaman çizelgesine bağlanmış ve yasal hazırlıkları kapsayan bir İK planlaması, açılışın sorunsuz geçmesini ve yeni lokasyonun hızla verimli hâle gelmesini sağlar.
İK Partner, yeni lokasyon açan şirketlere kadro planlaması, toplu işe alım, sözleşme ve özlük hazırlığı ile oryantasyon programı konularında proje bazlı destek veriyor. Hizmetlerimizi inceleyebilir, ücretsiz ilk görüşmede açılış takviminizi birlikte değerlendirebiliriz.
