PDKS (İngilizce: Personnel Attendance Control System veya yaygın adıyla Time and Attendance System), çalışanların işyerine giriş ve çıkış saatlerini, molalarını ve fiilen çalıştıkları süreleri kart, kod, mobil uygulama ya da biyometrik okuyucu gibi araçlarla kaydeden personel devam kontrol sistemi demektir. Topladığı veriler puantaj ve bordroya temel oluşturur.
PDKS nedir sorusu, özellikle vardiyalı çalışan, çok lokasyonlu veya fazla mesainin yoğun olduğu işletmeler için kritiktir. Doğru kurulmuş bir sistem; bordro hatalarını azaltır, fazla çalışma uyuşmazlıklarında işverenin elinde güvenilir kayıt bulunmasını sağlar ve yöneticilere devamsızlık eğilimlerini görme imkânı verir. İK, bordro, bilgi işlem ve hukuk ekiplerini birlikte ilgilendiren bir konudur.
PDKS Nedir? Kapsamı ve Temel Bileşenleri
Bir PDKS yalnızca "kart okutulan cihaz" değildir. Tipik bir sistem şu katmanlardan oluşur:
- Veri toplama noktası: Kartlı okuyucu, yüz tanıma terminali, mobil uygulama veya web tabanlı giriş ekranı.
- Kural motoru: Vardiya tanımları, mola süreleri, tolerans dakikaları, fazla mesai başlangıç eşikleri gibi şirket kurallarının işlendiği bölüm.
- Raporlama: Geç kalma, erken çıkma, eksik gün, fazla çalışma ve izin raporları.
- Entegrasyon: Puantaj sonuçlarının bordro yazılımına ve izin modülüne aktarılması.
Sistemin değeri, ham giriş-çıkış verisini doğru kurallarla "ödenebilir zamana" dönüştürebilmesinden gelir. Ham veriden puantaja geçişin pratik tarafını puantaj maddemizde ayrıca anlattık.
PDKS Türleri
| Tür | Nasıl çalışır? | Dikkat edilmesi gerekenler |
|---|---|---|
| Kartlı / RFID | Çalışan kartını okuyucuya okutur | Kart paylaşımı (başkası yerine okutma) riski |
| Şifre / PIN | Terminale kişisel kod girilir | Kodun paylaşılması kolaydır |
| Mobil / konum tabanlı | Uygulama üzerinden, belirli alan içinde giriş | Konum verisi işlendiği için aydınlatma şart |
| Yüz tanıma / parmak izi | Biyometrik özellik doğrulanır | Özel nitelikli kişisel veri; KVKK riski yüksek |
| Web / masaüstü oturumu | Uzaktan çalışanlar sistemde oturum açar | Fiilî çalışmayı her zaman yansıtmayabilir |
Hibrit ve uzaktan çalışmanın yaygınlaşmasıyla birçok işletme, tek bir tür yerine sahadaki ekipler için mobil, ofis için kartlı çözümleri birlikte kullanmaktadır.
PDKS Nasıl Çalışır?
- Kuralların tanımlanması: Vardiyalar, ara dinlenme süreleri, hafta tatili günleri ve fazla mesai onay akışı sisteme işlenir.
- Kayıt: Çalışan her giriş ve çıkışta sisteme kayıt bırakır.
- Eşleştirme: Sistem kayıtları vardiya planıyla karşılaştırır; eksik okutma veya çift kayıt gibi anomalileri işaretler.
- Yönetici onayı: Düzeltme talepleri ve fazla mesai kayıtları yönetici onayından geçer.
- Puantaj kapanışı: Dönem sonunda onaylı veriler puantaja dönüşür ve bordroya aktarılır.
Türkiye'de Mevzuat Boyutu
İş Kanunu'nda "PDKS kurma zorunluluğu" şeklinde genel bir hüküm bulunmaz; ancak sistemin ürettiği kayıtlar birçok yasal kuralla doğrudan ilişkilidir. Haftalık çalışma süresi en çok 45 saattir (md. 63); bu süreyi aşan çalışmalar fazla çalışmadır ve her saati %50 zamlı ücretle ödenir, yıllık üst sınır 270 saattir (md. 41). Ara dinlenme süreleri (md. 68) ve gece çalışmasının 7,5 saati geçememesi (md. 69) de PDKS kural motoruna doğru işlenmesi gereken başlıklardır. Fazla çalışma uyuşmazlıklarında düzenli ve imzalı kayıtlar ispat açısından önem taşır.
KVKK açısından, PDKS ile işlenen veriler kişisel veridir; parmak izi ve yüz tanıma gibi biyometrik veriler ise özel nitelikli kişisel veri sayılır. Kurul uygulamasında, aynı amaca daha az müdahaleci bir yöntemle (örneğin kartla) ulaşılabiliyorsa biyometrik veri kullanımının ölçülülük ilkesiyle bağdaşmayabileceği vurgulanmaktadır. Bu konu Parmak İzli PDKS ve Biyometrik Veri yazımızda ayrıntılı olarak ele alındı. Bu bölüm genel bilgilendirme amaçlıdır; somut durumlar için uzmana danışılmalıdır.
Örnek Senaryo
Temsilî bir örnek: Üç vardiyayla çalışan bir üretim tesisinde fazla mesai, vardiya amirlerinin tuttuğu el defterlerinden hesaplanıyor ve her ay bordroya itirazlar geliyor. İşletme kartlı bir PDKS'ye geçiyor; vardiya saatleri, 30 dakikalık ara dinlenme ve fazla mesai için yönetici onayı sisteme tanımlanıyor. İlk iki ayda eksik okutmalar için düzeltme akışı devreye alınıyor. Sonuçta bordro itirazları belirgin biçimde azalıyor ve fazla mesai talepleri önceden planlanabilir hâle geliyor.
İK Uygulamasında İpuçları
- Sistemi kurmadan önce çalışma süresi, mola ve fazla mesai politikalarını yazılı hâle getirin; yazılım, belirsiz kuralları netleştiremez.
- Çalışanlara hangi verinin hangi amaçla işlendiğini açıklayan aydınlatma metnini önceden iletin.
- Biyometrik yöntemi tercih ediyorsanız alternatif bir yöntem sunup sunmadığınızı hukuki açıdan değerlendirin.
- Aylık puantaj dökümlerini çalışanların görebileceği şekilde paylaşın; erken fark edilen hata uyuşmazlığa dönüşmez.
- Kurulum ve hukuki dikkat noktaları için PDKS ile Çalışma Süresi Takibi rehberimize başvurabilirsiniz.
PDKS kurulumunuzu çalışma süresi mevzuatı ve KVKK ile uyumlu biçimde planlamak isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu ekibimizle ücretsiz bir ön görüşme yapabilirsiniz.
İK sözlüğündeki diğer terimler için İK Sözlüğü sayfamıza göz atabilirsiniz.
