Puantaj (İngilizce: Timesheet veya Attendance Record), çalışanların belirli bir dönemde işe gelip gelmediğini, kaç gün ve kaç saat çalıştığını, izin, rapor, fazla mesai ve tatil çalışmalarını gün gün gösteren devam kaydı demektir. Bu kayıtların toplandığı tabloya puantaj cetveli denir ve bordronun ham verisini oluşturur.
Puantaj, ücretin doğru hesaplanmasından SGK prim günlerinin bildirilmesine, fazla mesai alacaklarının ispatından iş müfettişi denetimlerine kadar pek çok sürecin temelidir. Hatalı bir puantaj, hatalı bordro ve hatalı SGK bildirimi demektir. Bu nedenle terim; bordro uzmanlarını, İK ekiplerini, vardiya amirlerini ve mali müşavirleri doğrudan ilgilendirir.
Puantaj Nedir? Kapsamı
Kelime Fransızca kökenlidir ve "işaretleme, sayım" anlamından gelir. Bir puantaj kaydında genellikle şu bilgiler yer alır:
- Çalışanın adı, sicil numarası ve departmanı,
- Ayın her günü için çalışma durumu (normal gün, hafta tatili, genel tatil),
- Giriş-çıkış saatleri ve toplam çalışma süresi,
- Fazla mesai ve fazla sürelerle çalışma saatleri,
- Yıllık izin, mazeret izni, ücretsiz izin ve raporlu günler,
- Devamsızlık ve geç kalma kayıtları,
- Gece çalışması ve ulusal bayram-genel tatil çalışmaları.
Puantaj, elle doldurulan bir çizelge olabileceği gibi PDKS (personel devam kontrol sistemi) ya da İK yazılımları üzerinden otomatik olarak da oluşturulabilir.
Puantaj Nasıl Hazırlanır?
Aylık bir puantaj döngüsü genellikle şu adımlardan oluşur:
- Veri toplama: Giriş-çıkış verileri, izin formları ve sağlık raporları toplanır.
- Kodlama: Her gün için standart bir kod atanır (ör. Ç: çalışıldı, Yİ: yıllık izin, R: rapor, Üİ: ücretsiz izin, HT: hafta tatili).
- Kontrol: Yöneticiler kendi ekiplerinin puantajını onaylar; eksik veya çelişkili kayıtlar düzeltilir.
- Hesaplama: Fazla mesai, gece çalışması ve tatil çalışmaları ayrı sütunlarda toplanır.
- Bordroya aktarım: Onaylanan puantaj bordroya, eksik günler ise SGK aylık prim ve hizmet belgesine aktarılır.
Uygulamaya dönük ayrıntılı adımlar için puantaj kaydı nasıl tutulur rehberimize bakabilirsiniz.
Türkiye'de Mevzuat Boyutu
İş Kanunu "puantaj" kelimesini doğrudan kullanmaz; ancak çalışma süresi, fazla çalışma ve ücret ödemeleri hakkındaki hükümler puantajı fiilen zorunlu kılar. Öne çıkan bağlantılar:
| Konu | Puantajla ilişkisi |
|---|---|
| Ücret hesap pusulası (md. 37) | Pusuladaki gün, saat ve kesintiler puantaja dayanır |
| Fazla çalışma (md. 41) | Yıllık 270 saat sınırı ve %50 zam puantajla izlenir |
| SGK bildirimi | Eksik gün sayısı ve nedeni puantajdan alınır |
| Yıllık izin kayıtları | Kullanılan izinler puantajla tutarlı olmalıdır |
| Özlük dosyası (md. 75) | Devam kayıtları özlük belgeleriyle birlikte saklanır |
Fazla mesai davalarında işverenin elindeki imzalı puantaj ve giriş-çıkış kayıtları önemli bir delil işlevi görür. Kayıtların eksik veya güvenilmez olması, uyuşmazlıklarda işvereni zor durumda bırakabilir. Bu konuda fazla mesainin ispatı ve işveren kayıtları yazımıza göz atabilirsiniz.
Bu bölüm genel bilgilendirme amaçlıdır; somut uygulamalar için bir iş hukuku uzmanına veya mali müşavire danışılması önerilir.
Örnek Senaryo
Aşağıdaki durum açıklama amaçlı bir örnektir. 40 çalışanlı bir üretim atölyesinde puantaj, vardiya amirlerinin elle tuttuğu çizelgelerle hazırlanıyor. Bir ay bordroda iki çalışanın raporlu günleri çalışılmış gibi görünüyor ve SGK bildirimi düzeltme gerektiriyor. İK, PDKS verilerini tek bir puantaj şablonuna aktarmaya, izin ve raporları aynı gün sisteme işlemeye ve her ayın son iş günü yöneticilerden dijital onay almaya karar veriyor. Sonraki aylarda bordro kapanışı hızlanıyor ve düzeltme bildirgesi ihtiyacı ortadan kalkıyor.
Sık Karıştırılan Kavramlar
- Puantaj ve PDKS: PDKS, giriş-çıkışları kaydeden sistemdir; puantaj ise bu verilerin izin, rapor ve tatil bilgileriyle birleştirilmiş ve onaylanmış halidir. Ayrıntı için PDKS maddemize bakabilirsiniz.
- Puantaj ve bordro: Puantaj girdi, bordro çıktıdır; bordro, puantajdaki verilerle ücret, vergi ve prim hesaplamasını yapar.
- Timesheet ve attendance record: İngilizcede "timesheet" daha çok saat bazlı çalışma kaydını, "attendance record" ise devam-devamsızlık kaydını vurgular.
İK Uygulamasında İpuçları
- Tüm birimlerde aynı kod listesini ve aynı şablonu kullanın.
- İzin ve raporları gerçekleştiği gün sisteme işleyin; ay sonuna bırakmayın.
- Fazla mesai saatlerini çalışanın imzası veya dijital onayıyla kayıt altına alın.
- Puantaj kapanış tarihini her ay sabitleyin ve geç düzeltmeler için bir prosedür belirleyin.
- Uzaktan ve hibrit çalışanlar için de çalışma süresi kaydı tutmayı ihmal etmeyin.
- Puantaj kayıtlarını, olası alacak uyuşmazlıklarında zamanaşımı süresini kapsayacak şekilde güvenli biçimde arşivleyin.
Puantaj ve Bordro Süreçlerinizi Güçlendirin
Puantaj, fazla mesai ve SGK bildirim süreçlerinizi mevzuata uygun ve denetime hazır hale getirmek için iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden destek alabilirsiniz. Mevcut düzeninizi değerlendirmek için ücretsiz ilk görüşme talep edebilirsiniz.
İK sözlüğündeki diğer terimler için İK Sözlüğü sayfamıza göz atabilirsiniz.
